婚姻登記檔案利用探討

李小毅

摘要：婚姻登記檔案，是婚姻登記機關在辦理結婚登記、撤銷婚姻、離婚登記、補發(fā)婚姻登記證的過程中形成的具有憑證作用的各種記錄。因婚姻登記而產生的信息資源以及其他相關憑證，對于判定婚姻效力、明確婚姻狀況以及明確家庭成員狀況具有重要的意義。如何對相關信息資源進行歸類整理，實現(xiàn)婚姻登記檔案的規(guī)范化利用，一直是婚姻登記機關檔案管理人員重點思考的問題。本文立足于現(xiàn)代檔案管理學相關理論，就婚姻登記檔案管理內容、管理方式以及管理機制予以闡述，并提出自己關于婚姻登記檔案的意見與看法，以期能夠推動婚姻登記工作走向科學化、標準化、規(guī)范化和國家化的道路，提升民政工作的整體水平。

關鍵詞：檔案管理;婚姻登記;規(guī)范;科學

一、基本理論概述

婚姻的嚴肅性和神圣性要求婚姻登記必須符合法律的形式要件和實質要件。為了確保婚姻登記工作合法合規(guī)，婚姻登記機關工作人員會按照法定的程序以及方式為男女雙方辦理相關的婚姻登記業(yè)務[1]。在婚姻登記工作開展過程中，會產生相關的信息資源以及相關憑證，最終形成婚姻登記檔案。婚姻登記檔案隸屬于民生檔案的范疇，關乎群眾切身利益，需要對其進行高效化管理和利用。相較于其他類型的民生檔案，婚姻登記檔案具有以下特征：第一，法律效力性。婚姻登記檔案中的相關信息資源具有法律效力，能夠影響男女雙方之間婚姻的效力，在法庭上具有一定的證據(jù)證明作用。第二，檔案單一性。婚姻登記工作中產生的信息資源，婚姻登記檔案管理人員只需要將與婚姻登記工作有關的信息資源進行分類、管理、和利用。第三，對象特殊性。婚姻登記工作的服務對象為男女雙方，由此使得婚姻登記檔案的建檔對象必然為一對主體。檔案管理人員不能為男女雙方建立單獨的婚姻登記檔案。

二、婚姻登記檔案利用的基本原則

（一）保密性原則

依法治國背景下，社會公眾享有隱私不被泄露和侵犯的權利。婚姻登記檔案中記載了諸多的個人信息和婚姻狀況信息，這些信息資源都屬于男女雙方的個人隱私。非因法定事項，婚姻登記檔案管理人員不得隨意向男女之外的第三方公開婚姻登記檔案中的內容，充分保障男女方基本隱私權益，防止法律糾紛的發(fā)生。一方面，婚姻登記機關檔案管理人員要樹立規(guī)范意識、保密意識和責任意識，以高度負責任的態(tài)度對婚姻登記檔案進行管理和利用，確保隱私不被泄露。另一方面，婚姻登記機關應當建立安全防控機制，減少婚姻登記檔案利用過程中的漏洞，避免工作人員出現(xiàn)工作疏忽，給當事人帶來不必要的麻煩，給登記機關帶來被動。

（二）人才第一性原則

婚姻登記檔案歸口管理人員的業(yè)務能力、思想認識以及管理方法都會影響到婚姻登記檔案的利用效率。為了提升婚姻登記檔案利用效率和服務質量，婚姻登記機關需要優(yōu)化培訓體系，全方位增強婚姻登記檔案管理人員的各項能力。一方面，婚姻登記機關要定期組織婚姻登記檔案管理人員及時學習法律法規(guī)和相關政策，根據(jù)國家相關文件的規(guī)定對婚姻登記檔案進行管理、開發(fā)和利用，進而提升婚姻登記檔案的規(guī)范度和標準度。另一方面，婚姻登記機關應當加強與上級、同級和下級相關單位的業(yè)務交流，增強婚姻登記檔案管理人員對婚姻登記檔案的理解程度，為檔案管理人員提供全方位的交流學習平臺。為此，婚姻登記機關可以舉辦交流會、培訓會以及論壇峰會，拓寬業(yè)務交流平臺，增強婚姻登記機關檔案管理人員的業(yè)務能力[2]。

三、婚姻登記檔案利用策略

（一）加強頂層設計，完善登記系統(tǒng)。婚姻登記系統(tǒng)目前尚不完善，未實現(xiàn)全國聯(lián)網，只能完成各省區(qū)域內的網上查詢，這也給一些不法分子有了可乘之機，因此，重婚現(xiàn)象屢屢發(fā)生，不僅給受騙方帶來精神、身體、財產上的損害，也給受騙方家庭帶來重大災難，從而造成社會不和諧、不穩(wěn)定。民政部門要加快推進信息化進程，實現(xiàn)全國聯(lián)網，便于工作查詢;要與法院、公安系統(tǒng)的數(shù)據(jù)實現(xiàn)無縫對接，婚姻登記進行完畢，公安信息系統(tǒng)便可直接變更當事人婚姻狀況，無需當事人來回奔波，人為變更;與法院的系統(tǒng)對接，可以完成婚姻關系變化的統(tǒng)計，為統(tǒng)計當事人婚姻關系變更提供數(shù)據(jù)支撐。

（二）健全規(guī)章體系，完善各項制度。婚姻登記機關要健全婚姻登記檔案管理機制，實現(xiàn)統(tǒng)籌兼顧，為婚姻登記檔案管理人員提供政策指引，減少檔案管理人員的畏難心理。第一，婚姻登記機關要明確婚姻登記檔案管理崗位職責、工作流程、工作標準以及工作內容，推動婚姻登記檔案管理工作的標準化和規(guī)范化。第二，婚姻登記機關既要立足于國家法律法規(guī)和相關政策文件來制定管理體制，也需要充分考量本單位人力、財力和物力的基本情況，制定可行性較強的婚姻登記檔案管理機制。第三，婚姻登記機關需要明確責任落實，確保婚姻登記檔案管理工作的嚴謹性和規(guī)范性，增強人民群眾對于婚姻登記檔案服務工作的認同感和滿意感。

（三）加強信息技術，增強工作實效。在數(shù)字化信息技術高速發(fā)展的現(xiàn)階段，單純通過工作人員對婚姻登記檔案進行管理和利用，不符合時代發(fā)展要求，難以滿足檔案需求主體的多元化的需求，不利于婚姻登記檔案管理工作成本的降低。為此，婚姻登記機關應當從技術保障、資金保障和人才保障等角度出發(fā)，在本單位開展婚姻登記檔案信息化建設工作，逐步實現(xiàn)婚姻登記檔案全數(shù)字化管理以及全數(shù)字化服務，確保婚姻登記檔案利用工作提質、提量和創(chuàng)新升級。在做好網絡信息檔案的同時，抓好文字檔案、照片資料存儲、管理。

（四）重視歸檔工作，實現(xiàn)分類管理。婚姻登記檔案管理工作的成效，直接決定了婚姻登記檔案的利用效率。婚姻登記檔案管理人員加強管理工作，是做好后期檔案利用工作的內在要求。為此，婚姻登記檔案管理人員必須樹立科學建檔思維，重視日常歸檔工作，實現(xiàn)分類管理。

四、結束語

婚姻家庭是社會大整體中最基本的單元，與社會穩(wěn)定和經濟發(fā)展息息相關。婚姻登記檔案是婚姻登記機關履職工作的信息憑證，也是婚姻登記工作中產生的信息資源的集合體。伴隨社會公眾法律意識不斷加強以及社會環(huán)境的變遷，社會公眾對婚姻登記工作愈發(fā)的重視，婚姻登記檔案的應用范圍也越來越廣。許多婚姻登記檔案不僅涉及男女雙方的切身利益，還可能關乎男女雙方主體之外的其他人的利益。為此，婚姻登記機關必須要提升婚姻登記檔案的管理效能，為社會公眾提供更為簡單快捷的查閱利用服務，拓展婚姻登記檔案社會服務功能的同時，彰顯婚姻登記檔案的價值。

參考文獻：

[1]高善環(huán).加強婚姻登記檔案管理之我見[J].山東檔案，2017 （01）：54-55.

[2]盧智玲.婚姻登記檔案管理現(xiàn)狀思考[J].蘭臺世界，2015 （S4）：67-68.