高校檔案數字化進程中紙質檔案的保護工作

王敏芝

摘 要：近年來，隨著計算機相關技術的不斷發展，高校檔案管理逐步邁向數字化進程，電子檔案因其具備的界面簡潔、操作方便、便于更新的特點受到大家的喜愛，但是它并不能完全代替紙質檔案，好多高校館藏檔案資料的主體仍是紙質檔案，所以在推進高校檔案數字化進程中，我們絕不能忽視對傳統紙質檔案的管理和維護。本文從高校紙質檔案的重要性出發，分析了當前高校紙質檔案保護工作中存在的問題，并結合自身工作實踐，探討了紙質檔案保護的幾點看法。

關鍵詞：高校檔案;數字化;紙質檔案;保護

隨著數字化進程不斷加快，高校傳統紙質檔案管理面臨巨大挑戰。實現高校檔案數字化已經成為高校的一大發展戰略。這是高校檔案發展的現實需要，不僅能夠保護紙質檔案原件，而且能夠提高高校信息服務水平，提高檔案工作者的工作效率和業務水準。如何在高校檔案數字化進程中做好紙質檔案的保護工作，是當前高校檔案管理工作中亟待解決的一個問題。

一、高校紙質檔案的重要性

高校紙質檔案是指高校在從事教學、科研、黨政管理以及其他各項活動直接形成的對學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的文件材料，它記載著學校的教育及成長歷史，是一所學校寶貴的財富，對高校未來的建設發展具有重要的歷史參考價值。隨著信息技術的不斷發展，檔案數字化管理已經成為檔案發展的必然趨勢，在檔案數字化管理的過程中，紙質檔案的存在一直是檔案管理人員爭論的主要議點。電子化的檔案雖然具有方便、快捷、更改以及修復更加簡單等優點，但是電子檔案在修改以及變更上也更加容易，導致其真實可靠性受到質疑，而高校紙質檔案以其穩定、永久、靜態、直觀的特點，能夠滿足高校發展的需求，所以在高校檔案數字化進程中，只有保持二者共同發展，才能更好地實現高校檔案管理的意義，確保高校檔案管理的科學合理化。

二、高校數字化進程中紙質檔案管理所面臨的問題分析

隨著信息技術的發展，尤其是檔案數字化進程的加快，高校檔案管理出現了電子檔案和紙質檔案并存的局面，面臨這一變化，雖然已有一部分的人注意到這個問題，但卻沒有真正引起重視，沒有采取新的管理對策，紙質檔案的管理工作正逐漸走向片面化和消極化。在檔案數字化進程中，高校檔案管理如何解決紙質檔案管理存在的問題，成為當前亟需解決的難題。 當前高校紙質檔案管理工作存在的問題：

1.思想意識重視程度不夠。隨著辦公自動化和檔案信息化的不斷推進，電子檔案的優勢已經展現出來，于是一些高校的檔案管理人員認為電子檔案將逐漸取代紙質檔案，最終卻忽視了對紙質檔案的管理與保護;此外，還有一些檔案管理人員自身專業素質低，缺乏檔案保護的專業意識和專業技能。

2.紙質檔案具有的特征逐漸消失。唯一性不復存在。紙質檔案的形成都是具有一定的特殊條件，這就決定了其具有唯一性特點，它在形成后就不可能改變，是最有說服力的原始憑證。隨著電子檔案的產生，許多紙質檔案成為了電子檔案的雙套制，明顯帶著電子檔案的痕跡，辦理過程全部是數字化操作，紙介質上記載的信息也是統一的字體、數字印章，只要有需要就可以輸出，而且與所歸檔的紙質檔案一模一樣，很難辨別真偽，由于工作流程中在紙介質上留下的易于鑒別的原始記錄越來越少，紙質檔案以前所具有的唯一性也就會慢慢的消失。真實性被打破。紙質檔案的真實性體現在它很難偽造和改動，它的真偽易于判別，而且已經形成了一套成熟的鑒定技術，加固了它在檔案載體中的重要地位。對紙質檔案進行數字化雖然帶來了檔案信息的共享，但由于網絡安全問題日益突出，數字化后的檔案信息容易被改動，紙質檔案記載的信息因為載體的改變而成為假信息產生的源泉。

3.紙質檔案數字化加工中存在著安全隱患。首先，當前在紙質檔案數字化推進過程中，容易造成紙質檔案的損毀。尤其是檔案的大量出庫會大大增強對紙質檔案的管理難度，而且在紙質檔案的掃描過程中因為利用者的利用需求，勢必造成檔案的再次流動，如果不注意安全難免會導致檔案實體的丟失。在檔案數字化加工過程中避免不了會對紙質檔案進行拆裝，這也就破壞了檔案原來的整體性，造成紙質檔案的損傷。檔案出庫使保管環境發生變化（如溫濕度難以得到控制），掃描和拍照中受到光源的照射使紙張加速老化而縮短使用壽命。其次，還會引起信息被非正常途徑傳播。目前有些高校檔案部門會將紙質檔案數字化項目承包給非檔案專業人員操作，由于這些工作人員缺乏檔案工作相關的法律法規知識和沒有相關的培訓，工作人員極有可能將檔案信息外泄，引起信息非正規渠道的傳播給社會造成不必要的麻煩。

4.忽視了紙質檔案的保護技術。隨著高校檔案數字化建設的不斷深入，紙質檔案信息實現網絡共享，使查閱者不通過實體檔案也能查閱到所需的檔案，對紙質檔案的利用群體將逐漸減少，這樣就容易忽視對紙質檔案實體的保管。一些年代久遠的紙質檔案由于保管不善需要修復的越來越多，而紙質檔案保護工作的技術性決定了它必須要由人工操作及在實際操作過程中積累的經驗，這些很難用文字表述并把它記載下來，久而久之對紙質檔案的保護技術在很多方面可能就會失傳，導致紙質檔案的病檔得不到修復，紙質檔案的老化程度不斷惡化 ，在不久的將來年代久遠的紙質檔案的數目會不斷的減少，從而重蹈了傳統載體檔案的遭遇，給人類的文明史詩留下了遺憾的篇章。

三、高校檔案數字化進程中加強紙質檔案管理對策

高校檔案管理是高校管理工作的重要組成部分，對改進服務質量，推動高校發展具有重要作用。紙質檔案作為高校重要的檔案形式，為高校各項工作有效開展提供參考和依據。因此，為促進高校紙質檔案作用的充分發揮，必須不斷提升高校紙質檔案管理水平。

1.改變管理人員原有的管理觀念。面臨電子檔案的挑戰，在檔案信息化進程中，如果想要使紙質檔案繼續在檔案系統中發揮出作用，只應用傳統的管理方法已經無法滿足紙質檔案的管理需求，首先需要高校檔案管理者改變管理理念，重新認知紙質檔案的應用價值，還要積極學習多種類型的檔案材料的管理方法，學會將各類檔案材料結合應用，獨立解決檔案處理工作中的各種問題，在工作中應用創新型的檔案管理方法，使多種類型的檔案的價值均可以被體現，同時給自己設置更為嚴格的工作要求。

2.完善當前的紙質檔案的管理制度。紙質檔案具有不可更改性和永久性，在紙質檔案建立之初就應該確保正確無誤的歸檔和保管。高校的紙質檔案對高校的發展至關重要，因此高校檔案管理也要有一整套的科學管理制度體系，尤其是在紙質檔案的建立過程中，應該為每一份檔案建立相應的記錄制度。此外，還要嚴格實施檔案保管、整理和借閱的相關責任制，從而確保在發生業務之后可以及時地歸檔，在其他人員借閱檔案后，也能及時地整理到位，從而使檔案的保存更加完整。 在檔案信息化不斷發展的今天，必須健全相應的檔案管理標準和制度，以便實現檔案管理的規范化，更好地提高檔案服務質量。

3.加強紙質檔案數字化處理過程中的保護。為了既能高質量地開展檔案數字化工作，又能切實做好對檔案實體的保護工作，可以采用下面這些辦法：一是在對檔案進行掃描時，盡量使用不需拆卷的掃描設備。這樣，可以有效避免對檔案實體的破壞。一些因設備原因必須拆卷的檔案，不能用刀子來切割紙邊，而是用其他沒有破壞性的方法來拆解，尤其是要注意保證檔案紙張邊緣字跡的完整性，切忌出現脫落、缺失等現象。二是嚴格檔案整理，使用合格的裝訂材料和裝具，卸掉實體上不利于檔案長期保存的物件（如容易生銹的金屬物等），提高檔案質量。三是為了有利于檔案的長期保存，經過掃描的檔案宜作重新消毒、殺蟲、除塵等防護措施后，再進行封存保管。

4.加快紙質檔案保護新技術的應用。要利用計算機新技術，加快紙質檔案的數字化管理進程，在檔案文件的掃描、復印件制作及異地備份、縮微等方面注重推廣應用新技術。一方面定期開展數據監測，保證電子文件高效、安全。另一方面，應事先做好工作計劃，合理配備人員及必要的物資，以順利開展文獻資料的封存、保護、修補等工作。

5.提高檔案管理人員的綜合素質。在高校檔案數字化進程中，為了更好地保護紙質檔案，促進紙質檔案和電子檔案的并存發展，除了要更新觀念，建立完善的管理制度、采用檔案保護修復技術外，最重要的就是還要加強檔案管理人員的相應素質，因為檔案的管理，最終離不開人的操作。為此，首先檔案管理人員要了解紙質檔案在保管過程中需要注意的問題，如防潮、防蟲和防腐蝕等。其次，檔案管理人員應記錄在編，防止自管自盜的現象發生。再次，檔案管理人員還需要了解一些現代檔案管理的制度，從而使紙質檔案管理更加科學化、規范化。

四、結語

隨著高校檔案數字化進程的不斷加快，電子檔案在高校檔案管理工作中已經占據了極其重要的位置，電子檔案所創造的價值引起人們關注，得到了普遍認可。但是電子檔案還存在一定的缺陷，紙質檔案還并不能完全被電子檔案所代替。因此，在當前情況下，加強對紙質檔案的相關研究仍然十分有必要。在高校紙質檔案管理建設方面，也應該緊跟時代步伐，利用一些先進的技術在紙質檔案管理上搶占制高點，這樣才能使紙質檔案與電子檔案在發展中交相輝映。

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