檔案管理的信息化重構模式及建設研究

黃杰瑤

摘 要：大數據時代信息技術在當今的各個領域都有所應用，并且和傳統工作方式相結合煥發了嶄新活力。以我國單位的檔案管理工作為例，信息技術的應用大大提高了工作效率和減少了人工成本，不過依然存在一些問題需要解決，在此背景之下，加強對檔案管理的信息化重構模式及建設研究具有重要意義。

關鍵詞：信息化;模式重構;檔案管理;檔案建設

一、引言

檔案是單位工作中的一項基礎性工作，也是每個單位都不可缺少的一項工作。檔案類型多樣，數量龐大，大數據時代的到來，信息數據大爆炸給檔案管理及建設工作帶來很大的影響，應用信息化技術有利于檔案管理工作更加簡單和程序化。為此，檔案管理的信息化模式重構，不僅能夠繼續發揮收藏、保存、服務、利用等職能，還能運用信息技術優勢，轉變傳統檔案管理模式，不斷增強和拓展檔案管理的基本職能，從而推動檔案管理成為綜合信息集成與交流服務的中心，擔負更多的社會責任。

二、檔案管理實施信息化模式及建設的優勢

檔案種類和數量繁多，在信息技術高度發展的今天，檔案管理人員也呈現出了年輕化趨勢，其對信息技術都具備一定的熟悉和掌握能力，借助信息技術大大精簡了工作流程，提高了工作效率。因此，信息化模式重構必須建立在適應社會發展基礎之上，為檔案管理的發展及社會進步發揮積極的作用。

1.完善制度保障

隨著大數據時代的到來，大多數單位的檔案現代化管理已進入穩步實施和推進階段。檔案作為歷史見證及記錄，其完整性、檔案成品質量優劣及開發利用的程度，將直接影響到社會改革發展的進程。完善制度，是檔案管理信息化模式重構及建設的基礎之一，只有健全的制度，才能保障檔案管理在制度的引導下能夠規范、高效、全方位、多層次、高質量地開展檔案信息服務，為社會的改革與發展做出貢獻。

2.充分利用信息技術

信息化技術具有便捷智能的特點，利用信息技術可以給傳統的檔案管理工作帶來諸多便利，不僅成為檔案管理模式重構及建設有力基石，而且讓日常繁瑣的檔案收藏管理及利用服務變得便捷、高效，逐漸由紙質載體向現代數字化信息載體轉變的模式。比如可以實現對文檔的一鍵管理，且因為信息系統具有超強的記憶功能，任何對檔案的修改都會形成一定的記錄，進而保證檔案管理工作的完整性，實現檔案網絡化、集約化管理。

3.提高工作效率

隨著社會的加快發展，檔案成為見證社會發展的無形資產。傳統檔案管理方式主要是靠著人工手動完成，這種管理方式效率慢且難以避免疲勞工作產生的誤差，這種工作形式目前顯然難以滿足時代發展的要求，而利用信息技術進行檔案管理不但可以提高工作效率，還能夠減少人工數量，縮短工作時間。

4.方便交流和資源共享

通過檔案管理的信息化模式重構，可以整合各類綜合檔案，讓零散、龐雜的管理變成綜合、集成信息管理系統，以強大的整體優勢，提供全方位的信息服務支持。此外，大數據環境下將檔案整理好后可以直接掃描上網進行分享查閱，可以減少對紙質檔案的傳閱磨損，同時借助信息技術也有利于對館藏檔案進行查詢，提高檔案利用及服務效率。

三、檔案管理信息化模式的現狀分析

檔案管理的信息化模式重構，將傳統的服務方式轉變為新型服務方式，能綜合所有資源，實現一體化管理和服務，滿足社會發展和人們需求。但現實操作中，存在以下問題：

1.傳統檔案與數字化檔案管理脫節

傳統檔案管理主要以紙質公文為主，公文類型眾多，管理龐雜，整理任務繁重，同時，也給檔案管理工作者增加了工作壓力。隨著信息技術的崛起，大部分工作都已經實現了數字化，數字檔案也在不斷發展，逐步實現了數字化、無紙化辦公，符合低碳發展的概念。不過當前的檔案制作在向數字化轉型的過程中尚存在較多問題。有些檔案管理部門設備、設施落后，不能有效保管數字檔案，而一些負責文書制作的部門，缺少檔案管理意識及檔案管理責任，在這種管理制度下很可能導致文書和檔案的丟失及泄密事件發生。

2.檔案管理人員素質有待提高

當前很多檔案管理部門沒有專職的負責人，都是由其他部門人員兼職負責，這種不全職配備必然導致檔案管理工作不規范、不合理;另外，就薪資待遇來說，檔案管理工資水平較低，所以導致檔案工作者心理不平衡，工作責任感不強，在專業知識和技能學習方面動力不足，日常工作中不能嚴格執行國家檔案管理制度，導致檔案不完整、丟失等。

3.檔案管理設備落后

當前檔案管理的要求是紙質文書和電子文書應該對應保存，為滿足該要求，單位應該建立內部網絡以實現對文書、檔案的實時搜索。但是從當前管理情況上看，檔案管理系統并沒有實現這一目標，由于缺少專業設備導致文書檔案無法實現快速搜索和傳遞，和現代檔案管理要求存在很大差異，需要予以重視。

四、檔案管理信息化模式重構及建設對策

檔案管理質量的提高必須對其管理模式進行重構，而信息化技術是保障檔案管理可持續發展必備條件。要以改革創新為動力，通過創新管理機制，完善制度建設、轉變服務方式等，解決信息化模式重構及建設問題。

1.提高對檔案管理工作的重視程度

管理層要站在更為宏觀的位置考慮加強檔案管理工作的責任，主要從以下幾方面著手：第一，要加大檔案管理工作的制度建設，以宏觀的理念做好頂層設計，按照先進制度進行規范和管理。第二，要加大檔案管理工作的資金投入，加強檔案管理技術水平，增加檔案管理設施及設備，發揮檔案管理的價值。第三，實行考核機制，以此提高檔案管理人員業務素質和水平。

2.建立健全檔案管理制度

檔案管理工作必須建立完善的制度，對每項工作要明確工作制度及流程，并確定責任人，才能確保檔案制作、保管、查閱的規范性和標準化;同時，還要建立諸如文書制作制度、檔案歸檔制度、檔案保密制度和借閱制度等，將文書檔案考核機制納入日常管理，根據考核的結果對相關責任人進行績效評價，獎優懲劣，對于表現優異的給予物質和精神獎勵，樹立榜樣，對于疲于應付的人口頭警告或者扣除獎金，情節惡劣的可予以辭退，以提高其業務能力及責任感。

3.實現檔案共享服務理念

檔案管理信息化模式重構的目標就是達到檔案資源綜合利用、共享利用，確立共享利用新型管理與服務管理理念，在實踐活動中，促進檔案信息交流和資源共享同時，為社會發展提供有力的空間保障，利用信息化技術，創新管理模式，不斷滿足社會發展需求，更好服務于社會發展。

4.提高檔案的信息化管理

信息化是檔案管理模式重構的基礎，必須依托大數據背景下信息技術，不斷完善檔案管理的硬件建設，提高檔案信息存儲、共享利用與服務交流的能力。信息化模式有利于維護檔案的完整和安全，有利于運用檔案進行科學決策，為檔案管理模式重構創造條件。首先，應該建立內部局域網，將不同部門之間的辦公系統連接在一起，實現各部門之間的高效溝通，減少人員空間移動，也有利于資料和文件的傳遞;其次，依賴于計算機硬件系統加快數字化檔案的建設，運用計算機管理檔案，實現檔案的自動編目、自動檢索及統計，并按照要求，編制全宗目錄、分類目錄等，達到檔案工作的標準化和規范化，有力促進檔案信息資源的開發利用;最后，通過檔案快速查閱和檢索，實現檔案管理自動化。

5.加強檔案信息安全管理

信息設備和強大的互聯網在檔案管理中，既提高了工作效率，也將安全課題提到了重要日程。網絡安全是檔案管理模式重構的重要基礎，圍繞既提高檔案信息利用效率，又確保檔案資源的保密，必須完善信息網絡安全標準，提高保密意識和技術水平，確保檔案管理服務穩定有序、安全可靠。

6.提高檔案管理人員的隊伍建設

改進與提高傳統檔案管理手段和方式，需要建立一支懂專業懂技術的專業技術人才隊伍。針對當前檔案管理者主要是其他部門人員兼職的情況，要擴大人才招聘，聘請專業技術人員擔任工作，建立一支業務素質高的檔案管理隊伍，以保證檔案管理工作能夠順利開展，同時，要定期召開檔案驗收現場會，按照國家的檔案制作要求，對檔案制作進行權威檢查，并對發現的問題，提出整改要求，不斷提高檔案的成品質量。同時，不定期開展專項培訓工作，為檔案管理人員提供一個學習充電的環境，提高其思想政治素質和基本業務能力，比如計算機操作水平、互聯網應用能力和對檔案的分類保管方法等。

五、結語

當今時代，信息技術和檔案管理的結合已經成為一種必然，各單位要充分認識到檔案管理工作的意義，了解自身工作管理中存在的問題并采取各種方式予以完善，為檔案管理信息化建設做出貢獻。

參考文獻：

[1]牟忠美.事業單位文書檔案現代化管理的工作現狀及改善措施[J].決策與信息旬刊， 2015（8）：181-181.

[2]麥小蘭.大數據視野下的事業單位文書檔案信息化建設探究[J].城建檔案， 2017（2）：31-32.

[3]牟忠美.事業單位文書檔案現代化管理的工作現狀及改善措施[C]// 決策論壇——基于公共管理學視角的決策研討會論文集（上），2015