信息化背景下事業單位檔案管理工作創新探討

摘 要：在信息化時代，信息技術滲透到了生活的方方面面，對于事業單位來說，檔案管理工作的信息化將對其工作效率的提高具有重要的作用。相對于傳統的檔案管理，信息化的檔案管理不僅節約了檔案管理的時間，還減少了人力成本。同時，在信息化的背景下檔案管理工作同樣有其不足之處。本文通過分析信息化背景對于事業單位檔案管理工作開展的意義，探究了信息化背景下事業單位檔案管理工作的問題，從而提出相應的創新思路，希望為進一步完善事業單位的檔案管理工作提供參考意見。

關鍵詞：信息化;事業單位;檔案管理工作;創新思路

一、信息化背景對于事業單位檔案管理工作開展的意義

隨著時代的飛速發展，事業單位逐漸將工作的重點轉向檔案管理工作中。做好檔案管理工作，一方面能夠為事業單位的發展取得良好的效益，另一方面可以協調事業單位的多項工作，從而保證工作開展的有條不紊。

隨著信息技術的發展，在信息化背景之下，事業單位的檔案工作也有了新的進展。首先，信息化背景之下為檔案資料的完整性提供了保障。相對于傳統方式的檔案管理，信息化的檔案管理將所有的信息資料進行統一記錄，并且有相關的管理軟件進行留存以及備份，防止信息的丟失，保證了信息的完整性。其次，信息化技術提高了事業單位檔案管理工作的效率。從檔案管理工作的本質來看，其大多是簡單而重復的工作，但同時信息量也較大，操作較為繁瑣。因此傳統的人工操作方式一方面浪費較多的時間，另一方面出錯率也更高。在信息時代，利用機器進行簡單重復性工作的處理，顯然更加高效以及準確，不僅減少了人工成本，還提高了檔案管理的水平。再者，信息化還能有效地加強檔案信息的利用以及交流。在傳統的檔案管理中，事業單位的檔案僅供自身使用，并且由于紙質檔案的局限性，導致檔案的查閱以及搜索受到時間以及空間的限制，以此阻礙了檔案信息的再利用。但是信息化的背景下能夠較好地解決這一問題，檔案信息得到了統一的管理，一方面能夠幫助多數人同時簡單快捷的查閱，另一方面能夠使得檔案資源得到交流與共享。

總而言之，信息化對于事業單位的檔案管理工作有極大的意義。但同時由于信息化檔案管理尚處于初期，還存在一些問題需要解決，因此需要為事業單位的信息化管理尋找到符合實際的創新思路。

二、事業單位檔案管理工作的現存問題

1.信息化意識較為薄弱

雖然我國全民的信息化水平較高，但是對于事業單位來說，要實現全面的信息化，還面臨著諸多問題。比如，設備成本問題、信息化理念沒有深入人心等問題。其中，事業單位內部整體信息化意識較為薄弱是事業單位中阻礙檔案管理信息化的關鍵之一。由于因循守舊等影響，導致很多事業單位還采用傳統的人工紙質形式。除此之外，一些事業單位雖然已經開始利用信息化手段進行檔案管理工作，但仍然流于形式，缺乏主動的意識。由于信息化意識的薄弱，導致事業單位檔案管理工作還沒有跟上時代的變化，滿足時代的需求，從而使其效率沒有得到提升。

2.檔案管理人員專業素質有待提高

在信息化時代，若要實現檔案管理的信息化，就需要有專業人才進行操作。但是從事業單位的人才現狀來看，其檔案管理人員的專業素質并沒有達到要求。網絡時代的檔案管理人員，一方面需要具備專業的檔案管理知識，另一方面還需要具備一定的網絡技術，并且能夠熟練操作計算機設備。然而，由于對人員要求過高，在實際工作中缺乏相關的專業人才，從而出現檔案管理過程中信息丟失的情況。此外，由于檔案管理人員信息化操作的水平較低，導致采用信息化之后的效率不高反而更低?？偠灾?，檔案管理人員專業素質的低下，導致了檔案管理工作的信息化優勢尚未體現。

3.電子檔案的安全隱患高

在信息化的背景之下，檔案管理的對象由傳統的紙質檔案變為了電子檔案。一方面電子檔案存在易于存儲和利用空間更大的優勢，但是另一方面電子檔案也導致信息存在一定的泄露問題，其安全隱患較高。與此同時，很多事業單位雖然采用了信息化的手段進行檔案管理工作，但是較為重視檔案的收集和整理工作，而沒有考慮其保密工作，比如說電子檔案利用的過程中存在人為泄密問題等，從而使得其安全系數較低。電子檔案的安全隱患，是推進事業單位檔案管理信息化的最大障礙之一，對于一系列關系到電子檔案涉密的問題，都需要事業單位進行相關排查，從而采取相應的防范措施。

三、信息化背景下事業單位檔案管理工作的創新思路

雖然信息化背景之下引發了事業單位檔案管理工作的一些問題，但對于事業單位來說，一方面需要積極應對并且及時避免，另一方面還需要對檔案管理工作有更多的創新思路。

1.創新信息化管理理念

事業單位若想要創新檔案管理工作，逐步實現檔案管理的信息化，其中重要的一點是創新信息化的管理理念，從思想意識上實現傳統檔案管理形式向信息化檔案管理的轉變。尤其對于事業單位的相關領導來說，一方面需要對信息技術有一定的認可，認識到信息化能夠有效地提高檔案管理工作的效率，另一方面要對檔案管理信息化予以一定的投資，保證其需要的硬件設備，通過加大對新型檔案管理系統的引進以及數據庫的開發力度，逐步實現檔案管理工作的信息化。

2.健全檔案管理信息系統

對于事業單位來說，非盈利和服務性質決定了其檔案管理工作對未來的發展具有重要的作用。因此，健全檔案管理信息系統對推動其信息化發展有著重要的作用。首先，需要優化檔案管理的流程并且進行持續性的改進，以此保證符合事業單位本身的發展需要。其次，需要開發管理信息系統的軟件功能，從而確保其實施過程中發揮出最大的價值。最后，是建立健全有效地內部制度，這一步驟的實施是為檔案管理工作的信息化提供應有的保障。

3.培養復合型檔案管理人才

檔案管理人員的專業素質是檔案管理工作順利進行的關鍵，由于信息化背景下對檔案管理人員有著更高的要求，因此需要加大復合型檔案管理人才的培養力度，從而推動檔案管理的信息化發展。對于事業單位來說，一方面需要加大對人才的培養力度，比如，定期開展培訓會等，以提高管理人員的業務水平，從而提高檔案管理的效率。另一方面事業單位還需要開展相關的技術培訓，從而幫助檔案管理人員熟練掌握操作信息化設備的能力，在進行培訓之后，還需要對相關人員進行考核，從而驗證學習的效果。此外，還可以將考核的成績計入相關人員的績效體系中，一方面督促檔案管理人員不斷完善自身素質，另一方面在單位內部建立起良性競爭形態。

4.電子檔案涉密問題的防范措施

電子檔案信息安全水平對于檔案管理的信息化來說尤為重要，其關系到檔案管理的信息化工作能否可持續發展。針對上文所說的電子檔案涉密等問題，事業單位可以通過采取以下措施進行相應的防控。首先，加大對相關人員的教育學習力度。一方面定期對工作人員進行思想教育和業務培訓，提高自身素質及依法履職的能力，要求嚴格按照法律、法規做好檔案管理工作，防范出現廉政風險。另一方面還需要加強監督人員的能力，能夠及時發現問題，并且向上反映。其次，管理人員要定期對電子檔案利用情況進行抽查，一旦發現可能存在的問題，立刻約談有疑點人員，如明確人員發生瀆職行為，嚴格按照制度規定進行處理。再者，在事業單位內部加強對電子檔案利用涉密問題的嚴重性進行宣傳，以此杜絕部分人員存在投機心理。

四、結語

總之，隨著信息化水平的不斷提高，社會的正常運行離不開信息化的推動。對于事業單位來說，其檔案管理工作也需要進行相應的創新，從而不斷與時代接軌，推動檔案管理工作的信息化就是必要途徑之一。信息化背景下，事業單位的檔案管理工作效率能夠得到有效地提高，從而為事業單位更好地履行工作職能奠定了基礎。

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作者簡介：陳嵩（1982-），男，中山，中山市自然資源檔案館，中山，528400，漢，中級（檔案館員）本科，檔案管理。