公益性崗位人員檔案管理問題及對策

孫彩霞

【摘要】公益性崗位政策是一種特殊的政策，主要面向就業(yè)困難、生活困難的下崗失業(yè)人員，作為這一種援助措施，加強檔案管理工作可以讓其在開展的過程中更加順利。本文以山西省保德縣勞動就業(yè)局為例，簡單分析了公益性檔案管理工作的主要內(nèi)容，并且從工作方式、工作技術(shù)、人員素質(zhì)、管理制度這幾個方面提出具體的提高檔案管理工作質(zhì)量的對策。

【關(guān)鍵詞】公益性崗位 ?人員檔案 ?檔案轉(zhuǎn)出 ?管理方式

國家勞動市場不斷發(fā)展，競爭日益激烈，就業(yè)難度不斷增加，在實際調(diào)查的過程中發(fā)現(xiàn)下崗失業(yè)人員數(shù)量不斷增加，對崗位的需求也隨之?dāng)U大。隨著公益性崗位數(shù)量的增加，管理工作不斷深入，人員檔案管理工作中出現(xiàn)的問題也逐漸突出，加強對人員檔案管理問題的分析，可以有效改善公益性崗位發(fā)展現(xiàn)狀。

一、公益性崗位人員檔案管理工作的主要內(nèi)容

在進(jìn)行公益性崗位人員檔案管理工作的過程中，涉及到的內(nèi)容較多，和企事業(yè)等部門的檔案管理工作不同，公益性崗位人員檔案管理工作較為復(fù)雜，管理難度較大，具體包括以下幾個方面：

以山西省保德縣勞動就業(yè)局為例，首先是檔案接收，一般分為兩種情況，一種是有正規(guī)勞動檔案的人員可以持身份證申請調(diào)檔，根據(jù)公益性崗位招錄審批表開具調(diào)檔函，確認(rèn)相關(guān)表格無誤后，將表格和檔案蓋章接收。并且對檔案進(jìn)行編號，存入到檔案室中。另一種是沒有勞動檔案人員，除了身份證之外，還要準(zhǔn)備公益性崗位人員考核登記表、失業(yè)登記證、戶口本復(fù)印件加入到臨時性檔案中，需要注意的是的這種無檔人員還要簽訂托管協(xié)議。其次是檔案轉(zhuǎn)出，同樣要從有檔人員和無檔人員兩個角度進(jìn)行分析，有檔人員在進(jìn)行檔案轉(zhuǎn)出的過程中，要由存檔人員本人憑借接收單位出具的商調(diào)函，就可以辦理轉(zhuǎn)移手續(xù)，經(jīng)過所在單位審核無誤后，就可以將檔案轉(zhuǎn)出并且簽封，同時在調(diào)動表的位置處蓋章。而無檔人員在進(jìn)行檔案轉(zhuǎn)出的過程中，要在臨時檔案出庫單進(jìn)行簽字，檔案簽封后會交給本人處理。最后是多個專項檔案管理，包括：養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、失業(yè)保險、工傷保險、退休等，以養(yǎng)老保險為例，如果公益性崗位上的員工被辭退，養(yǎng)老保險需要轉(zhuǎn)移到省外或者其他機關(guān)事業(yè)單位，那么就需要本人攜帶身份證、戶口本復(fù)印件，填寫相應(yīng)的表格，并且到社保局的辦理相應(yīng)的轉(zhuǎn)出手續(xù)。

二、公益性崗位人員檔案管理工作的提升對策

由上可知，公益性崗位數(shù)量的較多，人員管理工作難度較大，在人員管理工作中，檔案管理是最為重要的組成部分，也是直接影響檔案管理制度的部分。

（一）加強檔案管理制度建設(shè)

想要加強對人員檔案管理制度的建設(shè)，首先就要加強檔案管理制度建設(shè)，檔案管理工作本身的工作量較大，提高對每個部門檔案管理工作的重視，并且加強部門之間的溝通，在這樣的狀態(tài)下形成高效率檔案，有效減輕員工的工作量，讓員工在檔案接收、檔案轉(zhuǎn)移工作中保持良好的狀態(tài)，比如：山西省保德縣勞動就業(yè)局就可以將檔案管理工作放在一些極為重要的位置結(jié)合員工考察制度，在部門考核的過程中，重點針對員工的檔案管理工作質(zhì)量進(jìn)行分析，以此讓管理人員可以有效挖掘檔案管理工作中存在的問題，并且在最短時間內(nèi)解決問題，從而充分發(fā)揮出檔案管理工作的巨大作用。

（二）提高檔案管理工作技術(shù)

科學(xué)技術(shù)在各行各業(yè)中都有著廣泛的應(yīng)用，檔案管理工作也不例外，計算機技術(shù)和檔案管理工作相結(jié)合，形成個性化、數(shù)字化、信息化等方面的特點，進(jìn)而讓檔案管理工作效率得到有效提高。尤其是公益性崗位的人員檔案管理工作，利用計算機技術(shù)深層次開發(fā)檔案價值，為公益性崗位的其他管理工作奠定良好的基礎(chǔ)，可以促進(jìn)檔案管理工作得到健康可持續(xù)發(fā)展。而且這種檔案管理技術(shù)的應(yīng)用，可以有效減少檔案接受、轉(zhuǎn)出過程中存在的失誤，提高檔案管理工作的準(zhǔn)確率。比如：可以利用計算機技術(shù)對檔案信息資料進(jìn)行整合，按照入職時間、崗位類型、工作類別等，將檔案資料進(jìn)行歸類處理，從而在查找檔案，管理檔案的過程中更加便捷，提高檔案信息資料的應(yīng)用價值，降低檔案管理工作強度。

（三）規(guī)范檔案管理工作方式

除了上述兩種方法之外，在進(jìn)行人員檔案管理工作的過程中，還需要實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展，從而提高檔案管理工作效果。不僅要制定出相應(yīng)的制度，還要嚴(yán)格履行制度，在制度的基礎(chǔ)上，制定出統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，讓檔案接收、轉(zhuǎn)移工作可以符合單位的實際發(fā)展?fàn)顩r，從而保證檔案管理工作的規(guī)范性和完整性。在檔案接受的過程中，想要讓檔案管理工作呈現(xiàn)出一個完整、理想的狀態(tài)，就要對現(xiàn)有的管理方式進(jìn)行改進(jìn)。比如，根據(jù)現(xiàn)有的檔案管理工作內(nèi)容進(jìn)行劃分，分別負(fù)責(zé)有檔人員和無檔人員，并且在每個環(huán)節(jié)中安排相應(yīng)的工作人員，明確工作人員的具體工作內(nèi)容，從而提高檔案管理的科學(xué)性和合理性，讓檔案管理工呈現(xiàn)出理想的管理效果。

（四）提高檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理人員是檔案管理工作中的主體，在很大程度上決定了檔案管理工作質(zhì)量，因此在日常管理工作過程中，還要加強對檔案管理人員的培訓(xùn)，通過提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)和綜合能力，促進(jìn)檔案管理工作得到有效的開展。比如：山西省保德縣勞動就業(yè)局就定期展開業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)，尤其是計算機應(yīng)用技術(shù)和檔案管理操作基本技能，保證管理人員可以更加熟練掌握有關(guān)軟件，讓檔案管理工作中存在的問題可以及時解決。

三、總結(jié)

綜上所述，人員檔案管理在公益性崗位人員管理工作中占據(jù)著重要的位置，會對公益性崗位的正常發(fā)展造成影響。作為檔案管理工作人員必須要不斷提高自身工作素質(zhì)，堅持規(guī)范化操作，嚴(yán)格落實國家規(guī)定工作制度，高層領(lǐng)導(dǎo)工作人員還要要對檔案管理工作引起重視，制定出具體檔案管理制度，實現(xiàn)理想管理效果。

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