淺談當前勞動人事爭議仲裁檔案管理工作存在的問題及對策

陳春梅

摘要：隨著時代的進步以及社會主義市場經濟的不斷繁榮發展，我國各行各業擁有了更廣闊的發展前景以及更多的發展機遇。但與此同時也帶來了眾多的勞動人事糾紛。勞動人事爭議案件的增多對檔案管理工作提出了更高的要求。為此，檔案管理工作者需要不斷優化管理手段，提升管理效益，以克服現階段所面臨的種種挑戰。

關鍵詞：勞動人事爭議;勞動仲裁;檔案管理

雖然我國的勞動保護法以及相關的勞動務工法律在逐漸完善，但現階段的勞動人事糾紛仍然在不斷地產生，這對員工個人以及相關企業都帶來了不良的影響。而這也意味著各個仲裁機構的檔案管理人員必須根據單位發展以及社會變革的實際情況來不斷調整以及創新自己的工作方式，以此妥善解決各類勞動糾紛。

一、勞動人事爭議仲裁檔案的概念與作用

勞動人事爭議仲裁檔案是勞動人事爭議仲裁機構在依法審理勞動人事爭議案件過程中形成的具有查考利用價值，并按規定立卷歸檔的各種文書、物證、聲像及其他各種載體材料[1]。

檔案能夠完整、全面、真實地記錄仲裁活動開展的整個過程，進而對審理爭議案件進行客觀的反映，促使第三方人士能夠依據這些檔案來準確了解案件審議的所有經過以及結果。而仲裁檔案主要有著以下幾個方面的價值：第一點，對勞動爭議案件的客觀記錄能夠使得監督單位了解事件發展的全貌，從而以公正的視角來對仲裁員進行監督，以確保其仲裁結果的準確性以及合理性。第二點，對于爭議案件的檔案歸納能夠使得相關人員有據可依，從而使得檔案管理更加標準化、規范化。第三點，案件檔案能夠為之后進行的仲裁工作提供參考，從而使得案件涉及人員能夠運用合理的法律手段來維護自身的合法權益，確保最終仲裁的公平與公正。

二、當前檔案管理工作開展的現狀

1.忽視檔案管理的重要性

大部分仲裁機構都忽視了仲裁管理檔案工作開展的重要價值，甚至于對管理工作存在一些錯誤認知。一些領導人員認為檔案管理僅僅就是整理、存儲或者調取檔案，而這些簡單工作隨便交由誰來處理都能夠有效完成。在這種觀念的影響下，大多數仲裁機構的仲裁檔案管理水準都無法達到理想的目標，進而在一定程度上對單位的未來發展產生阻礙。

2.管理人員素質較低

受人員編制數量的限制，各級勞動人事仲裁機構所配備的人員較少。而近年來勞動人事爭議案件數量的急劇上升使得仲裁機構人員的工作壓力更大，事務內容也越發龐雜。在職人員根本沒有多余的精力去進行檔案管理。在這種情況下，一些仲裁機構會調動外來人員管理檔案。然而他們往往缺乏專業的勞動律法知識，無法在第一時間根據檔案內容的類型來進行合理歸檔，以此降低了檔案管理的質量。

3.基礎設施欠缺

大部分機構都缺乏對于仲裁檔案管理重要性的基本認知，因此也并未撥出專門的款項來建設輔助檔案管理的基礎設施。許多單位直接把辦公室當成檔案室，隨意劃出一片空間來放置檔案。另一方面，仲裁機構根本沒有購置檔案管理所需要的各種工具。例如復印機、刻錄機、電腦、掃描儀等等。在信息化建設逐漸深入的今天，紙質文檔亟需進行電子化歸檔。設施的欠缺使得電子化檔案的工作完全無法推進，從而使得檔案的調動、整理、存儲以及應用越發困難。

4.制度不健全

大部分仲裁機構都并未制定出明確的檔案管理規章制度。這使得檔案管理工作只是流于形式，無法起到實質效用。加之監管不嚴，檔案管理越發低效。

三、推進高效檔案管理工作的具體策略

1.轉變傳統的思想觀念

推進高效的仲裁檔案管理工作的前提條件就是，必須正確認知到檔案管理的重要價值。相關人員必須通過多種渠道來加強宣傳，以使得仲裁機構的領導階層能夠對檔案管理引起重視。而從業人員則需要樹立起端正的職業態度，并樹立起極強的責任感。仲裁機構的各級領導必須由上而下地加強理論指引，使得全單位員工都深入了解檔案管理的作用。而管理者則需要在明確自身職責的基礎上形成服務意識，強化專業素養，以做到全心全意為人民服務，為民眾謀利益。

2.增加人員、提升素養

隨著勞動人事爭議案件的逐漸攀升，仲裁檔案管理工作的地位性也越發凸顯。檔案管理人員是保障管理工作順利開展的前提以及基礎。為此，各地仲裁機構需要增加人員編制數量。國家部門需要調配專業素質過硬、政治思想覺悟高、意志力堅定、責任感較強的業務人員進入仲裁機構開展工作。在檔案管理工作過程中，上級人員需要時刻關注他們的政治、思想以及社會生活，給予他們充分的關愛與幫助，從而構建起合理的激勵機制，以調動起員工的工作積極性與責任感，促使檔案管理人員順利完成任務。另一方面，對于在職人員必須定期開展專業培訓，比如借助網課讓檔案管理人員自主進行課程學習，或者邀請相關領域的專家進入單位進行專業授課，以提升員工的理論修養與實踐技術，促使員工掌握科學管理的原則和方法。全面的培訓能夠使得檔案管理工作者更加滿足新時期下的文件管理需求。

3.完善設施建設

為了保障仲裁檔案管理工作開展的有效性，各級仲裁機構需要設置專門的款項來完善其設施建設。為此，職能部門應積極協調將管理經費納入財政預算[2]。從而購置檔案管理所需要的刻錄機、掃描儀、電腦等等工具，并劃分出專門的檔案管理室，以做到規范存儲檔案。在資金的支持下，紙質檔案的信息化進程就能夠得到有效推進，從而提升管理工作的質量與效率。

4.健全制度

健全的制度構建能夠為仲裁檔案管理工作提供必要的法律依據。各個仲裁機構都需要依據自身的實際狀況來制定相應的仲裁檔案管理條款，并為檔案管理工作中的各個流程進行細致的規劃與明確的規定。例如：應該如何進行案卷整理，應該通過什么方式進行借調，采用哪一種保管措施等等。與此同時，上級部門必須履行監管職責，以定期派遣專人視調仲裁檔案管理開展的情況，及時發現管理人員存在的問題。做到有功必賞、有過必罰，維護制度的權威性。

四、結語

總而言之，各級仲裁機構都必須正確認知到仲裁檔案管理工作開展的重要價值，從而運用多種方式來提升管理人員的專業素養，加大檔案管理的工作力度，支持檔案管理的可持續發展，完善基礎設施與制度建設，最終為勞動人事爭議案件的有效處理奠定堅實的基礎。

參考文獻：

[1]童祥令.勞動人事爭議仲裁檔案管理工作的革新方式初探[J].辦公室業務，2019（10）：164.

[2]王艷平.做好勞動人事爭議仲裁檔案工作的措施與建議[J].蘭臺內外，2018（01）：74.