論加強企業檔案員培訓管理的有效方法

盧鳳蓮

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）6-169-02

摘 要 對于任何形式的企業來說，員工的整體素質都是促進企業可持續發展的關鍵所在。對于企業而言，檔案管理是企業管理的重要一環，檔案人員的整體素質更是關乎著企業的社會價值體現。但是目前我國企業中很多檔案員存在整體素質不高的問題，這在很大程度上影響著企業的形象和價值，甚至是發展進程。注重企業檔案員的培訓和管理，是提高檔案員整體素質的重要途徑，是保企業價值體現、可持續發展的根本。然而，在我國很多企業中，對于檔案員的培訓和管理并未得到企業應有的重視，在培訓內容、培訓管理體系的激勵機制上也存在很多問題。找到問題和影響因素并對癥下藥，對培訓管理內容和制度進行完善，是提高檔案員綜合素質的重要內容。

關鍵詞 企業管理 員工培訓 方法研究

企業檔案是企業的重要組成部分，企業要發展，必然離不開檔案員的支持，而要讓企業得到更好更持續的發展，就要注重對企業檔案員的管理和培訓，只有檔案員的綜合素質得到進一步提升，企業的綜合水平才會得到進一步提高，這也是提升企業競爭力的關鍵。因此，企業應加強檔案員的培訓管理，根據企業實際情況制定具有實用價值的培訓，逐步完善相關培訓流程和計劃，以完善的獎懲培訓制度來提高員工的參與度和積極性。通過完善培訓內容、流程、計劃和制度管理，以提高員工整體素質，進而使企業得到進一步發展的目的。本文將結合對檔案員培訓管理方法對如何加強企業對檔案員管理培訓這一問題進行簡單分析。

一、企業在對檔案員的培訓管理方面上存在哪些問題？

（一）企業對檔案員工的培訓管理認知上存在不足

經了解，大部分管理層認為企業對檔案員的培訓管理是認同的，但也有個別企業管理層在認知上或多或少存在不足，表面上對檔案管理工作很重視，但是實際上卻不聞不問，注重企業效益，對檔案管理不夠重視，忽視對基層檔案員的培訓管理，一心抓效益，一切以業務優先，認為檔案的培訓可去可不去，根據崗位職責安排的專職檔案員也是身兼數職；還有的企業管理層認為《檔案法》是部軟法，執行與不執行沒什么兩樣，檔案管理只是行政部門忙起來不用管，空閑時整理整理資料而已；

（二）培訓內容、培訓方式和體系不完善

很多企業對于檔案員的培訓管理給予了一定的關注和重視的，也在積極地開展檔案員培訓活動，但是，在培訓內容的設置和培訓方式上存在很多不足。首先，在培訓內容的設置上，大多講的是皮毛知識和企業文化，重理論培訓而完全忽視了實踐環節，要知道，培訓的最終目的是要作用于實際工作；其次，在培訓方式上，講師基本上都是由企業的領導或相關管理員來進行培訓，比起專業講師，他們的培訓方式更加落后、更加枯燥，缺乏講師經驗，很容易讓員工們感到無趣、疲乏，通常而言，他們都是結合自己的經驗來講，導致員工無法與講師形成共鳴。另外，在培訓之前沒有對員工們的實際情況進行了解，不分青紅皂白地對所有員工進行統一化的培訓，沒有針對性的培訓，一方面會讓已經具備基本檔案知識的員工對培訓活動不感興趣，另一方面會讓還沒達到培訓知識層次的員工在培訓中不知所云。

（三）檔案員對培訓管理活動不重視

在培訓活動開展之前，應對管理人員、檔案員進行了調查。有的培訓機構對員工對培訓管理活動開展過調查問卷，結果表明，有部分檔案員認為培訓活動可有可無，持有無所謂的態度，外出培訓不過是不用坐班。檔案員作為培訓活動開展的對象，他們的不在乎、不重視的態度是直接影響培訓活動的開展效果，是培訓管理活動有效實施面對的最主要也最關鍵的問題。另外，檔案員作為企業發展的一份子，他們對于進一步學習和培訓的無所謂態度會導致企業檔案管理陷入困境之地，長此以往，會在整個行業中引起消極怠工、缺乏活力和競爭的不良風氣的產生。對于真正想學技術、想得到進一步發展的員工而言，可能會造成流失或同化影響，不利于檔案事業的發展。

二、是什么影響企業檔案員培訓管理實施效果？

影響企業檔案員培訓管理的因素多種多樣，但歸根結底還是來自兩個方面。一方面是受企業本身的特征影響，企業本身對檔案員的態度是影響培訓管理實施的重要因素，如果企業重視基礎人才的培養，就會為員工提供更多更高層次的職位，營造良好的競爭氛圍和晉升渠道，這也是為檔案員培訓管理活動開展提供了基礎，但就目前而言，我國很多企業對檔案員的專業技能要求并不是很高，內部職位特征明顯，沒有為基層檔案員提供更好的晉升渠道，員工自然也沒有競爭意識，安于現狀的心態在檔案員中普遍存在。另外，檔案員的工作安排特別緊湊，身兼數職，基本上沒有富余的時間去參加學習培訓，這也就導致員工沒有更多時間去參與培訓活動了。另一方面是受員工自身的思想影響，認為檔案員是一個沒有前途工作。在企業的檔案員中，存在著學歷相對較低，對自己的職業和人生沒有進一步的想法，缺乏上進心。而那些有明確規劃的員工，有更高的志向和追求，又不愿意參加入到檔案隊伍中來束縛自己，這也形成了一個死循環現象，因此，企業負有推動檔案管理隊伍建設、加強檔案管理業務水平，提高檔案管理效果。

三、如何加強企業檔案員培訓管理？

（一）企業要提高加強對檔案員培訓管理的意識

人才是企業發展的動力資源，而相應的，企業又為員工的發展和行動提供方向和指南，要想讓檔案員得到更好的發展，要想加強對檔案員的培訓和管理，企業必須發揮出應有的牽頭作用。首先，思想是影響行為的關鍵，要加強對檔案員的培訓管理，企業高層領導必須轉變觀念，認識到培訓管理活動開展對檔案員發展、對企業發展、企業價值體現的重要性；積極從以往開展的檔案員的培訓管理活動中找不足。其次，要積極營造檔案員之間良性競爭的企業氛圍，激發員工們“不進步就是落后”的意識形成，提高員工競爭意識。最后，積極為員工提供培訓時間和機會，采取分批次進行培訓等方式來緩解員工在工作內容多而導致學習、培訓時間不足的矛盾。要加強企業對檔案員的培訓管理，企業方面必須要提高對培訓活動開展的重視程度，營造競爭氛圍提高員工競爭意識和學習意識，并積極為員工創造培訓時間和機會。

（二）開展具有實質意義的培訓活動

加強對檔案員的培訓管理，不是形式上的培訓活動的開展，只有具有實際意義，對員工工作和發展有幫助的培訓活動才是行之有效的培訓活動。在培訓管理活動開展之前，必須對企業的檔案管理的具體情況做一個全面的調查了解，根據不同層次的員工展開不同內容的培訓，具有針對性的培訓活動才是具有實際意義的培訓活動。在培訓內容和培訓方式的設置安排上，也要具有針對性。在內容安排上，應該一半用來培訓與企業性質有關的專業知識和實踐操作，剩下的時間用來培訓專業技能和企業文化，在培訓內容設置上，可根據企業的實際，在培訓內容上安排一些專業理論課程和實際案例。這樣有針對性，有實用價值，培訓內容分配合理的培訓活動，提高培訓效率，加強企業的競爭力。

（三）完善培訓管理流程，注重激勵體制的完善健全

一個完善的培訓管理流程，少不了培訓計劃和培訓內容的制定，也少不了培訓結果的驗證和考察，對培訓活動的結果考核，既能夠反映出培訓活動開展是否有效，也能夠反映出員工對培訓活動的意見和看法，是對培訓活動開展過程查漏補缺、進一步完善培訓流程的重要方式。培訓活動的開展對象是檔案員，所以，檔案員的態度是影響培訓活動效果是否良好的關鍵因素，為了提高員工的學習積極性，為了讓員工愿意加入企業開展的培訓活動中，還需要完善培訓的激勵體制。在培訓活動的體系中，為了讓培訓考核反映出真實的培訓情況，可在培訓前添加考勤環節，考勤情況就是培訓考核的依據之一；在培訓后準備考試，包括筆試和實際操作；在激勵體制方面，根據最終的考核結果，選出表現最為優異的前幾名員工進行實質性的獎勵，激發員工對培訓活動開展的認可度和參與度。所以，加強企業對檔案員的培訓管理，必須要完善培訓考核流程，注重激勵體制的建立，讓員工樂于參與培訓。

四、結語

檔案員在企業的發展過程中起著非同小可的重要作用，注重對檔案員的綜合素質培養是促進企業進一步發展的重要途徑，也是進一步體現企業社會價值的重要方式。加強對檔案員的管理培訓是提高員工綜合素質的重要方式，我們必須轉變觀念，看到培訓管理活動對檔案員的重要影響，對企業發展的促進作用；在培訓前，要了解檔案員的情況，以此來開設具有針對性的培訓內容，并完善培訓流程和體系，注重對優秀員工的激勵和表揚，以提升員工對培訓活動的認可度和參與積極性，在企業中營造出良性競爭氛圍。

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