淺談檔案管理中的電子檔案管理

魯娜

摘 要：電子檔案利用先進的技術和設備，使所存儲的數據能夠長期安全保存，已成為現代檔案管理不可或缺的重要部分。本文主要通過對電子檔案進行概述，對電子檔案的特點及在檔案管理中應用進行分析，指出電子檔案以其高效、便捷的特點被廣泛應用到我們的生產生活中，與傳統的檔案管理模式相比電子檔案更具優勢，同時指出電子檔案在實踐中存在的困難，立足于這些困難提出相應建議。

關鍵詞：檔案管理;電子檔案;管理制度

一、電子檔案管理概述

電子檔案的使用在一定程度上提高了檔案信息的質量。所謂的電子檔案管理是將存儲的文檔轉換為信息網絡媒體，存儲在計算機等先進的辦公設備中。存儲內容形式多樣，能有效地保存聲音、文件、圖像、圖形、圖表和數據。以其高效、便捷的存儲形式逐漸進入到檔案管理工作中。電子檔案管理的實際應用是檔案管理發展的必然趨勢，也是當前檔案管理工作的重要任務。

二、電子檔案管理特點

電子檔案的管理是通過電子網絡傳播媒介，通過建立包含不同檔案類別的公共的、獨立的檔案信息管理平臺，將電子檔案信息云儲存于檔案信息管理平臺，以實現檔案的長久有效保存。它規范了電子信息和數據文檔的管理，提高了檔案管理的效率。電子檔案的管理具有高效性和服務性的特點。所謂高效性是指通過在檔案信息數據庫中存儲電子檔案，根據不同的類別和屬性對檔案進行分類編碼。基于數據編碼的檔案檢索過程可以快速找到需要檢索的檔案。可以減輕檔案管理人員的整理繁雜檔案的壓力。電子檔案服務性特點是指基于電子檔案的結構化管理模式，通過信息網絡載體存儲不同類別的檔案文件，使電子檔案能夠長期安全保存。在需要查閱檔案時，可以通過一鍵化的管理形式，及時提取檔案，更好的服務于檔案保管及查閱工作[1]。

三、電子檔案管理的優勢

相較于傳統的紙質檔案管理。電子檔案在檔案查詢信息查詢及檔案的提取方面節省了大量的人力物力，提高了管理檔案的效率。檔案用戶可以更快地獲取檔案中的要點和重要信息，為檔案用戶提供全方位、多角度的信息服務。同時，電子檔案管理的使用減輕了檔案歸檔、檢索和查閱的困難，檔案管理者依靠檔案管理系統就能實時了解檔案信息，提高了檔案管理的效率。傳統的紙質檔案管理不僅繁瑣、復雜，而且在發生火災等不可抗力的情況下，存在丟失檔案的風險。電子檔案通過信息網絡存儲數據，通過建立高效、完整的檔案管理系統，使歸檔過程方便快捷，通過不同的網絡媒體存儲數據，有效防止數據在不可抗力的情況下丟失的情況。它保證了檔案的完整性和永久性。在查閱機密文件電子檔案時，需要提供相應證明手續，能夠有效防止重要信息外泄，保障機密文件等一些特殊文件的安全。

四、電子檔案管理中面臨的問題

（一）網絡因素

電子檔案雖然已為人們所熟悉，但由于科學技術的限制和電子檔案管理系統的不健全，導致電子檔案的歸檔軟件不完善，導致電子檔案在存儲過程中出現丟失或滅失的現象。同時，電子檔案的產生、管理、存儲和存儲離不開信息技術網絡。電子檔案的安全在很大程度上取決于管理系統和網絡環境的有效保障。由于信息網絡的虛擬性和不可預測性，復雜多變的網絡環境使得電子檔案管理存在安全風險。建立一個、安全、穩定的信息網絡平臺，確保電子檔案的安全是十分必要的。

（二）環境因素

目前的辦公環境一直朝著人工智能和信息網絡的方向發展。 信息網絡技術已廣泛應用于生產和生活中。 傳統文件管理在管理中的弊端逐漸凸顯出來。電子文件管理將逐漸滲透到文件管理的整個過程中。但是，電子檔案的發展環境并不樂觀。實踐中的突出情況是，一些檔案管理者沒有轉變一直以來的傳統思想，不愿意去接受新型的檔案管理方式。缺乏對電子檔案管理的正確認識，不適應信息網絡技術對檔案管理工作帶來的變化。電子檔案的重要性被忽略了，一些只能存儲在信息媒體中的檔案文件因為無法及時存儲而丟失。即使明白電子檔案的是當前檔案管理發展的趨勢，他們也不愿意使用電子文檔在日常工作中整理和存檔收集的數據。許多電子文檔在存儲過程中，由于沒有管理人員將其收集組織起來。缺乏專業技術和認真的態度去對待電子檔案管理流程，使得電子文檔有被篡改的可能性且很容易被黑客竊取。同時，許多檔案管理部門的負責人員雖然管理經驗豐富，但對現代普遍應用的新型檔案管理模式缺乏認識。雖然在檔案管理中心配備了先進的檔案管理設備，卻無法真正將其應用到檔案管理過程中，現代管理技術無法在檔案管理中發揮全部作用。同時，由于電子檔案自身屬性與傳統檔案存有很大的不同，電子文檔存儲載體的物理壽命很短，對儲存環境要求較高，存儲環境也會影響電子文件的管理。存儲環境不達標，過高的溫度或濕度會導致電子文件信息內容的破壞或丟失。計算機系統環境的安全，也是保障電子文檔不容易滅失的重要因素，系統存在安全隱患，電子信息檔案也會丟失。這些因素都是在管理實踐中容易被忽視的地方，應加以重視。

（三）缺乏電子檔案管理制度

電子檔案應用于檔案管理過程中的事實已不斷被社會大眾所認可。但由于相關法律文件不完善，缺乏電子檔案管理制度，沒有專業管理的電子檔案的社會組織，對于普通檔案轉換成電子檔案沒有具體明確的規定，缺乏統一標準，電子檔案的文檔存儲形式存在爭議;電子檔案實際應用在檔案管理過程中的時間較短，檔案管理標準對電子檔案的規定不完善，缺乏科學有效的管理方法，沒有系統的去界定電子檔案與傳統檔案之間的聯系，不能形成統一的檔案管理體系;電子檔案管理不嚴謹、不規范的情況時有出現，迫切的需要檔案管理部門建設完善的電子檔案管理制度，規范電子檔案的管理模式，將科學有效的檔案管理方法融入檔案管理進程中，使電子檔案管理制度能夠更加完善、具體，為電子檔案的實際應用提供參考的標準。在利用電子檔案提高檔案管理效率，減輕檔案整理壓力的同時，逐漸提高社會文化生產水平。 因此，不同單位檔案管理部門需要結合各單位的檔案管理實際情況，訂立系統化、完整化、規范化的電子檔案管理制度，統一紙質文檔管理與電子檔案管理標準規范。

五、電子檔案管理的對策

（一）確保電子檔案的信息網絡安全

為確保電子文件的安全性，避免電子檔案信息在傳輸、存儲、查閱過程中出現信息泄露的現象，涉密等重要的的電子文件應重點進行標注并進行嚴格的審批程序[2]。在收集電子文件的過程中，應確保傳輸電子檔案的信息網絡的安全性，通過相對安全的單位局域網進行傳輸、整理，防止一些重要文件存在泄露、滅失的風險。同時，檔案管理部門應配備專門的檔案設備維護人員，負責檔案管理系統及設備的日常維護工作，及時更新檔案管理系統、確保檔案從傳輸到儲存整個過程的連續性、完整性。保障電子檔案安全完整儲存的同時，建立健全電子檔案管理制度。與此同時，我們需要加強信息網絡的安全建設管理，建立一個集存儲、備份、和信息數據恢復功能的電子檔案管理平臺，通過云數據、云儲存的方式科學、高效實時進行檔案管理。完善電子檔案管理平臺的防火墻設置，確保電子檔案系信息網絡安全，防止一些不法分子利用系統漏洞惡意入侵檔案管理系統，泄露重要信息給帶來的損失。

（二）培養電子檔案管理技術人才

隨著信息網絡技術不斷滲透到檔案管理的日常管理工作中，電子檔案歸檔過程工作任務重，對電子歸檔系統不熟悉等現象制約了電子檔案管理的開展。電子檔案管理人才的缺乏已經成為影響電子檔案管理工作進程發展的一個重要因素。檔案管理人才的匱乏導致了電子檔案管理止步不前，培養掌握先進信息技術的檔案管理人員，是電子檔案管理穩步發展發展的關鍵。因此，檔案管理部門應挑選符合條件的人員。對他們進行專項技術培訓，熟系掌握電子檔案管理系統，熟練電子檔案操作流程。同時，轉變思想也是電子檔案管理工作正確開展的關鍵。可以通過開展有關電子檔案宣講會，幫助一些不能及時轉變管理思路的管理人員正確認識電子檔案管理的重要性。設立切實有效的電子檔案管理制度，并要求管理人員嚴格遵循，管理制度的有關規定科學合理的使用管理設備進行點在檔案的管理，同時應加強對電子檔案管理人員的管理，對于一些故意或重大過失毀損電子檔案，致使電子檔案毀損、滅失的行為，給予相應的處罰。逐漸規范電子檔案的管理。

（三）建立電子檔案管理制度

完善的電子檔案管理制度體系，是保障電子檔案能夠安全、完整保存的前提。在電子檔案管理過程中，應建立完善的電子檔案管理制度體系，明確電子檔案管理規范、檔案管理人員實施細則、電子檔案的網絡安全保障措施、以及相關注意事項[3]。由于電子檔案的存儲離不開紙質檔案這個原載體，所以首先應明確電子檔案與傳統紙質檔案之間的關系，盡可能的實現電子檔案與傳統檔案管理的有機統一。建立科學合理的文檔管理分類，明確歸檔范圍，對歸檔范圍進行統一明確的規定。減輕檔案管理人員工作負擔，規范電子文檔歸檔過程，盡可能的保障電子文檔內容的完整化、標準化。可以根據檔案建立的時間不同，將歸檔內容分為階段歸檔和任務歸檔。階段歸檔主要用于檔案內容不完整，需要分階段進行整理的文件，其余普通文檔則可以根據類別不同進行整理歸檔;檔案管理者在收集好電子檔案信息后，應認真核對檔案內容，并及時做好檔案數據的檢測工作，確保檔案內容以正確、完整的形式歸檔和儲存。在建立電子檔案管理體系的過程中，同時應完善檔案管理的相關配套法規，對一些涉及國家、集體利益的機要文件，可以與借閱者簽訂相應的保密協議，明確若是惡意將信息透露給第三人，或是散播信息，應受到相關處罰措施，對這些重要機密性文件作出專門規定。建立系統的數據庫，不斷完善檔案信息資源，保證數據資源的內部共享。

參考文獻：

[1]曹吉超.淺析電子文件時代檔案管理的重要變革[J].蘭臺世界，2006（3）.

[2]常麗.淺談檔案信息化及其網絡的安全防范[J].浙江檔案，2010（7）.

[3]連成葉.論數字信息檔案長期安全保存策略[J].檔案學通訊，2014年（2）.