基于用戶需求探討檔案資源的開發利用

王丹

摘要：本文以用戶需求為出發點，以建立個性化的檔案資源利用服務體系為落腳點，從交互作用角度對新時代檔案資源的開發利用進行探討分析。

關鍵詞：用戶需求;檔案資源;開發利用

物聯網、新媒體、云計算等新時代信息技術，給檔案資源的開發與利用提供了科學便捷的技術支持、創新性的開發利用方式以及數字化管理服務平臺，成為推動檔案管理工作信息化、檔案資源開發利用多元化的重要力量。用戶需求是信息資源開發建設與利用服務的指向標，根據用戶的學術、實際、普遍等利用需求指導檔案資源的開發建設，最大限度的滿足社會公眾對檔案信息資源和優質檔案服務的需求。

一、大數據背景下檔案資源的開發利用

大數據時代，檔案信息資源開發利用過程中存在數據化處理深度不夠、數字檔案收集渠道較窄、檔案數字化規模不大、數據關聯度不高、后續開發手段單一等問題。從海量大數據中篩選有價值信息進行存檔是檔案者面對的挑戰之一。傳統開發利用檔案資源的檔案工作已經無法滿足社會對檔案資源的需求，從受眾群體的檔案資源利用需求出發，建立檔案資源開發與利用的新格局，是現階段檔案資源開發利用面臨的另一挑戰。

1.檔案信息化建設的需求。高速發展的新時代互聯網、云計算等信息技術已廣泛應用于生產生活實踐，在檔案管理工作中檔案信息化建設的趨勢愈發明顯。一是大數據背景下，以紙質文書檔案為主的時代已經過去了，數字檔案已經成為主要的檔案管理資源。二是檔案收集整理方式的改變，在檔案載體、檔案的存儲、檔案資源的開發利用等方面，計算機技術逐步取代了手工加工。三是檔案資源共享，檔案事業的發展提出了檔案利用服務便捷化、普惠化的目標要求，基于用戶需求推進檔案信息化建設，有針對性地實現檔案資源開發利用的可獲取性和實用性。

2.檔案用戶服務的需求。隨著社會公眾檔案意識的提高，用戶對檔案資源開發利用的需求呈多元化發展趨勢，一是檔案用戶主體多元化，檔案用戶不僅局限于黨政、科研人員，而是表現出社會各階層公眾產生檔案需求。二是檔案內容需求多元化，用戶顯現出對科研、學籍、聲像等不同類型檔案的利用需求。三是服務利用方式的改變，首先，高速發展的互聯網時代，使得人們在檔案查詢利用上希望通過網絡即可獲得。其次，新媒體時代，用戶獲取信息地方式朝著多元化、個性化、便捷化方向轉變。

3.檔案管理理念轉變的需求。一是檔案信息資源的開發利用體現出多角度、不同層次的特點，人事、科研、基建等多方面的檔案資源在開發利用上具體要求不同，這要求檔案管理模式朝多元化轉變。二是信息化建設的推進使得檔案管理向智能自動化模式轉變，與傳統人工收集整理檔案資源的不同，檔案信息資源在儲存和傳遞上依賴電腦技術從而減少了人工工作，對檔案管理工作提出了現代化的要求。三是滿足人們日益增長的個性化服務需求以及對檔案資源高質高效利用的需求，完善檔案管理工作的服務機制，最終確保檔案資源開發利用以人為本并服務社會。

二、基于用戶需求探討檔案資源開發利用

檔案信息服務交互平臺在提供檔案信息服務方面具有提供連續且完整的檔案信息服務、提高檔案信息資源的利用率、有利于對用戶需求進行深度分析、滿足檔案用戶的個性化需要等優勢。

1. 優化檔案館藏，有效開發利用檔案資源。有效開發檔案資源，一方面在于豐富檔案資源建立海量數據庫，另一方面在于優化檔案資源結構提高檔案資源利用率。檔案資源的有效開發是由檔案館的性質和任務決定的，其一，館藏是檔案建設的基礎，其二，有限的保存空間和設備。

（1）建設大數據檔案信息庫。大數據檔案信息庫的建立，能有效實現檔案資源的合理開發與高效率利用。信息化時代利用掃描、攝影等手段實現檔案資源的數字化管理，檔案部門按照數字化加工掃描以及增量電子化思路，采用多種形式和不同渠道開發利用檔案信息資源，將文書、聲像等電子檔案資源的收集、分類整理以及存儲利用等工作程序高度融合，提高了檔案管理工作效率的同時，有效的實現了檔案資源的高度共享。

（2）整合檔案資源管理系統與辦公自動化系統。現階段，檔案管理系統與辦公自動化即OA（Office Automation）系統的整合是實現電子文件歸檔的重要方式，應用OA系統流轉傳閱電子公文能有效提高管理工作效率，有利于實現文檔一體化管理、豐富檔案信息資源以及提高檔案管理部門的工作職能。檔案管理系統與OA系統無縫對接，將電子文檔數據通過接口程序移植到檔案管理系統，不僅能優化人力、物力、財力等資源配置，而且能有效避免檔案收集不完整的問題。

（3）結合用戶檔案利用數據進行查檔需求預測。可通過精準數據分析檔案利用者的顯性需求和隱性需求，建立用戶體驗信息記錄，對難以查到的檔案、整理不完整的檔案以及暫未歸檔的檔案進行記錄，重點收集整理利用率較高的檔案，有選擇性的開發檔案資源，建立起數量與質量科學合理的館藏結構，參考以往的檔案利用時間分布經驗，進行用戶需求預測，提前做好工作安排，根據用戶類型和檔案類型提供個性化的精準服務，能有效提高檔案利用服務質量。

2.加強宣傳工作，引導檔案資源開發利用。新媒體技術下的信息傳播凸顯用戶實時交流的獨有特點，與傳統單向傳播方式的不同，借助新媒體平臺擴寬檔案工作宣傳渠道，通過直接的評論或者轉發分享，表現出用戶更大的參與性以及對檔案工作的反饋作用。

（1） 加強檔案宣傳工作，散發檔案文化魅力。檔案是知識、信息、歷史文化的一種載體，其本身就是一種文化，檔案文化資源的開發與利用是檔案建設事業重要的一部分，通過建立檔案文化信息庫、編輯檔案史料、舉辦檔案展覽、借助網絡媒體等形式展現檔案文化魅力。運用微信、微博、移動客戶端等新型媒體從廣度和深度上強化檔案宣傳工作，以更多元的方式滿足社會公眾獲取信息的需求，打破時間與空間的局限性，用戶通過平臺實時關注、評論轉發檔案工作動態，極大的調動了社會公眾的參與性和交互性。

（2）學習利用者心理行為，指導檔案服務利用。檔案最終價值通過檔案利用者利用檔案體現，學習檔案利用者利用檔案的動機和利用檔案過程中的心理行為特點，直接或間接關系到檔案服務利用工作的質量。利用者查檔經驗的不足、利用者個性差異、利用者對檔案利用接待人員的依賴、查檔環境等都能影響到檔案利用者的心理行為活動。一方面簡化檔案利用手續、優化查檔環境、檔案利用接待者的微笑服務，另一方面通過學習利用者心理行為特點轉變工作作風等能有效提供檔案利用精準服務。

（3） 激發社會公眾意識，增強檔案資源開發利用率。調動社會公眾對檔案資源的開發與利用的積極性，其一，發布對用戶生產生活有價值的信息，加深社會公眾對檔案本身、查檔利用辦事流程、檔案規章制度、檔案文化等方面的了解程度，使用戶對檔案資源產生興趣。其二，激發社會公眾對管檔、查檔的檔案意識，依托新媒體技術交互性平臺，采集社會公眾對檔案資源開發與利用方面的建議與意見，指導檔案信息資源的特色管理服務工作。

3 .提高用戶交互，實現檔案資源開發利用。轉變檔案資源開發利用的理念和工作作風，有選擇的融合新媒體系統，利用在線服務平臺加強與檔案利用注冊用戶的交流互動，全面了解檔案利用者的檔案資源需求，對檔案信息資源的開發利用起重要作用。

（1） 構建服務平臺，推進檔案信息化建設。當前，利用微信公眾號、OA系統、醫療信息平臺等應用交互性平臺提供信息服務得到了大眾的認可。構建用戶體驗滿意度高的檔案數字化服務平臺，遠程利用者通過交互性在線服務平臺申請查閱檔案，使查檔者不受時間和地點限制滿足用檔需求，進而提高了檔案信息資源的利用率。同時，在線服務系統將記錄所有檔案利用需求者在利用檔案過程中的全部信息，通過深入分析這些數據能對檔案資源開發利用的管理工作提供建設性依據。

（2） 融合媒體系統，實現檔案資源開發利用。社交媒體的高度發展，為檔案事業資源開發利用帶來了新的思路和發展機遇，社交媒體承載的信息量大、獲取信息便捷簡單。慕課平臺的優秀教學視頻，學生參加活動獲得獎勵的新聞報道等信息資源，成為開發利用檔案資源的特色工作方式。檔案單位可建立自己的微信公眾號，充分發揮微信公眾號媒體平臺的咨詢功能、信息推送功能、檔案檢索功能、預約查詢功能等優勢。將社交媒體平臺打造成檔案單位與用戶之間的交互媒介，滿足用戶的經濟性、高效性、愉悅性等心理需求。同時，分析用戶需求以及用戶反饋的建議，填補檔案資源開發利用的缺口。

（3）轉變工作作風，培養復合型檔案人才。線上線下開展檔案資源開發與服務利用工作，對用戶而言無疑提供了極大的便利，但對檔案工作者而言，工作復雜性增強，時間線延長，提高了既要熟悉檔案管理業務又要掌握計算機信息技術的專業性要求，檔案工作人員在線與用戶溝通互動時，提倡誠信廉潔、微笑文明的工作作風，搭建起與檔案利用用戶之間的溝通橋梁，為用戶提供個性化的檔案服務。

三、關于身份識別以及信息安全的思考

從用戶需求出發，建立社交媒體交互平臺開展檔案資源開發利用服務工作，一方面需要解決身份識別的問題，另一方面需要謹慎對待信息安全問題。一是可以進行“人證合一”的身份認證，對查檔者本人進行身份證認證識別、人臉拍照識別、以及檔案數據信息比對識別等核對認證，確保查檔者是本人。二是從軟件、硬件等方面構建系統安全防護與風險抵御，同時加密并備份數據庫信息，確保檔案數據信息的安全。三是強化安全管理機制，提高檔案工作人員的安全意識，從物防、人防、技防等角度構建實體物理安全、系統運行安全以及數據信息安全的防御體系。

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