保險企業加強銷售人員檔案管理的思考

周理

摘要：人事檔案是個人過去經歷的詳細記錄，隨著保險企業的發展，保險銷售人員數量呈現大幅度增長態勢，流動性也大大加強，如何加強對保險銷售從業人員檔案的管理，是如今保險企業面臨的一大難題。對此，本文通過對保險銷售人員人事檔案管理現狀進行了分析，找出現存的問題，并提出相應的解決對策，以期對加強保險銷售人員檔案管理提供幫助。

關鍵詞：保險企業;銷售人員;檔案管理

1保險企業銷售人員檔案管理特點

1.1檔案來源的廣泛性

隨著保險行業的發展，社會大眾對保險認知的提升，促進了保險銷售市場的繁榮，導致大批人員涌入保險銷售行業。2015年8月，中國保監會下發了《關于保險中介人員管理有關問題的規定》，其內容包括取消保險銷售人員資質審核考試的規定，保險銷售從業人員的數量隨之出現了井噴式增長。據統計，僅2016年一年，中國人壽保險公司銷售業務員新增數量就達到了2015年的兩倍。而這些新增銷售人員不僅來自應、往屆畢業生，還包括社會失業群體、再就業群體等，導致其人事檔案的來源極為廣泛。

1.2內容的復雜性

保險銷售人員檔案內容的復雜性同樣與其來源的廣泛性密切相關。由于其中相當一部分人員并非來自應、往屆畢業生，還包括再就業群體、二次擇業群體、甚至三次擇業群體等，相比于應、往屆畢業生相對簡單的人事檔案，這些群體的人事檔案往往包含大量復雜的經歷內容。

1.3企業對檔案需求的多樣性

在21世紀，知識經濟成為了社會經濟的主流發展方向，作為知識管理的核心，人力資源管理，尤其是人事檔案管理為企業提供了大量可靠的信息。作為保險企業，無論在員工招聘、考核、管理等各方面或階段，都會利用其人事檔案中的大量信息。而由于企業希望達到的目的有所不同，也導致了對員工人事檔案需求的多樣性。

2保險企業銷售人員檔案管理問題

2.1資料歸檔不齊全

由于保險銷售人員檔案管理的特點，導致保險銷售人員的檔案存在大量的資料。這些資料在從上一家人事檔案管理機構轉入其現工作的保險企業時，由于種種原因，常常出現資料缺失、漏發等情況，在多次擇業群體中尤為嚴重。人事檔案資料的不齊全，導致保險銷售人員的個人信息出現斷點，既不利于企業對員工信息的收集與利用，也不利于員工自身的發展。

2.2管理缺乏規范化

早在1994年國家檔案局與員中國人民保險公司聯合制定的《中國人民保險公司檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》）中，就對包括銷售人員在內的保險行業從業人員的檔案管理提出了規范化的管理制度，然而，隨著時間的推移，保險銷售行業發生了較大的變化，其從業人員的人事檔案也具備了新的特性，而相應管理的規章制度卻仍大部分延續舊的版本，對當前的形勢并非完全適用，人需要大量的的推敲與思考。由于規章制度的問題，導致保險企業銷售人員的人事檔案管理沒有統一的標準，缺乏規范化管理。

2.3人事檔案管理人員專業素質較低

隨著社會經濟技術的發展，電子信息化、無紙化檔案管理已經成為目前我國保險行業中的新常態。中國人壽保險公司成立于1996年，而其前身原中國人民保險公司成立于1949年，企業內部存在大量年齡較高、文化程度較低的從業人員，在檔案管理方面也是如此。由于歷史原因，這些從業人員的專業素質較低，主要表現為對與電腦、移動電子設備等信息操作技術不熟悉，導致其專業水平無法與信息化檔案管理相適應，使檔案管理信息化、無紙化辦公進展緩慢，檔案管理存在漏洞

3加強保險企業銷售人員檔案管理的建議

3.1整理完善人事檔案歸檔

人事檔案作為員工個人信息的歷史記錄，保持其完整性是對員工個人情況最大程度的保存，能夠為保險企業管理層人力決策提供大量信息，以作出正確的決斷。因此，在人事檔案管理中，保持人事檔案資料的完整、齊全，是人事檔案管理的重點與要點。在保險銷售人員發生人事發生變動時，保險公司應當第一時間與商家或者下家完成對接，保證銷售員工的人事檔案資料及時、完整歸檔。

3.2制定完善的人事檔案管理機制

完善的制度是有效管理的先覺條件，只有擁有詳盡完善的管理機制，相關管理人員才能夠做到有據可依，對保險銷售人員人事檔案進行高效的管理。完善的人事檔案管理機制包括一系列詳細的制度條例，以及管理人員分工、獎懲機制等。保險企業應當依據企業內銷售人員人事檔案管理等現狀，及保險銷售從業人員未來一段時間的發展法相，在目前管理制度等基礎上進行優化，以解決由于員工比例、來源等變化引發的一系列問題。此外，還應當明確管理人員的分工，保證每崗有人。

3.3提升從業人員專業素養

從業人員的專業素養直接影響檔案管理的水平。作為改革創新的發起者與執行者，檔案管理人員是檔案管理創新與改革的主體，高素養的專業檔案管理人員團隊，不僅有利于創新的提出，也能夠保證檔案管理改革順利實施。因此，提升保險企業檔案管理專業人員的專業素養勢在必行。首先，在人才錄用時，需要對專業素養，尤其是信息技術進行考核，嚴格篩選。其次，在老員工中推行知識技術培訓，同樣進行考核，對現有員工制定詳細的晉級淘汰制度，優勝劣汰。最后，拓展培訓，聯系外派學習，提升業務水平。

綜上所述，隨著保險行業整體的發展，保險銷售行業迎來了新的春天，大量涌入的保險銷售人員對保險企業的員工人事檔案管理水平提出了嚴峻的考驗。如何在這種考驗中提升企業人事檔案管理水平，保證日常工作正常有序的進行，是每一個公司都應當積極思考的。本文立足于當前保險企業對其銷售人員的人事檔案的管理現狀，對如何進一步加強進行了探討，發現整理完善人事歸檔、制定完善的人事檔案管理機制、提升相關管理人員的專業素養，能夠幫助企業強化人事檔案管理。

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