認識檔案管理若干問題的思考

李穎

【摘要】人事檔案是社會公共信息的重要組成部分，企業(yè)單位借助人事檔案查詢就職人員學(xué)歷、工作經(jīng)驗、技術(shù)職稱、社會關(guān)系等信息。從人力資源管理、開發(fā)、利用角度來看，人事檔案在豐富求職者信息的同時，為企事業(yè)單位人才招聘提供參考;從檔案查閱利用來看，人事檔案利用率較高，因此加強人事檔案的管理十分必要。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;問題;思考

1 當前我國人事檔案管理存在的主要問題

1.1人事檔案管理體制尚不健全

完善的管理體制是做好人事檔案管理工作的基礎(chǔ)，如果沒有完善的管理體制作為基礎(chǔ)，人事檔案管理工作便缺乏必要的制度依據(jù)，從而產(chǎn)生目標不清晰、管理內(nèi)容雜亂無章、管理手段落后、效率低下等一系列的問題。近年來，隨著我國人事檔案管理體制改革不斷深化，企事業(yè)單位的人事檔案管理工作取得了重要成果，為人力資源的合理配置與人才的合理流動提供了有效保障。然而，從總體上來看，目前我國人事檔案管理體制尚不健全，還處在起步階段，許多管理制度存在較大的漏洞，既加劇了管理難度，又不利于檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。比如，人才的流動以及“檔隨人走”的管理模式加劇了人事檔案管理工作的難度，大大降低了管理工作的效率。總而言之，人事檔案管理體制的不健全致使人事檔案管理工作難以在社會經(jīng)濟活動中發(fā)揮其重要價值，不但不利于人事檔案管理工作的有序開展，還對人才的培養(yǎng)與儲備造成了不良影響。

1.2缺乏人事檔案管理意識

缺乏人事檔案管理意識是我國企事業(yè)單位普遍存在的問題。人事檔案管理工作與企事業(yè)單位的健康發(fā)展息息相關(guān)，在實際的發(fā)展過程中，如果企事業(yè)單位忽略人事檔案管理工作，可能會加劇人才的流失。然而，一些企事業(yè)單位的管理人員并未充分意識到檔案管理工作的重要性，在日常工作中缺乏人事檔案管理意識，認為檔案管理工作可有可無，以消極的態(tài)度對待檔案管理工作，具體表現(xiàn)在以下幾個方面：不愿意對檔案管理工作進行資金投入，致使管理設(shè)備簡陋，管理技術(shù)落后，內(nèi)容陳舊;不注重提高人事檔案管理人員的水平，致使管理工作效率低下，質(zhì)量差，無法對企事業(yè)單位的健康發(fā)展起到積極作用;沒有形成完善的管理體制，致使管理工作流于形式，漏洞百出，管理工作長期得不到有效提升。

1.3人事檔案管理法制化有待于進一步提升

人事檔案管理工作包含的內(nèi)容較多，比如人員的學(xué)歷、工作經(jīng)歷、社會關(guān)系等，管理工作相對復(fù)雜，在管理過程中容易產(chǎn)生各種法律問題，如果沒有完善的法律制度和法律條文做為依據(jù)，會造成產(chǎn)生法律糾紛時沒有法律可以依靠的尷尬局面。我國目前關(guān)于人事檔案管理的法律法規(guī)尚不健全，缺乏對該項工作的法律保障，不利于人事檔案管理的有序發(fā)展。

2 人事檔案管理存在問題的解決對策分析

2.1強化人事檔案管理意識，加強對人事檔案管理的重視

人事檔案管理工作要想取得良好的發(fā)展，真正將人事檔案管理的作用有效地發(fā)揮出來，那么首先就要加強對人事檔案管理工作的重視，不斷地強化人事檔案管理意識。各單位與各部門要真正意識到人事檔案管理的重要性，從領(lǐng)導(dǎo)開始對人事檔案管理有一個更加全面與正確的認識，人事檔案管理并不是單純地對人才資料進行收集與歸檔，更重要的應(yīng)該是對人事檔案加以利用，從而使得人事檔案可以更好為單位的發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的人才。要加強對人事檔案管理的宣傳，各個部門與員工要積極地配合人事檔案工作的開展，將人事檔案管理工作放在一個重要的位置。另外，各單位與部門要加強對人事檔案管理規(guī)章制度的建立與完善，建立一個有效的人事檔案管理機制，從而使得人事檔案管理工作有計劃、有落實地開展。

2.2不斷地更新管理方法與手段，使得人事檔案管理更加適應(yīng)時代的發(fā)展

2.2.1引進科學(xué)的管理理念

時代的發(fā)展有效地促進了各行業(yè)的發(fā)展，人事檔案管理工作要想更好地適應(yīng)時代的發(fā)展，那么就必須要不斷地加強對人事檔案管理方法與手段的更新，加強對先進的科學(xué)的管理理念的引進，運用先進的管理手段有效地促進人事檔案管理工作的開展。更新管理方法，那么就要對傳統(tǒng)的人事檔案管理方法進行改進與創(chuàng)新，隨著人事檔案資料的加大，就要加大信息化人事檔案管理的運用，通過先進的科學(xué)技術(shù)加大對人事檔案管理工作的開展。

2.2.2推進人事檔案管理的信息化進程

隨著辦公自動化進程的快速發(fā)展，人事檔案管理工作中運用到越來越多的信息化管理技術(shù)，有效地促進了我國人事檔案管理工作的開展。因此，在人事檔案管理工作中，要不斷地加大信息化進程的推進，加大資金投入，確保人事檔案管理工作的硬件設(shè)施到位，從而使得人事檔案的收集、查閱、存取、利用更加便捷。人事檔案管理的信息化建設(shè)，可以使得人事檔案的收集與保存更加便利，同時，保存也更加安全，人事檔案的保密性也更強。另外，人事檔案管理的信息化建設(shè)，可以有效地實現(xiàn)對流動人才的信息管理與收集，可以更加及時、準確對流動人員進行查閱。對于不定期收集到的流動人員的資料，可采取隨時整理的方式，及時裝入檔案，以避免材料的丟失，確保檔案的完整。

2.3做好流動人員人事檔案管理工作

人才流動是隨著市場經(jīng)濟的建立而建立的，做好流動人員的人事檔案管理工作也是市場經(jīng)濟發(fā)展的必然要求，只有做好流動人員人事檔案管理工作才能更好地促進人才的合理流動。針對流動人員的人事檔案中存在的轉(zhuǎn)遞不及時或是不移交問題，首先要加強對流動人員管理相關(guān)法律法規(guī)的健全，用法律手段加強對流動人員檔案管理的約束與完善。其次在人事檔案管理工作中，要將流動人員的人事檔案進行及時地轉(zhuǎn)遞，杜絕流動人員人事檔案不移交的現(xiàn)象，不能私自將其積壓、扣留，防止產(chǎn)生“有檔無人”、“有人無檔”的現(xiàn)象。另外，還要與流動人員及時簽定臨時人事檔案管理合同，加強對流動人員人事檔案的收集，采取有力措施確保材料可以及時歸檔，對那些接收或移交的檔案材料，保證其檔案的完整性、齊全性。

3 結(jié)語

總之，人事檔案是國家決策、企業(yè)發(fā)展的重要依據(jù)，加強人事檔案管理至關(guān)重要。目前我國人事檔案管理意識薄弱、工作人員素質(zhì)不高、管理制度不健全、信息化建設(shè)不夠完善等問題突出。企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)將人事檔案管理納入日常工作，加強對檔案收集、歸檔工作的重視，保證人事檔案完整性和實用性;積極開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員水平，確保檔案管理工作質(zhì)量;完善檔案管理制度，規(guī)范檔案管理流程，提升人事檔案利用率。

參考文獻：

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