試述如何做好農(nóng)場不動產(chǎn)登記中心的檔案管理工作

張晗

不動產(chǎn)登記中心是負(fù)責(zé)本轄區(qū)不動產(chǎn)受理、登記、繕證等工作的機(jī)構(gòu)，作為不動產(chǎn)登記中心的檔案管理工作，是其工作的重要一部分。不動產(chǎn)登記中心的檔案管理工作是其工作業(yè)績載體及歷史發(fā)展軌跡的記錄，對今天的工作有借鑒意義，對未來發(fā)展有啟迪作用。因此，做好檔案管理工作，對不動產(chǎn)登記中心各項工作的順利開展將起到促進(jìn)作用。本文就如何做好農(nóng)場不動產(chǎn)登記中心的檔案管理工作進(jìn)行了論述。

1、提高對不動產(chǎn)登記中心檔案管理工作的認(rèn)識

農(nóng)場的不動產(chǎn)登記中心在工作過程中會大量產(chǎn)生如登記檔案、登記簿等一些資料，這些資料就是不動產(chǎn)登記中心檔案材料的主要來源。為充分保障不動產(chǎn)所有權(quán)人的合法權(quán)益，必須加強(qiáng)不動產(chǎn)登記中心檔案的管理，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。在市場經(jīng)濟(jì)條件下，物權(quán)的所有權(quán)出現(xiàn)變更時有發(fā)生，期間可能會伴隨著一些糾紛，但由于進(jìn)行了公開透明的不動產(chǎn)登記，為不動產(chǎn)形成了權(quán)屬證明的資料，為物權(quán)所有權(quán)的變更提供了具有法律效力的依據(jù)，維護(hù)了不動產(chǎn)所有者的合法權(quán)，為維護(hù)不動產(chǎn)交易行為的規(guī)范化發(fā)展提供了有力支持。與其它檔案相比，不動產(chǎn)登記檔案具有其獨(dú)特性，它保存的資料是一種原始憑證，在不動產(chǎn)的轉(zhuǎn)移或抵押等變更過程中是唯一的權(quán)屬證明和審核依據(jù)。不動產(chǎn)登記檔案是國家檔案管理工作的重要組成部分，是國家發(fā)展的必然需要。同時，不動產(chǎn)登記檔案管理還可以記錄所轄區(qū)域的發(fā)展變化，土地使用、建筑的所有權(quán)等的變化，都反映出了社會的發(fā)展和變遷。另外，由于國家對不動產(chǎn)進(jìn)行了登記，對不動產(chǎn)的交易行為采取了強(qiáng)制性的約束，可以從根本上解決由于不動產(chǎn)變更而產(chǎn)生的糾紛，避免欺詐風(fēng)險，對穩(wěn)定市場起到重要作用。

2、加強(qiáng)農(nóng)場不動產(chǎn)登記中心檔案管理工作的措施

①強(qiáng)化對農(nóng)場不動產(chǎn)登記中心檔案管理工作的重視

不動產(chǎn)登記中心應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，將此項作為提高管理水平、促進(jìn)不動產(chǎn)登記工作健康發(fā)展的重要工作來抓。加強(qiáng)對登記中心檔案管理工作的指導(dǎo)和考核，加大對登記中心檔案管理工作在資金投入、人員待遇、軟硬件建設(shè)等方面的支持力度。

②強(qiáng)化農(nóng)場不動產(chǎn)登記中心檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力

由于不動產(chǎn)登記中心人員編制有限，一些單位的檔案管理工作非專職人員負(fù)責(zé)，屬于其他崗位的工作人員代管。因此在檔案管理工作中不能投入全部的精力，檔案管理的業(yè)務(wù)能力較差，無法適應(yīng)檔案管理的需要，因此，應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)，以提高他們的業(yè)務(wù)能力。檔案管理人員應(yīng)積極參加與檔案管理業(yè)務(wù)相關(guān)的培訓(xùn)，認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握檔案管理工作相關(guān)理論知識和實(shí)際業(yè)務(wù)技能，在工作實(shí)踐中學(xué)習(xí)和積累經(jīng)驗(yàn)，盡快提高自己的各方面素質(zhì)，更好地適應(yīng)檔案管理工作的要求。同時，不動產(chǎn)登記中心的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)為檔案管理工作選配業(yè)務(wù)能力突出的專職人員，實(shí)現(xiàn)檔案的專人管理，保證檔案管理工作水平得到切實(shí)提高。

③強(qiáng)化農(nóng)場不動產(chǎn)登記中心檔案的規(guī)范化管理

加強(qiáng)檔案信息資料的收集歸檔工作，將這項工作作為不動產(chǎn)登記中心的一項重要工作進(jìn)行安排，由專人具體負(fù)責(zé)，其他人員協(xié)助。對不動產(chǎn)登記工作過程中產(chǎn)生的資料進(jìn)行及時的收集，確保材料的全面系統(tǒng)，將收集的資料進(jìn)行認(rèn)真整理，準(zhǔn)確分類、裝訂，注明分類號和頁碼，打印目錄、及時歸檔。

同時要對收集歸檔的檔案信息材料進(jìn)行妥善保管。為了確保檔案保管完好，應(yīng)具備基本的保管條件。比如應(yīng)劃出專門的區(qū)域或騰出辦公場所作為檔案保管室，購置必需的電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、檔案柜、檔案盒、訂書機(jī)等，必備的保管條件是做好檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)。如果條件允許，應(yīng)向管理的更高層次，也就是標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理邁進(jìn)。設(shè)立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理庫房，配備標(biāo)準(zhǔn)化的輔助設(shè)備和設(shè)施，使檔案材料的保管真正做到萬無一失。基礎(chǔ)設(shè)施具備后，不動產(chǎn)登記中心的檔案管理人員要認(rèn)真履行職責(zé)，以高度負(fù)責(zé)的精神和精益求精的工作態(tài)度，做好檔案材料的保管工作。

④強(qiáng)化農(nóng)場不動產(chǎn)登記中心檔案的制度化管理

目前，個別不動產(chǎn)登記中心的檔案管理工作水平還停留在低層次，主要是各項管理制度不完善，現(xiàn)代化的管理水平不高。因此，必須強(qiáng)化制度建設(shè)，完善能夠涵蓋不動產(chǎn)登記中心檔案各個管理環(huán)節(jié)的制度。通過明確管理責(zé)任，規(guī)范工作行為，促進(jìn)檔案管理工作水平的提高。要結(jié)合工作實(shí)際，依據(jù)檔案管理工作的現(xiàn)狀和實(shí)際需要，制定相應(yīng)的管理制度。檔案管理的相關(guān)制度應(yīng)該涉及檔案制作、檔案室管理、管理人員職責(zé)、檔案材料保管、檔案資料收集整理等制度，制度應(yīng)與實(shí)際工作緊密結(jié)合，通過制度化管理規(guī)范不動產(chǎn)登記中心檔案管理工作人員的行為，使管理工作有章可循，進(jìn)一步提高現(xiàn)代化管理的水平。通過制度化管理的有效實(shí)施，促進(jìn)不動產(chǎn)登記中心的檔案管理工作實(shí)現(xiàn)制度化和規(guī)范化，促進(jìn)農(nóng)場不動產(chǎn)登記中心檔案管理工作的健康發(fā)展。

綜上所述，在農(nóng)場不動產(chǎn)登記中心檔案管理工作中，應(yīng)首先加強(qiáng)對檔案管理工作重要性的認(rèn)識，積極領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視和支持檔案管理工作的開展，通過加強(qiáng)培訓(xùn)，提高工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，增加投入以完善檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施，通過推行制度化的管理，促進(jìn)不動產(chǎn)登記中心檔案管理工作水平進(jìn)一步提高。希望本文能對不動產(chǎn)登記中心檔案管理工作的開展提供參考。

（作者單位：161448黑龍江省大西江農(nóng)場不動產(chǎn)登記中心）