如何做好大中專畢業生檔案管理工作

徐建芹

摘 要：隨著社會經濟的發展，我國在教育領域的投入不斷增加，大中專教育在全國范圍內普及。大中專畢業生的人事檔案在他們參與就業過程中發揮著越來越重要的作用，大中專畢業生檔案管理工作也越來越受到人們的關注。本文首先闡述了大中專畢業生檔案的主要內容，然后分析了我國大中專畢業生檔案管理中存在的問題，最后針對這些問題提出了相應的建議，希望對我國人事檔案管理工作有一定的幫助。

關鍵詞：大中專 畢業生 檔案管理

一、大中專畢業生檔案的主要內容.

在我國，每年都有數量龐大的大中專畢業生，而每一個大中專畢業生都有一份自己的基本資料，政府相關人事部門要管理好這一人群的所有基本信息，為他們日后的學習和就業提供依據。大中專畢業生檔案作為用人單位考核畢業生的重要憑證，里面包含了學生的家庭成員的具體情況、家庭性質、家庭主要收入來源、政治面貌、學生在校期間的各科成績、校內外活動中的突出表現以及其它各方面優秀的能力等詳細內容。

二、存在的問題

大中專畢業生的檔案是學生基本信息的重要載體，能夠充分反映出學生在校期間的表現，從側面反映出學生的身心成長情況。它記錄了學生的家庭背景、政治面貌、學習情況、個人作風等信息，在畢業生求職過程中扮演著重要角色。目前，我國部分大中專院校對畢業生檔案管理的重要性認識不足，給畢業生檔案管理帶來了多重隱患。

（一）檔案的管理制度還不夠健全

很多學校的人事部門習慣于根據國家人事部門統一下達的文件，如《流動人員人事檔案管理暫行規定》、《干部人事檔案材料收集歸檔規定》等進行人事檔案管理工作，這種做法在大方向上是沒有問題的。但是，這類文件是針對全國范圍內所有的的檔案管理設計出來的，未能具體到每一個大中專院校。因此，檔案管理部門的工作人員在開展檔案管理工作時，要結合當下各學校的具體發展情況和畢業生的主要發展趨勢，修改部分管理細節，使之適應本校的實際發展狀況

（二）檔案的整理還不夠規范

每年我國都有很大一部分大中專畢業生畢業后回到生源地工作，導致市縣人才交流機構的畢業生檔案劇增，市縣人才交流編制偏少，這種現象加大了檔案管理人員的工作量，給檔案管理工作帶來隱患。一些地區就業人員流動性強，導致畢業生的檔案在流動過程中可能出現問題。當前我國的畢業生檔案管理方式較為粗糙，一般會按照畢業時間和畢業學校進行分類編號保存。這種管理方式不夠規范，破壞了檔案管理應該具備的嚴肅性，不利于檔案記錄服務效率的提高。

（三）落后的檔案管理手段

我國幅員遼闊，地區經濟發展不平衡造成了科技信息發展的不平衡。一些經濟落后地區，科技不發達，進行畢業生檔案管理以人工操作為主，很少使用計算機。計算機一般用于對畢業生信息進行編號錄入或抽取瀏覽，對計算機的利用并不充分，工作效率低下。

（四）部分畢業生對人事檔案不夠關心

一些畢業生對人事檔案的重要性認識不足，在找到工作后就對檔案不聞不問，造成部分畢業生在工作后不能及時轉出檔案，而是將它長期存放在檔案中心，以至于在之后遇到政審、調動、職稱晉升、調資、退休辦理等情況時手忙腳亂，不知所措。主要原因在于檔案意識欠缺，對自身今后的工作帶來隱患。

（五）企業對人事檔案的重要性認識不足

隨著就業改革的深入發展，部分畢業生打破專業限制，開始走向民營企業和私營企業。然而，這種類型的用人單位在進行員工招聘時，過于重視畢業生能給企業帶來的經濟利益，而忽視了畢業生應該具備的其它素質。只在乎畢業生的學歷和專業，而對畢業生的人事檔案去向不聞不問，導致很多畢業生檔案根本沒有被查閱。同時，畢業生這段工作經歷也不會被填充進檔案，導致畢業生檔案出現空檔期，對日后就業造成極大損失。

三、應對措施

（一）完善畢業生檔案管理的規章制度

現階段，我國的相關部門對畢業生人事檔案管理力度不足，不能充分發揮人事檔案在畢業生工作、升職等情況中的作用。人事檔案管理部門要結合各地實際情況，建立健全具有地域特色的檔案管理方式，為畢業生今后的工作提供最便捷的服務。

（二）對畢業生人事檔案進行規范化管理

一些高校畢業生的檔案內部存在很多無效信息，它們在一定程度上增大了管理人員的工作量，有時甚至會混淆用人單位的視線。加強對大中專畢業生的人事檔案的規范管理，要對這些無效信息進行分揀歸類，篩選出有價值的信息，然后重新組卷、裝訂和再編號，方便日后工作需要取用。我國《干部人事檔案收集歸檔規定》指出：要對畢業生檔案進行合理篩選和補充，畢業生的政治面貌、思想品德、在各領域取得的成績等都要完整記錄在案，實事求是的反應出畢業生的真實情況。

（三）創新檔案管理模式

隨著科技和社會的發展，傳統的畢業生檔案管理模式效率低下，準確度低下，工作量大不能適應社會的發展趨勢，實施科學化檔案管理勢在必行。在傳統的檔案管理模式中引入現代信息技術，與人工技術相結合，推動立卷技術更新換代，保證組卷、裝訂程序的有序性，避免影響日后調檔、歸檔和使用。在檔案管理中加入信息化管理技術，提高檔案管理效率，降低操作難度。

（四）加強輿論宣傳

政府相關部門要加強對檔案相關知識的宣傳和普及，通過多個網絡平臺向大中專畢業生宣傳人事檔案在就業中的重要性，提高畢業生對檔案的重視程度。人事檔案作為用人單位評價畢業生的重要參考資料，必須引起畢業生的充分重視。

（五）建立一支優質的檔案工作隊伍

先進的檔案管理技術手段要求對工作人員的專業素質提出了更高的要求。人事檔案管理單位要重視檔案管理工作人員的隊伍建設，培養一批政治信念堅定、專業性強、業務熟練的優質檔案工作隊伍。加強員工的專業技能培訓和現代信息技術培訓，開創檔案管理工作新局面。

結束語

綜上所述，現階段我國的大中專畢業生檔案管理工作工作量大、內容繁雜、標準不一，還存在很多問題。但它是用人單位考察畢業生的重要參考依據，隨著現代企業制度的發展和完善，在畢業生就業中發著越來越重要的作用。各大院校進行檔案管理時，相關人事檔案管理部門要完善檔案管理制度，創新管理模式，提高檔案管理效率，更好的為社會服務。

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