新時期檔案收集工作中存在的問題及對策

何聰聰

【摘要】基于對新時期單位檔案收集工作中存在問題及對策的研究，首先，闡述收集與使用脫節(jié)、信息技術使用是如今新時期單位檔案收集工作難點。然后，分析新時期單位檔案收集工作中存在重視程度有待加強、收集工作不規(guī)范等問題。最后，為保證新時期單位檔案收集工作順利展開，并充分發(fā)揮作用，給出加強檔案意識、建立檔案收集工作考核與獎懲機制、制定并實施有效的控制手段等有效措施。

【關鍵詞】單位 ?檔案收集 ?工作人員

檔案收集工作在單位發(fā)展占據(jù)重要作用，在單位各項檔案業(yè)務中，檔案收集是最基礎工作也是最關鍵工作。檔案收集到信息資料是否真實會對后續(xù)檔案工作以及檔案使用產生影響，只有做好檔案收集工作，單位內各項檔案管理等工作才能有序進行。保證檔案信息資料的準確性與真實性，為單位決策者提供科學依據(jù)。在如今新時期下，檔案工作已經成為增強市場競爭力的關鍵因素。所以，本文將針對新時期單位檔案收集工作中存在的問題及對策等內容進行相應闡述。

一、新時期單位檔案收集工作難點分析

（一）收集與使用脫節(jié)難點

在如今新時期中，我國社會經濟發(fā)展尤其迅速，而且各項改革工作正在逐漸推進當中。所以，社會市場中對檔案的要求也隨之提升。所以，單位檔案收集工作將會面臨諸多難點，其中檔案使用與檔案收集脫節(jié)情況較為嚴重，會對單位檔案利用產生影響。

（二）信息技術使用難點

隨著科學技術的不斷發(fā)展，各個單位已經逐漸實現(xiàn)信息化建設。所以，在單位檔案收集中也逐漸利用各類先進技術以及軟件等，檔案管理工作以及檔案收集等工作已經朝著信息化方向邁進。但是隨著先進信息技術的使用，致使檔案資料真實性存在問題。與此同時，檔案收集工作的難度也隨之增加。

二、新時期單位檔案收集工作中存在的問題

（一）重視程度有待加強

在單位工作與發(fā)展中，許多單位領導者與管理者將創(chuàng)造更多經濟效益與社會效益放在工作首位，對檔案收集工作以及管理工作等造成忽視。針對檔案收集工作并沒有建立相應管理制度與管理措施，導致檔案中的信息缺乏完整性，而且真實性也無法保障。盡管有部分單位構建相應管理制度，但是并沒有落在工作實處。

（二）收集工作不規(guī)范

在單位當中，存在部分單位對于資料的收集、整理、移交和保管等環(huán)節(jié)步驟不規(guī)范等情況，例如，檔案資料收集過程中，歸檔文件不齊全，文件丟失、編號重復，文件具體時間與形成的時間存在出入，一些文件只存有正文，而缺少發(fā)文卡，甚至有的文件無任何公章。

三、新時期單位檔案收集工作有效對策

（一）加強檔案意識

在如今新時期下，單位檔案收集工作想要實現(xiàn)標準化與規(guī)范化，并且充分發(fā)揮自身最大作用，促進單位更好發(fā)展。不僅需要檔案管理部門肩負起自身責任，還需要單位內各個工作人員的配合與幫助。所以，單位檔案管理工作人員需要積極向單位領導、管理者以及工作人員宣傳檔案收集工作重要性，提高單位全體工作人員檔案意識。尤其要取得領導的支持，只有領導加強對檔案收集工作的重視，才能夠結合單位檔案收集實際情況，制定出相應管理制度與管理措施。保障將各項檔案收集工作落在實處，每位工作人員及時發(fā)揮作用，做好自身工作，使檔案收集的完整性與真實性得到保障。比如，在單位內落實檔案知識培訓工作，保證每一位工作人員參與到培訓課程中，提升檔案意識，保證檔案收集工作順利展開。

（二）建立檔案收集工作考核與獎懲機制

基于對制度的建立和完善對相關工作人員的責任進一步明確，將歸檔的結果和最終的業(yè)績相聯(lián)系，進而全面地調動工作人員的工作熱情，積極主動地將檔案收集工作做好。制定的考核與獎勵機制應該涵蓋以下幾個方面：一是考核依據(jù)，考核制度一定要有理有據(jù)，嚴格執(zhí)行《檔案法》的法律法規(guī)。考核內容要針對工作人員不同的責任范圍與歸檔最終時間、范圍等質量進行考核。檔案部門必須按照單位內部的具體職能，對材料文件的變化及時掌握，考核形式要做到靈活、具體和全面。考核評價實施量化分級考核，最終考核成績與每個工作人員獎金掛鉤，做到有懲罰也有獎勵。

（三）制定并實施有效的控制手段，確保檔案收集的完整性與系統(tǒng)性

為了保證檔案收集的完整性與系統(tǒng)性，需要實施有效的控制手段，如預約收集、現(xiàn)場收集等。預約收集指的是在收集相關工作中結合之前的經驗與實際情況，預見可能產生的材料檔案，檔案工作人員對布置的工作進行公布，如檔案材料產生的名稱、條款、歸檔時間與要求等。現(xiàn)場收集要求檔案部門全程參與驗收與鑒定，對對歸檔的文件必須及時歸檔驗收處理，例如科研課題材料、項目設計、評審鑒定會議材料等，對于不合格的材料檔案要通知單位在規(guī)定時間內收集完整，更改錯誤。

四、結束語

綜上所述，在單位不斷發(fā)展過程中，檔案管理工作在其中發(fā)揮著不可替代的作用。在如今新時期，檔案管理工作已經成為單位更好發(fā)展的關鍵因素。想要做好檔案管理工作需要首先完成檔案收集工作，檔案收集是各項檔案業(yè)務的關鍵。所以，單位領導需要認識到檔案收集工作對單位發(fā)展重要作用，提高對檔案收集工作的重視，在單位內更好落實檔案收集工作。保證每一位工作人員能夠積極參與到檔案收集工作中，為檔案收集工作貢獻出自身力量，從而為單位未來更好發(fā)展奠定基礎。

參考文獻：

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