子集團架構下檔案管理模式的研究

摘 要：隨著現代企業集團的發展，子集團承上啟下的戰略性地位越發凸顯，本文從實踐出發，探索子集團構架下的檔案管理模式，研究了子集團與母集團在檔案管理方面的異同點，提出了子集團架構下檔案管理模式的構建方法。

關鍵詞：子集團;檔案管理

現代很多大型企業都走上了集團化管理的道路，甚至普遍形成 “母-子-孫”三層級的組織架構。子集團的建立打破了企業單一的組織結構形式，集團公司和所屬成員都是獨立的法人，這就使得子集團公司檔案管理部門由原來進行單個企業的檔案管理，轉為一個具有一定檔案行政管理職能的部門，進行多法人企業的檔案管理。在這種情況下，就要求檔案管理部門理清子集團構架下的管理要求、相關制度、基礎設施等建設需求，積極探索，建立符合新要求的檔案管理模式。

一、子集團架構下檔案管理工作的現狀

目前來看，對子集團構架下的檔案管理研究較少，在使用“子集團”和“檔案”組合， 在CNKI中檢索僅能找到一篇文章，且內容相關性不大。子集團架構下檔案管理與集團化檔案管理并無本質區別，差異不大，很多企業可以照搬，甚至很多企業的子集團就是原來的大型分公司，在這種情況下，似乎沒有必要單獨研究子集團架構下的檔案管理工作。

但是在實踐中發現，子集團的特殊地位和特殊體量又與母集團公司存在相當的差距，管理難度和細化程度也有所差距，從這一角度出發，結合子集團建設實際，進行了一定的探索研究，對實踐工作仍有一定的指導意義。

二、子集團架構下檔案管理工作的特點

1.組織結構復雜，檔案整合管理難度加大。由于子集團公司擁有或準備建立一定數量的成員單位，這些單位都是獨立法人主體，具備獨立的法律地位，獨立核算、自負盈虧，使其在機構設置、人員任命上都有獨立自主權，可以獨立進行檔案管理。但同時，成員單位往往又因產權聯系而與子集團總部有實質上的控制和被控制關系，子集團對其檔案管理工作負有監督職責，子集團建設中也需要將成員單位的檔案管理統一考慮。如何整合，將是檔案管理工作的大難題。

2.子集團及其成員單位的歸檔范圍不一致，軟硬件配置不一致，生產經營管理內容也有不同，由此產生的歸檔范圍、歸檔重點等均不一樣，給子集團檔案工作的統籌管理帶來問題，管理難度大大提升。

3.集團及其成員單位辦公地點分散，檔案管理人員分散。物理的隔離給檔案的統一管理和利用帶來了很大的不便，阻礙了檔案信息資源在子集團內部的有效交流。

三、與母集團檔案管理工作上存在的不同

子集團構架下檔案管理工作有其自身的特點，特別是跟集團化運營模式下的檔案管理工作相比，子集團架構下的檔案管理工作有以下不同之處：

1.集團公司的檔案種類繁多，內容豐富，檔案來源多樣，甚至是跨地區、跨行業、跨部門分布，檔案整體數量多，種類大大豐富。

相比之下，子集團的檔案類型普遍暫時不多，但未來發展潛力大，變動大，檔案管理工作的設置既要適應當前的管理現狀，又要為未來發展留夠余地。特別是子集團內未來新增企業多，要加強對新增企業的檔案管理控制。

2.管理架構上存在很大的不同，子集團檔案管理工作的復雜性相對降低。母集團各分、子企業往往分布于不同地區，甚至所有制、經營主業與性質都有不同，各分、子企業自身狀況的不同都使得其檔案管理工作處于不同的水平，檔案管理方式和標準存在很大的差異，很多集團公司往往采取多層次的管理方式，分級、分層進行管理。

子集團的范圍相對有限，分布地區、所有制情況相對單純，可以采取更加有效的檔案管理措施。子集團往往以一個或數個實體組建，分別有不同的管理難題：以一個實體為主擴建，檔案管理易掉入換湯不換藥的陷阱，檔案管理工作名義上是集團化架構下的運行模式，實際依然是以前的老一套。以多個實體合并組建，幾個原來平級的機構如何有效整合也是大難題，這跟集團公司整合下屬各分、子公司的檔案管理機構有很大的不同。

3.接受的檢查監督指導不同。集團公司的工作往往是接受國家檔案行政管理機構的監督指導，遵循國家和檔案行業標準，對內還要擔負起整個集團的標準制定、推廣、檢查、監督、指導等工作。

子集團的檔案工作，除了要遵循國家和行業標準外，還要遵循母集團的相應標準，同時要結合自身的實際情況制定詳細標準，主要接受母集團的檔案檢查監督指導。同時擔負起下屬公司的檔案指導工作，承上啟下，工作更細化一些。

4.子集團本身檔案工作水平不一。集團總部檔案工作一般較得領導重視，明確分管領導，設置管理機構、配備專職人員、有統一的管理制度、獨立的檔案庫房、齊全的各類設施，檔案納入集團信息化管理，納入個人和部門的考核體系，為集團化管理創造了有利的條件。而子集團并不一定有如此良好的檔案管理基礎，人員配備、組織機構、硬件資源等均需大力提升才能滿足集團化運行的需求。

四、現有集團化架構下檔案管理的基本模式

各個集團檔案管理模式有自己的特點，方式多種多樣，但如果從本質上探尋，可以說是在集中管理與分散管理中不斷找平衡點。

1.集中管理模式。主要表現為集團公司總部將下屬各個企業的檔案管理權限收歸總部檔案管理機構，各類檔案進行集中管理，在總部建立起完備的檔案管理機制，設立專門的管理機構，配備專業的檔案管理人員，進行全集團的檔案管理。這種管理模式運行相對簡單，對下屬各企業的管控力度強，檔案管理工作標準化、規范化在全集團內推行較為容易，檔案管理專業水平高。但也有明顯的弱點，對較大規模、地理位置較為分散的集團公司而言，建立成本過高，管理不夠靈活，同時一定程度上限制了各下屬企業的自主發展與創新能力。

2.分散管理模式。這類管理方式一般存在于規模較大、地位位置較為分散、下屬企業實力較強的集團公司中。其下屬企業實力強大，擁有獨立的法人地位和法人資格，是整個集團公司在某方向、某區域的支撐。下屬企業有足夠的資源在自己內部建立自己的檔案管理部門，在長期的經營管理中形成自己的管理方式，集團公司總部檔案管理機構更多是作為行政管理的存在，給下屬各企業提供標準、監督檢查等工作。這種管理模式下，各下屬企業的主動性強，管理靈活，檔案工作與企業業務結合緊密。但對整個集團而言，各企業之間的檔案資源難以有效整合發揮合力，無法發揮企業集團的整體優勢。如果集團總部管理不到位，標準、系統不統一，甚至有可能在內部成員之間形成信息孤島，無法充分共享信息資源。

3.子集團架構下遵循的管理模式。因子集團本身的特點所致，往往更偏向于集中管理。目前很多子集團的檔案管理機構都是以原來核心企業的檔案管理機構為基礎，以統一的領導、統一的標準來指導建設下屬企業的檔案工作。一方面檔案管理機構作為行政管理部門，履行子集團檔案工作的管控職能，加強監督指導，制定統一的檔案管理制度和統一的標準，下屬各企業再根據實際情況制定自身的管理細則。同時，檔案管理機構還要承擔大量的檔案服務工作，在子集團運行初期，下屬各企業實力較弱，一般無法配全檔案管理機構和相關的軟硬件資源，子集團總部還需要為下屬企業提供檔案托管等類似服務。

五、如何構建子集團架構下的檔案管理模式

1.規劃先行，結合子集團的建設需求，制定檔案發展規劃。檔案規劃是檔案工作提升的前提，通過規劃編制未來檔案發展的藍圖，明確建設方向，凝聚人心，爭取資源投入。檔案管理模式的構建不是單獨的一項工作，應是整個檔案發展規劃的重要組成部分，應該跟其他檔案工作協調推進。同時，檔案規劃一旦被子集團認可，就能獲得子集團相應的資源投入，可以大大促進檔案管理工作的提升。

2.轉變工作模式，進行管理制度的梳理。與企業質量管控制度、考核制度融合，從服務為主轉變到管理、服務并重，檔案管理工作的站位進一步提升，從服務單個實體轉變為服務多個實體，充分發揮檔案的管理職能。規范檔案管理業務流程，實現工作的標準化、制度化，可有效管控工作質量，減少工作流程中的扯皮現象

3.構建檔案人員網絡體系，加強檔案專業人才隊伍建設。加強檔案管理專業人才隊伍建設，不斷提高檔案管理的專業化水平。集團化后，檔案管理涉及行業進一步增加，對檔案人員的要求進一步提升，除檔案專業知識和工作技能，還要對子集團下屬各企業的生產經營工作都要有一定的了解。

同時，建立健全檔案工作人員體系網絡，形成子集團總部專業檔案人員與下屬企業兼職檔案人員配合的管理體系，總部檔案管理人員與下屬企業的兼職檔案人員保持密切聯系，及時溝通交流檔案工作概況，加強監督、培訓、指導，保證整個子集團檔案工作的統一規范。

4.堅持統一領導，分級管理的原則，同時根據子集團業務發展情況，及時靈活調整集中與分散的把控度。子集團作為一個集體，下屬各企業的發展離不開總部的把控與統一領導。由總部進行統一領導，統籌發展各下屬企業的檔案管理工作。在遵循子集團統籌規劃的前提下，因各下屬企業的經營范圍、產權等不同，不宜強行要求管理體制的統一，各下屬企業可根據自身的實際情況選擇不同的檔案管理具體模式。

六、結語

總體而言，子集團架構下檔案管理模式的構建應遵循從實際出發的原則，以適應子集團發展的需要為準繩，根據企業的運行方式和發展方向，在基本的檔案管理模式上，創造符合子集團長遠發展的科學方式。

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作者簡介：周燾，男（1987-）現任單位：中國電子科技集團公司第二十研究所，工程師，研究方向：檔案綜合管理，數字檔案館建設。