項(xiàng)目四算之全流程閉環(huán)管理

摘 要：成本管控不外乎事前、事中、事后控制，在A公司將其總結(jié)為概算，預(yù)算，核算，決算四個(gè)階段。近年來，依托項(xiàng)目全鏈條預(yù)算管控工具，加強(qiáng)項(xiàng)目預(yù)算管理，有效實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)對(duì)業(yè)務(wù)預(yù)算過程的管控，有效提升預(yù)算對(duì)資源配置的調(diào)控能力、對(duì)科學(xué)發(fā)展的保障能力、對(duì)決策的支持能力本文將結(jié)合A公司實(shí)際情況對(duì)“項(xiàng)目四算”進(jìn)行優(yōu)化探討。

關(guān)鍵詞：概算；預(yù)算；核算；決算；成本控制

通訊行業(yè)未來的發(fā)展趨勢(shì)必然是設(shè)備工程一體化的TURNKEY項(xiàng)目，在這樣的背景下，如果A公司不能提高自己交付能力，降低工程成本，在將來激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，形勢(shì)將不容樂觀。

那么如何在保證質(zhì)量的前提下，做到成本最優(yōu)呢？應(yīng)該在四算的每個(gè)環(huán)節(jié)下點(diǎn)工夫：

（1）售前階段：概算精確化。

（2）售后階段：預(yù)算精細(xì)化。

（3）結(jié)尾階段：經(jīng)驗(yàn)深入化。

一、在售前階段，概算準(zhǔn)確化

目前公司概算階段主要存在以下四方面的問題：1、售前沒有認(rèn)真、全面的閱讀標(biāo)書。2、過度承諾。3、報(bào)價(jià)缺乏詳勘，拍腦袋來報(bào)價(jià)。4乏對(duì)歷史成本數(shù)據(jù)的收集和整理。

現(xiàn)在大家一談起概算，往往認(rèn)為這是在時(shí)間非常緊急的情況下，做出來的一個(gè)用于報(bào)價(jià)的東西。但是請(qǐng)不要忘記了，你的概算數(shù)據(jù)一旦得到客戶的確認(rèn)，馬上就變成了正式的合同文本，因此從這個(gè)意義上來講，概算數(shù)據(jù)是決定合同簽單成敗和簽單質(zhì)量的關(guān)鍵。項(xiàng)目80%的成本是在簽單時(shí)就決定了，如果簽單時(shí)我們考慮的很全面，也沒有向客戶過度承諾，我們將來在售后階段，工程執(zhí)行起來就順利多了。

目前我們?cè)诤瀱吻埃芏嗍袌?chǎng)人員都沒有認(rèn)真地閱讀標(biāo)書，標(biāo)書中一般已經(jīng)很清楚地規(guī)定了工作界面，設(shè)計(jì)要求。而我們?cè)跊]有認(rèn)真閱讀標(biāo)書的情況下，經(jīng)常出現(xiàn)漏報(bào)項(xiàng)，這是非常致命的，我們辛辛苦苦做工程，最后由于漏報(bào)項(xiàng)，項(xiàng)目根本就沒有利潤(rùn)，只是“給他人做嫁衣裳”。如果我們?cè)诤贤炗喦埃瑢⒑贤瑮l款理解的很透徹，在合同中非常清晰界定工作范圍，這樣一旦客戶要求我們實(shí)施合同以外的工作量，我們馬上可以向客戶提出變更，要求客戶對(duì)我司合同以外增加的工作量，增加相應(yīng)的合同金額。

概算數(shù)據(jù)的及時(shí)收集和整理。機(jī)會(huì)只屬于那些有準(zhǔn)備的頭腦，在投標(biāo)階段，客戶給每家投標(biāo)單位的時(shí)間都是一樣的，我們時(shí)間緊，競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手時(shí)間也緊。因此，誰掌握的信息多，誰掌握的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)多，就能將價(jià)格報(bào)的更有競(jìng)爭(zhēng)力，因此平時(shí)必須重視基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的收集和整理，及時(shí)了解客戶的動(dòng)態(tài)，了解整個(gè)國(guó)家的施工條件，各個(gè)區(qū)域的特點(diǎn)，這些對(duì)于投標(biāo)報(bào)價(jià)都是非常有用的。如果只到投標(biāo)階段才去搜集這些數(shù)據(jù)，臨時(shí)抱佛腳，永遠(yuǎn)不可能把概算數(shù)據(jù)報(bào)準(zhǔn)確，你報(bào)出來的價(jià)格也不可能有較強(qiáng)的競(jìng)爭(zhēng)力。

二、在售后階段，把預(yù)算管控好

目前現(xiàn)狀：1、無預(yù)算定額，預(yù)算基本上是項(xiàng)目組自己編制，其合理性令人懷疑。2、對(duì)于預(yù)算執(zhí)行中過程出現(xiàn)的問題，沒有及時(shí)地反饋。3、項(xiàng)目成本管控臺(tái)帳有待完善，以便能更真實(shí)地反映項(xiàng)目最終的執(zhí)行情況，對(duì)于潛在的風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)預(yù)警。

售后成本管控，首先要明確項(xiàng)目成本管理的基線。項(xiàng)目成本管控的基線毫無疑問是預(yù)算，預(yù)算是項(xiàng)目成本管理的基礎(chǔ)，也就是物理上講的參照物，如果沒有這個(gè)基線，我可以說自己比火車跑的都快。既然預(yù)算是基線，是衡量一切其他工作成效的基準(zhǔn)。那么接下來的一個(gè)問題是預(yù)算該如何制訂，如何制訂出來的預(yù)算才是最合理的呢？

預(yù)算控制的前提是制訂定額標(biāo)準(zhǔn)。雖然全球每個(gè)國(guó)家的商業(yè)模式，市場(chǎng)環(huán)境都有很大的不同，但是最起碼每個(gè)國(guó)家可以建立自己的定額標(biāo)準(zhǔn)，而這正是A公司最缺乏的，不管是多么復(fù)雜的工程項(xiàng)目，只要按照項(xiàng)目樹一級(jí)級(jí)去細(xì)分，總能找到一個(gè)最小的細(xì)胞單元，只要我們找到每個(gè)細(xì)胞單元的歷史平均單價(jià)，就能把整個(gè)項(xiàng)目的預(yù)算做精確。這樣做出來的預(yù)算，再提交給總部去備案。一旦備案成功，就按照此預(yù)算為基準(zhǔn)來考核項(xiàng)目經(jīng)理，相比預(yù)算節(jié)約了就按照節(jié)約金額予以獎(jiǎng)勵(lì)；相比預(yù)算超支了，就按照超預(yù)算的金額予以懲罰。這樣才能真正調(diào)動(dòng)起項(xiàng)目組每個(gè)成員的積極性。

在公司采購(gòu)過程中，尤其是大額外包服務(wù)采購(gòu)的過程中，要對(duì)每次采購(gòu)過程都建立標(biāo)的價(jià)分析的機(jī)制，采購(gòu)部門和業(yè)務(wù)部門一起要將這次我們投標(biāo)的工作范圍、投標(biāo)的工作內(nèi)容、人員安排、時(shí)間規(guī)劃做出來詳細(xì)的標(biāo)的價(jià)分析，然后才能正式開始邀標(biāo)采購(gòu)，并且在邀標(biāo)文件中要求供應(yīng)商要按照公司的報(bào)價(jià)模板進(jìn)行報(bào)價(jià)，這樣在分包商給予報(bào)價(jià)后，就能將公司制定的標(biāo)的價(jià)和分包商的價(jià)格明細(xì)進(jìn)行詳盡的對(duì)比分析，找到分包商價(jià)格中不合理的因素，進(jìn)行相關(guān)工作面的澄清和進(jìn)一步溝通，達(dá)到最終降低采購(gòu)成本的目的，使得我們整體每一項(xiàng)采購(gòu)的成本都能控制在預(yù)算范圍內(nèi)。

另一方面：就是對(duì)于核算成本的標(biāo)準(zhǔn)化，部門國(guó)家財(cái)務(wù)經(jīng)理對(duì)項(xiàng)目成本組成不清楚，認(rèn)為自己只要總的成本核算對(duì)了，至于如何分類就覺得無所謂了，實(shí)際上這樣做出來的財(cái)務(wù)核算數(shù)據(jù)很難達(dá)到項(xiàng)目管理的目的，更談不上很好的財(cái)務(wù)分析提供管理建議了。項(xiàng)目財(cái)務(wù)經(jīng)理一定要深入項(xiàng)目，深入業(yè)務(wù)，深刻理解項(xiàng)目成本的構(gòu)成，多和相關(guān)業(yè)務(wù)的同事學(xué)習(xí)交流，才能真正將項(xiàng)目的成本核算工作做到標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，才能更好地將項(xiàng)目的實(shí)際成本和預(yù)算成本做差異分析，通過差異分析發(fā)現(xiàn)公司管理中存在的問題。真正去做好成本的核算。

除了財(cái)務(wù)賬務(wù)核算，還要完善項(xiàng)目成本管控臺(tái)帳這個(gè)很好的業(yè)務(wù)工具，目前海外項(xiàng)目的成本管控臺(tái)賬已經(jīng)基本上建立起來了，通過對(duì)臺(tái)帳過程數(shù)據(jù)的分析，及時(shí)地發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目執(zhí)行過程中存在的問題。現(xiàn)狀是只要臺(tái)帳做出來，就完事大吉了，其實(shí)后續(xù)對(duì)數(shù)據(jù)的分析也是非常重要的，通過掙值分析，可以更清楚地知道預(yù)算的執(zhí)行情況，那些地方已經(jīng)開始出現(xiàn)了問題，及時(shí)地去規(guī)避和解決，把問題消滅在萌芽階段。

通過滾動(dòng)預(yù)算表的滾動(dòng)預(yù)測(cè)，對(duì)可能出現(xiàn)的虧損提前預(yù)警，找到造成項(xiàng)目虧損的原因。如果是由于合同以外的工作量增加，就立即準(zhǔn)備資料向客戶提出變更；如果是合同漏報(bào)項(xiàng)，要及時(shí)總結(jié)教訓(xùn)，在以后報(bào)價(jià)中避免；如果是合同過程執(zhí)行不力，要對(duì)相關(guān)責(zé)任人予以處罰。

三、在結(jié)尾階段：把經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)總結(jié)好

目前現(xiàn)狀：1、決算報(bào)告敷衍了事。2、經(jīng)常在同一條河流中跌倒。

決算報(bào)告絕不應(yīng)該是應(yīng)付差事，而是應(yīng)該認(rèn)真地總結(jié)項(xiàng)目執(zhí)行中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，對(duì)于執(zhí)行過程中比較好的經(jīng)驗(yàn)，可以供其他項(xiàng)目組參考；對(duì)于執(zhí)行過程中錯(cuò)誤的決策，可以供其他項(xiàng)目組借鑒，相當(dāng)于一個(gè)經(jīng)驗(yàn)共享平臺(tái)，通過學(xué)習(xí)別人的間接經(jīng)驗(yàn)，來不斷提高自身的管理水平。

通過項(xiàng)目的決算要真正總結(jié)出我們這個(gè)項(xiàng)目成功的經(jīng)驗(yàn)、失敗的教訓(xùn)，同時(shí)也是我們借著項(xiàng)目的實(shí)踐，更新公司海外項(xiàng)目成本基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)的良機(jī)。當(dāng)?shù)氐某杀緮?shù)據(jù)庫(kù)絕對(duì)不是一層不變的，而是要能做到實(shí)時(shí)更新的，這樣才能保證公司的成本具有競(jìng)爭(zhēng)力與時(shí)俱進(jìn)。

很多人將事后控制簡(jiǎn)單地理解為項(xiàng)目決算，我覺得這是很片面的。事后控制不僅要在決算時(shí)認(rèn)真地總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，供以后項(xiàng)目參考，更重要地在項(xiàng)目每個(gè)重大決策后能及時(shí)總結(jié)，及時(shí)地修正。正如鄧小平同志說的“我們要摸著石頭過河，大膽地試，大膽地闖。”這里很有趣的是小平說是“摸著石頭過河”，不是甩開膀子啥都不管不顧的做事情。我們現(xiàn)在很多人“大膽地試，大膽地闖”的精神有了，覺得反正成敗與否也與我沒有關(guān)系，是公司的事情，只管蒙頭去干，弄的經(jīng)常在同一條河流中跌倒，這樣做只能是既害了公司，也害了個(gè)人。

“概算-預(yù)算-核算-決算”是貫徹項(xiàng)目整個(gè)的管理過程，是一個(gè)項(xiàng)目管理有機(jī)的整體，是項(xiàng)目管理不可分割的一部分，必須每塊工作都做好了，形成一個(gè)完善的閉環(huán)，才能真正起到項(xiàng)目成本管理的目的，也才能使海外項(xiàng)目成本更具競(jìng)爭(zhēng)力。

四、結(jié)語(yǔ)

古話說的好“家和萬事興”，一個(gè)家庭只有老少和睦，上下齊心，這個(gè)家庭才會(huì)興旺。一家公司也是如此，如果各部門之間，各有自己的花花腸子，你是很難想象這家公司會(huì)興旺的。

“伸出你的手，伸出我的手，動(dòng)動(dòng)你的腦，動(dòng)動(dòng)我的腦”，讓我們一起為公司成本管控貢獻(xiàn)點(diǎn)想法；為提高公司的項(xiàng)目管理水平，踏踏實(shí)實(shí)做點(diǎn)事情，我相信，只有這樣，公司的明天才能更好。

作者簡(jiǎn)介：竇新科，出生日期1980-11-26，男，漢，籍貫：河南新鄉(xiāng)，大學(xué)本科，中級(jí)會(huì)計(jì)師，研究方向：項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理、資金管理。