高速公路建設項目檔案管理系統建設研究

劉娟

摘要：隨著信息化技術的飛速發展，高速公路建設的信息化程度也在逐步加深，加強高速建設項目檔案信息化工作，對提高項目管理的科學性、高效性至關重要。本文結合高速公路建設項目的特點，就其電子檔案管理系統建設的原則、目的、實施流程等進行了研究。

關鍵詞：高速公路;電子檔案;檔案管理系統

隨著信息技術的發展，高速公路建設中越來越多的運用各種軟件輔助工程建設，隨之產生了大量的電子文件，因此，建設高速公路建設項目檔案管理系統，妥善管理越來越多的電子檔案已是必然趨勢。但目前高速公路建設中對電子檔案管理系統的建設進展緩慢，有些單位雖然開展了信息化建設，但對項目電子檔案的完整、準確、安全、有效等方面的管理上依然缺乏成熟、有效的手段。隨著信息技術的快速發展，以及國家在電子檔案管理上的發展與創新，急需開展高速公路建設項目檔案信息系統建設，完善其電子檔案的管理。

一、高速公路電子檔案管理現狀

高速公路檔案是高速公路在籌備、立項、施工、驗收等過程中形成的有保存價值的文字、圖表、音視頻等歷史記錄。高速公路建設項目檔案具有多部門管理、檔案類別多、利用頻率高的特點。由于其涉及專業多、形成體量大、保存時間長，建立一套有針對性的電子檔案管理系統，將對高速公路建設項目的運營管理、資源開發等產生積極的效果。2016年，國家檔案局出臺《建設項目電子文件歸檔及建設項目檔案管理暫行辦法》，為建設項目檔案管理提供了依據。《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》也指出要完善交通等行業電子檔案的歸檔標準建設，有條件的單位要開展檔案單套制的試點。目前，國家檔案局已在全國開展建設項目電子檔案管理試點工作，并逐步增加試點數量，取得了一定成果，為提高建設項目電子檔案管理質量起到了積極作用。

二、高速公路建設項目電子檔案管理系統實施原則

高速公路建設項目檔案管理系統主要是對高速公路建設中產生的電子文件進行采集、管理、利用和存儲的信息管理系統。建設時要遵循標準化原則、適用性原則、全過程原則、安全性原則和系統性原則。

1.標準化原則。高速公路檔案管理系統的建設首先要遵守《建設項目電子文件歸檔及建設項目檔案管理暫行辦法》相關要求，系統設計應以國家標準《電子文件管理系統通用功能要求》（GB/T 29194）為指導，以《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T18894）、《版式電子文件長期長期保存格式需求》（DA/T 47）、《電子檔案移交與接收辦法》等為具體的操作指南。

2.適用性原則。高速公路建設單位要結合自身人員、資金等因素，合理開展系統建設。要評估系統建設的預期，且不可有一蹴而就的想法，要確保系統關鍵功能如歸檔、鑒定、檢索、利用、統計、編研等能夠在首次建設中實現。建設伊始，應保障在線歸檔、批量數據傳輸、元數據自動采集等可以通過信息化手段實現的功能盡快實現，減少人工操作，實現一定程度的自動化。否則，建設完畢后用戶體驗不到系統的便捷與優勢，容易導致系統用戶數量減少，無法根據用戶反饋對系統進行完善，進而導致系統逐漸被廢棄。在完善基礎功能建設的基礎上，要進一步開發系統的檢索、利用能力，以便形成良性循環，進一步提升用戶體驗，為其他功能的實現開好頭、鋪好路。

3.全過程原則。全過程原則要求電子檔案管理系統能夠記錄從項目籌備、招投標、施工、驗收等各環節的資料，與傳統的項目檔案在項目通過竣工驗收移交到檔案部門后才開始進入檔案實體管理不同，全過程管理使得檔案管理提前到項目部各部門、各參建單位的文件形成階段。而且還需要系統自動記錄資料在編輯、流轉過程中產生的元數據信息，如施工資料的創建、編輯、審批、流轉、保存、格式轉換、價值鑒定、利用、統計等操作均應留有記錄。

4.安全性原則。首先，要合理分配用戶權限。電子檔案不同于傳統紙質文件，由于其具有存儲體積小、容量大、對存儲介質依賴度高等特性，使得重視電子檔案安全性非常重要。高速公路建設時安全因素影響更甚，由于施工場所均在野外，辦公環境非常簡陋，受自然或人為不安全因素影響的概率較大，因此，高速公路建設項目檔案管理系統在安全性方面應特別給予重視。為確保項目電子檔案的安全，系統需要對用戶進行嚴格的授權，使不同用戶具有不同的訪問權限，如有些用戶可以直接查閱全文，有些則只能查閱條目信息，在經過授權后方可進行全文查閱或者打印、下載。作為檔案管理員，則應具有對系統進行審計、更改元數據等權力。系統應該以最小授權為原則，制定詳盡的角色授權方案，以便控制相應的使用權限。

其次，系統應具備數據容災備份功能，當遇到人為或自然災害時能夠及時恢復數據。目前一般采用近線備份、遠程異地備份和離線備份的方法開展災備工作。在確定備份套數后，還應明確備份策略，是全覆蓋備份，還是增量備份，是即時備份還是定時備份，均應根據實際情況在工程開工前制定出完善的方案。

再次，系統應具有數據導出、遷移功能。由于電子文件格式會不斷的變化，為確保電子檔案能夠長期可讀，需要系統支持電子檔案遷移。同時，遷移技術需采用標準的算法，或采用技術領域普遍認可的遷移技術，且數據遷移可通過計算機自動進行，以提高遷移的效率。最后，系統應具備較好的兼容性。高速公路建設項目檔案一般會采用CAD制圖，目前有些項目甚至采用BIM技術，所產生的電子檔案格式并非常見的存儲格式，為確保所存檔案的可識別性，需通過格式轉換或者連同軟件一并保存等方式對電子檔案進行處理。有時為防止電子檔案出現人工無法識讀的情況，還可以將一些不常見格式文件轉化為常用格式或者轉存為標準的開放格式。

5.系統性原則。建設項目電子檔案管理系統并非簡單開發一個軟件，還要確保能夠同建設施工單位的其他業務系統相連接，而且在職責、制度建設上同步跟進。因此開展檔案管理系統建設必須要進行系統的、全方位的管理準備，比如，前期調研、制度制定、項目變更管理、各部門需求調研等工作。

三、系統設計目標

系統應根據高速公路項目建設的實際情況，在摸清各部門、單位的工作流程、信息化需求的基礎上，明確建設預期目標，并以確定的目標為指引開展工作。一般而言，高速公路建設項目檔案管理系統建設至少應明確以下四個目標：一是要滿足公路建設電子文件及電子檔案管理領域的相關標準要求。系統要嚴格遵守相關的國家、行業、地方標準和規范要求，并實現電子檔案和紙質檔案的同步管理，在文件的管理、處置上也要統一要求。二是要靈活可靠。既能夠對電子文件進行全程動態管理，保證其原始性、真實性，還要有完善的安全保障策略，精細的用戶授權，對于用戶的刪除、更改等敏感操作不但能夠記入系統日志，還要可追溯，在實現電子檔案管理自動化的同時保障使用的安全性。三是要具備高適用性。建成的系統能夠提供可視化的業務流程定義工具，根據項目的實際情況自定義電子文件流轉的過程，以便滿足項目建設實際需要，并隨著項目的實際進展進行二次開發，以便滿足用戶特定的應用場景。四是兼容性和用戶體驗良好。良好的兼容性和用戶體驗是確保系統持續健康運轉的前提條件，因此開發的系統應能夠支持與各種業務系統及軟件，如財務系統、招投標系統、項目管理系統、BIM、資料管理系統等的高度融合，實現無縫銜接，并提供友好、學習成本低的交互界面。

四、系統實施

系統實施主要包括系統規劃、開發、實施、維護和更新等內容，且各階段之間有一定的重合和關聯。

1.系統規劃。在系統規劃階段，要從項目整體進行統籌安排，充分做好準備，編制可行性研究報告時要從項目的必要性、可行性、成本、風險等方面進行調研，確定系統是否有充裕的資金、專業的信息化工作人員以及專職的檔案人員，并初步確定項目周期，以及在此周期內的需求實現程度。在此基礎上制定項目實施計劃，合理調配人員、物資。

2.系統開發。系統開發階段需要在前期可行性研究的基礎上開發出一套適合高速公路建設項目檔案管理的信息系統。針對高速公路建設周期長、涉及部門多、專業多、人員分散等特點，要選擇合適的方法和工具進行分析，明確項目電子檔案產生、管理和利用的需求，并分析本單位既有的制度規范，如歸檔范圍和保管期限表，結合國家檔案局頒布的《建設項目電子文件歸檔及電子檔案管理暫行辦法》的要求，制定高速公路建設項目電子檔案的分類方案、保管期限及鑒定處置表、元數據策略、檔案利用、備份、著錄等必備的管理規定。系統開發商根據制定的相關規章制度，定義系統的業務流程、物理結構和邏輯結構。在系統開發過程中，由于不同的高速公路企業對檔案信息化要求也不盡相同，這就需要結合具體情況選擇適宜的管理系統。需要企業綜合考慮軟件開發商的技術團隊開發能力、開發經驗，在已有基礎上更新或開發的難易程度，所建系統個性化水平，安全保密策略實施的難易程度等因素，并結合項目建設周期、可投入的資金量等因素選擇外包開發或定制開發。一般而言，在成本投入上，自行開發、外包開發和直接購買現成軟件的成本依次下降。

3.系統實施。系統實施過程中主要工作是進行系統配置，根據已有的分類方案、保管期限表、元數據策略、角色權限劃分、系統角色定義等對系統進行配置，方便用戶使用。系統通過廠商、用戶的各種功能、系統和安全測試后，方可投入使用。在投入使用前，最好選擇第三方進行系統測試。為了保證系統的實施效果，可以在正式上線前選擇某個施工單位或某個標段作為試點開展試運行，取得預期效果后再正式運行。為確保系統使用效果，需對施工單位的資料員、監理單位的檔案人員、建設單位各部門分管檔案工作的人員進行培訓。如果之前已經有類似系統，還應做好項目檔案數據向新系統遷移的工作。

參考文獻：

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