在檔案管理過程中二維條碼技術的應用

摘 要：二維碼技術是一種伴隨著信息化技術和計算機技術的發展而產生的產物，對于二維碼技術來說，它憑借著自身簡潔和快捷的方式逐漸被廣大檔案管理者和單位所青睞，但是它也存在一些弊端。檔案管理者必須對它的運行比較了解，才能讓它的優勢得到發揮。才能讓二維碼技術在我國的檔案系統里得到普及。

關鍵詞：檔案管理;二維碼技術;應用

檔案管理看似是一種簡單的過程，實際上它的管理比較復雜和繁瑣，而且也涉及到很多法律問題，這就要求檔案的管理人員必須掌握新興的檔案管理技術，才能讓現代的檔案管理變的快捷和準確。二維碼技術就是一種方便快捷、安全性能好的檔案管理方法。它可以讓傳統的檔案管理變的效率更高，交互性更好，更加符合目前信息化時代對檔案管理的需求，但是它也有一些弊端，檔案管理者必須對這種技術比較熟悉，熟練掌握這一技術，并且盡量規避這種系統中存在的缺點，才能讓這種新興的電子技術被大力推廣。

一、二維條碼

二維條碼和傳統的一維碼的存儲方式不同，它的工作模式是從兩個方向表達被表達的信息，分別是橫向和縱向，在很小的面積里可以表達很大的信息量，而且提供的信息非常精準。它是一種信息符號，也是安卓系統發展中的產物，不管是微信還是支付寶等流行軟件，對二維碼都有使用，它憑借簡潔的存儲技術備受消費者的青睞，也被廣大企事業單位大量使用。

二、檔案管理

檔案是個人和社會組織的一種歷史行為的記錄，它由很多種形式組成，分別包括文字、聲音、光盤、硬盤等各種形式。不管是個人或者企業，都發生過歷史活動，特別是對個人來說，檔案是人從一個地方到另一個地方轉移的歷史活動的真實記錄，也是用人單位進行錄用和晉升的參考資料，可以說檔案是人的靈魂所在。所謂檔案管理，就是機關和個人對這種歷史活動的錄入、存檔和查閱的一種過程。檔案管理對個人和機關單位都非常重要，一旦泄密，涉及到的是法律問題和一些隱私問題。

三、常用的檔案管理系統的缺陷和用戶需求

1.傳統檔案管理存在的缺陷

（1）傳統的檔案管理系統還停留在紙質檔案和一維碼系統。這種管理模式對個人的信息進行模塊化管理，每個人的信息占有一個模塊，特別是紙質檔案，所占面積和地區非常大，而且紙質屬于易燃物質，一旦發生火災，就容易將所有檔案付之一炬，造成的后果是非常嚴重的。

（2）對于敏感信息的存儲非常的不安全

我國一些地區已經使用了一維碼為主的電子檔案管理，但是一維碼的加密技術比較繁瑣，單位配備的檔案管理人員并不具備這一技術，對個人和單位的檔案信息都沒有加密，特別是一些涉及到個人和單位隱私的檔案，在沒有加密的狀況下非常容易被不法分子竊取，為個人和單位造成財產和個人隱私的損失。

（3）現有的檔案管理人員技術不過硬

我國的檔案管理歷經了很多年代，從我國古代開始，就有了對人和單位的檔案管理，那時候還是采用竹簡等存儲材料，后面造紙技術的發展使得我國很長一段時間都使用紙張作為檔案的存儲介質，直至電子技術的發展，我國的檔案管理逐漸從紙張向電子檔案過渡，從光盤到硬盤直至到現在的云技術和一維碼技術，這些技術也驗證了我國檔案管理的發展，就以目前的電子檔案來說，它需要檔案管理人員除了具有檔案管理知識外，還需要有過硬的計算機技術，但是我國的單位和企業對檔案管理還是不夠重視，有些單位沒有為檔案室配備專業的管理人員 ，甚至將一些臨退休人員配備到檔案室工作，這些人員并不具備檔案管理知識，只能對一些傳統的檔案管理方法進行操作，對一些新技術掌握不了，讓電子檔案在檔案管理的普及遇到了難處。特別是目前流行的二維碼技術，這種技術的普及需要人員和硬件條件的支持，目前大多數檔案室都不具備這一類人才，也談不上新技術的發展和使用。

2.用戶的需求

（1）新時代對檔案管理提出了新的需求，目前我國的檔案管理不僅僅涉及人員調動和聘任，還包括對個人征信檔案的管理、個人和企業住房和土地的管理，人員看病住院用藥信息的管理，隨著信息技術的發展，檔案信息的更新較快，用戶要求簡單、快捷的檔案管理模式，方便他們進行提取和轉移。

（2）個人和企業的檔案都涉及到人和單位的隱私和保密信息，新時代的檔案管理必須注意加密性，防止非法分子鉆空子對這些信息進行盜用和轉賣， 因此傳統的加密方式或者不保密開放式的檔案管理模式已經不適應目前社會對檔案管理的需求，即將被淘汰。

四、二維碼技術在檔案管理的實現模型

二維碼技術是一種嚴密的操作系統，它可以將紙張、各種媒介的電子文件、元數據進行電子封裝到二維碼中，并且對這些數據進行分析。二維碼技術需要用到掃描儀，掃描儀一般被用于掃描紙質檔案，紙質檔案通過掃描和分析，形成獨立的二維碼，然后再通過解碼技術，得到相應的檔案數據。因為國內目前對于二維碼技術不統一，不同的單位有可能使用不同的軟件，考慮到兼容性的問題，在對電子檔案進行存儲時，盡量能夠使用統一和通用的格式，元數據的制作模式也應該統一，二維碼一旦生成，更改有一定的困難，因此在前期對這些檔案數據的收集應該統一模式。

五、二維碼技術在檔案管理中的應用

二維碼技術已經不是一種新興的技術，隨著安卓系統的開發，二維碼已經有了一定的發展，但是將二維碼技術使用在檔案管理中的技術仍然不夠完善，這就要求檔案管理者在使用二維碼管理檔案中要注意以下幾點：

1.考慮到檔案的長期性，要注意二維碼檔案的存儲格式

對于檔案管理，它首先具有長期性的特點，有些檔案會伴隨人終身，二維碼技術的特點是一旦產生，不能更改，考慮到后續系統的開發和延續，在對二維碼檔案進行存取時，盡量采用統一的格式，這也是采用二維碼技術管理檔案的關鍵，如果格式不統一，容易造成文件的流失，這種結局是誰都不愿意看到的。

2.對于檔案管理，應制定相應的標準

我國對于二維碼技術應用在檔案管理的發展仍然存在一些不僅人意的地方，這是由于各大公司開發的二維碼檔案管理系統都不一樣，兼容性不好，這就造成了二維碼檔案管理系統比較混亂，人和單位、企業都是具有流動性的，這就造就了檔案也具有流動性，試想如果一個人的檔案從A單位流傳到B單位，兩個單位使用的檔案管理系統不兼容，他的二維碼檔案在A單位可以識別，但是在B單位就識別不出來，對人來說也是不負責的，單位無法對他的以往檔案進行調取，在人事任免和調動時都存在極大的不方便。這就要求我國對二維碼的檔案管理系統指定統一的標準，這樣大家制作的二維碼檔案都是統一的格式，不論是人才調動還是聘任新人，操作起來都非常方便。

3.完善目前的二維碼系統

雖然二維碼技術要相比一維碼技術有很大的優勢，但它仍然存在一些弊端，例如它的不可更改性，這就要求二維碼系統和現行的應用系統盡量可以融合，減少軟件和系統之間的不適應性。

4.做好加密處理

二維碼技術雖然相對于一維碼技術和紙質檔案的安全性能更好，但是它也存在容易被不法分子盜取的風險。作為檔案軟件的開發者，應該從加密方面入手，發揮二維碼技術的優勢。目前我國很多檔案管理公司已經推出了指紋識別的二維碼系統，還有一些公司已經開發了刷臉的二維碼系統 ，這些系統要相比原本的通過賬戶名和密碼登錄系統要穩定的多，也不會給不法分子盜用和竊取檔案的機會，對單位和個人的隱私提供了更好的保護。

5.提高檔案管理人員的素質

單位應該對檔案管理予以重視，聘任或者任命有二維碼技術的操作人員，對不稱職的人員進行免職。要加強對檔案人員的培訓，讓他們盡快掌握二維碼操作技術，還要聘任一些計算機人員對目前單位現有的檔案系統進行優化和完善。

6.做好紙質檔案到二維碼技術的過渡

目前我國一些偏遠地區，對于檔案管理仍然是停留在紙質檔案的階段，為了保證檔案的信息化，應該逐漸讓這些紙質檔案向著二維碼技術過渡，在對紙質檔案進行掃描時，要注意紙質檔案的保存和既往紙質檔案的銷毀，避免在檔案的過渡中造成檔案流失和被盜取。在對紙質檔案進行掃描時，要注意電子檔案的格式的統一性和目前所使用二維碼技術的適應性，這樣才能讓二維碼技術逐漸在全國范圍內普及，加快檔案的信息化建設。

7.在檔案管理系統中應用較為過硬的殺毒軟件

目前我國的檔案管理系統的安全性能讓人堪憂，檔案被竊取和被盜用的案例時有發生。檔案管理者必須在檔案系統內運用較為過硬的殺毒軟件，才能讓檔案變得更為安全，保護個人和企業的隱私。

六、結語

綜上所述，二維碼技術是一種新興技術，它逐漸被使用在檔案管理中，它雖然存在很多優勢，但是檔案管理者只有了解他的優點和缺點，掌握住二維碼檔案系統的操作要點，揚長避短，才能讓二維碼檔案系統逐漸在我國得到普及，才能推動全國范圍內的檔案信息化管理。

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作者簡介：吳灼之（1977-），女，福建省寧德市屏南縣人，大學本科，寧德市屏南縣行政服務中心檔案管理館員，中級職稱，在辦公室文檔收集、整理、歸檔方面有著豐富的理論知識和實踐經驗。