大數據時代對檔案現代化的影響和要求

葛曉閩

摘 要 21世紀以來，計算機網絡技術飛速發展，并且得到了非常廣泛的應用，徹底地改變了人類社會的生活方式和運作方式，使我們進入了信息社會。面對信息爆炸，人們采取了種種應對策略，其中，大數據的思想和理論得到了廣泛的認可，并且被越來越多的人重視和應用。在信息界，大數據一詞并沒有具體的統一的定義，但是，人們對大數據的特征卻達成了一定的共識，主要包含以下幾個方面。首先是數據量比較大，數據包含所有樣本，我們能夠在數據中找到各種各樣的資料；其次是數據類型繁多，包括各種各樣的網絡日志、文本、圖片等；再次，數據的價值密度比較低，雖然數據量比較龐大，但是有很多無效數據，給人們造成困擾；最后，處理速度快。本文就大數據時代對檔案現代化的影響和要求進行了探討和研究，希望能夠為相關的技術工作者們提供一定的幫助和支持。

關鍵詞 大數據 檔案現代化 影響和要求

檔案工作者必須及時跟上時代的發展形勢，將傳統的工作方法與時代背景結合起來，及時追蹤新的技術趨勢，深入研究各種信息技術與檔案工作的結合方法，其中，大數據技術和思想對檔案信息化的影響主要體現在以下幾個方面。

一、促成檔案概念的泛化

了解檔案的概念是一項基礎性的工作，在檔案界，很多學者討論了多年，其中，對檔案的定義，最主流的說法為：檔案是社會組織和個人在社會實踐中形成的、具有清晰的確定的原始記錄的固化信息。因此，檔案最主要的作用是其必須提供真實有效可靠的數據信息以供人們進行查閱和檢索。隨著信息時代的不斷發展，電子檔案的概念逐漸涌現了出來，在電子文件的收集整理和分類歸納的過程中，仍然采用紙質檔案的管理辦法。

在大數據時代，大規模數字存儲系統已經逐漸成熟，使檔案的存儲分類以及保管工作變得越來越輕松和高效，數據存儲的成本也越來越低，因此，很多以前不能存儲的信息也能夠直接被方便地存儲，人們可以根據自己的需要隨時隨地在網絡中進行調用，發掘數據的價值。例如，商場可以匯總顧客在商場的行進路線、每一家店面的停留時間、對商品的關注方向等數據，分析顧客的喜好，從而設計商品的擺放、商品的類型以及店面的布局等。

二、有利于破除檔案信息化難題

檔案工作是一項基礎性工作，對國家的發展以及企業的存在而言都是一項基礎性質的服務。就我國目前檔案工作的實際發展狀況來看，長時期都存在效益之后的問題，這些問題沒有得到很好的改善和解決，檔案建設的信息化受到了一定程度的阻礙，投入資金不足，領導也不夠重視。

實際上，我們必須充分關注檔案效益問題，財政部門對檔案信息化建設的投入是以獲得效益為前提的。在傳統的檔案管理工作中，紙質檔案保有量巨大，無論是收集過程、整理過程，還是后續的檢索過程，都需要耗費巨大的人力、物力和財力。這不但費時費力，而且效率比較低下，很多人為失誤不可避免。隨著大數據時代的到來，這種問題得到了很好的解決，我們只需要擁有良好的數字資源基礎，就可以高效地處理各種類型的信息，挖掘檔案信息資源的潛在價值，更好地為人民大眾服務，產生更加可觀的效益。

從近年來的檔案發展狀況來看，檔案信息化并沒有明確清晰的總體規劃方案，人們普遍認為檔案數字化的目的主要有兩個，一是對某些瀕危檔案實現數字化，防止丟失和破壞，二是為了實現網絡環境下的信息共享。以上兩種認知是比較片面的，實際上，檔案信息化更重要的價值在于幫助人們更加客觀地認知這個世界，更加科學合理地做出決策、產生效益，這也是檔案的核心和生命力所在。我們必須抓住大數據的機遇，避免檔案工作被邊緣化，幫助檔案工作走出困境。

三、對電子文件工作產生深刻影響

大數據時代必然會對電子文件工作產生深刻的影響，檔案人員應該充分重視電子文件的價值，并且重新審視對電子文件的態度。長久以來，電子文件的保管并不夠科學規范，很多人都采用了分散式保管和集中式保管兩種方案。應具體問題具體分析，做好數據備份工作，無論是采用分散式還是集中式保管，檔案部門必須占據數據鏈的中心，充分收集數據，整理數據和發掘數據價值。在大數據時代，不僅要對檔案實現數字化，更要實現數據化。所謂數據化，是指將其變成更易理解和查閱的形式。例如，對于電子文件管理來說，應擁有科學合理的解釋，使使用者能夠更加方便和高效地實現全文檢索，要保證電子文件的真實性、完整性和安全性。就目前很多檔案部門的信息化發展進程而言，存在重視數字化、輕視數據化的現象，對很多檔案進行了圖片化處理，導致圖片格式混亂、元數據收集不全等，這些都為日后的工作埋下了隱患。因此，我們應重視信息化建設的質量，不斷健全和完善電子文件的管理制度。

總而言之，在大數據時代，信息技術將會在根本上影響檔案的數據存儲和分類檢索等，我們必須跟上時代的步伐，充分學習新型技術，將新時代的科技與傳統的檔案工作進行有機結合，從而實現檔案的現代化管理。

（作者單位為五蓮縣招商投資促進中心）

參考文獻

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