新時代背景下高校干部檔案管理的創新策略

徐芳

摘 要：科技在發展時代在進步，現在是數字化時代，各行各業都會用到數據，因此也為檔案管理提供了便利條件。傳統高校干部檔案管理方式大多是采用人工，先是檔案查閱再是人工錄入，既費時費力準確率還低，而且需要用到大量紙張，無法做到環保和無紙化辦公。因此，本文從新時代背景下對高校干部檔案管理的發展進行分析，試圖為之提供行之有效的可行性建議。

關鍵詞：新時代，高校;干部檔案;管理，創新

引言：

檔案是記錄是保存是永恒，干部檔案是記載干部個人的學習經歷、政治面貌、生活作風、思想品德的紙質材料，也是對一個人最客觀直觀評價的依據。它不僅僅是記載過往經歷的一張紙，更是對一生的紀念。檔案有著悠久的歷史，早在古時候就用以記載社會生活以及人人事跡。如今，個人、企業、國家更是離不開檔案的記錄作用，人們追求更方便快捷的管理方式，紙張的記錄已經不能適應高數據時代，因此，檔案的管理變為至為重要。在中國特色社會主義進入新時代的背景下，如何提高高校干部檔案管理的水平是重中之重。

一、高校干部檔案管理的發展趨勢

科技在發展時代在進步，許多傳統的高校干部檔案管理工作也即將面臨前所未有的困難，新時代下高校干部檔案管理也要順應時代的變化而變化，努力創新迎難直沖。高校干部檔案的管理工作也要面對挑戰和壓力。高校干部檔案管理不僅僅是一項簡單的工作，更是一種對社會的責任。正因如此高校干部檔案管理工作才應做到新成就、形成新風氣、開創新局面，滿足高校干部檔案對管理的高要求嚴標準。

二、高校干部檔案管理現狀的評價

（一）高校干部檔案管理體系不完善

現在的高校干部管理體系還存留在上世紀保守的管理模式，設備不先進，管理工作人員素質不合格。當收錄一個新信息時，需要先填寫表格制成完整的檔案冊，在根據錄入人員的信息進行歸類劃分，然后在由工作人員放到檔案室安全保存，在這一系列過程中檔案管理人員必須認真仔細不能出現紕漏。在完成檔案信息的錄入存放以后還要做維護工作，檔案信息的維護雖然是最后環節，但如果最后這一環節做不好之前的努力就白費了。然而，管理體系不健全，極大程度的影響了其檔案信息錄入的速度和檔案信息的精確化和準確化，還關系檔案信息能否得到妥善管理。

（二）高校干部檔案管理方式還需提高

高校干部檔案的管理根本在于人，主要還是以人為本，采取以人執筆記錄所有內容，在人力、物力、財力等方面都是一種浪費。而且更新換代的速度極快，很可能在這一時間完成的記錄內容，下一時間就要被代替，那么被替代下來的檔案怎么處理，只能是被遺棄在角落就會造成損失。在制作干部檔案的時候步驟過于繁瑣，需要收集信息、整理信息、核對信息，最后錄入信息，在某種程度來說時間上也是一種浪費。在反復的制作過程中準確度也不能保證，在以后查閱和修改的時候這些錯誤也不易被發現。

三、高校干部檔案管理的創新策略

（一）建設安全可靠的數據庫

首先，需要一個可靠的數據管理系統。因為干部檔案涉及到個人信息和隱私并且匯總量巨大，內存在面臨高頻率的查閱時也要足夠強大，所以需要數據管理系統應該具備安全性和穩定性，在保證安全性和穩定性的同時效率也必須高，只有一個可靠的基礎才能決定上層建筑。

（二）改變高校干部檔案管理理念

古人的名言警句總是砥礪著我們前進，假如不思進取滿足于現狀，那么社會就不會發展，人類文明也會倒退，但是不斷學習新的知識不斷改進，就會離成功更進一步，因此成功是在于思考，毀滅是在于隨便，所以只有不斷學習才能不被成功落下。作為一名高校干部檔案的管理人員對自己的要求也不能放縱，現在科技不斷發達，知識的儲備也應該不斷增多，只有管理好自己才能管理好一個龐大的檔案管理體系。因此，對高校干部檔案管理人員的知識培訓尤為重要。可以組織各大高校進行座談會交流工作中的經驗并開展不定期的知識講座，這樣可以對高校檔案有一個具體深入的了解，然后再投入到現實的工作當中，完成從理論到實踐的改變，提高自己的工作能力不斷創新，為管理檔案增加色彩。

（三）實行具體的高校干部檔案管理規則

檔案對于工作至為重要，高校的管理層要有一定的重視意識。除檔案管理人員以外的其他人在想要查閱檔案時需要提前遞交申請，需要寫明原因及理由，保證檔案內容不會流失。包括管理人員在內，對檔案進行查閱時需要保持檔室案的干凈整潔，不得隨意損壞，愛護公共設施。對保存年份久遠的檔案實施有效的管理，既不占庫存又能合理地運用空間。假如在查閱檔案時發現錯誤，一定要聯系工作人員對其進行確認并矯正。只有把檔案管理規則具體化，才能提高檔案管理工作的水平。

（四）對高校干部檔案管理實現智能化

電子時代已經來臨，只有適應電子化帶來的便捷，才能更好的找到時代的節奏。利用電子對數據進行分析整合，設立一致的分列方法，將檔案管理的管理系統做到更加完善，使大家能夠清楚明白的了解檔案管理的方便、高校的原則。檔案管理一體化是未來檔案管理的新趨勢，是現在管理工作走向智能化的一個好機會。同時在實現一體化的情況下，也不否認各個管理階段的重要性。把高校檔案干部管理信息化，可以讓管理工作效率提高，比如在查閱和分類時能夠快速準確的找到。實現了高校檔案管理的智能化，就是檔案管理工作朝著新時代邁進一大步。

（五）完成高校干部檔案管理的資源共享

伴隨著網絡科學技術的逐漸發達，使檔案管理的理念和模式變得越來越好，信息化的勢力必不可擋。在綜合性和跨部門的改革下，高校干部檔案管理部門應該結合實際建立一個縱橫交錯的檔案管理網，以應對不同需求和不同需要。一個高校的管理能力和工作質量離不開檔案管理這一重要組成部分，保證檔案管理的工作水平是提高高校檔案管理能力重要手段。在新時代背景下高校干部檔案管理面臨著新的局面，既要適應社會發展的需求，又要把新技術的作用發揮到極致，只有完成了從傳統管理到信息化管理模式的轉變，才算是真正的與時代接軌。

總結：

綜上所述，隨著時代變化的快速發展，提高高校干部檔案管理工作水平已經成為一個重要任務，也是新時期對檔案管理工作的最新要求。將檔案管理做到網絡信息化、技術先進化、理念現代化、管理模式科學化等，都是檔案管理現代化的基本準則。未來的高校干部檔案管理工作，仍需要不斷創新和完善，努力做到高校干部檔案管理工作的最優化。

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