法治視域下的檔案管理優化分析

丁晶晶

摘 要：檔案管理是優化工作進程、保留工作記錄的有效途徑，作為重要的資源信息，其管理與監督、效率與應用都十分重要。在法治社會，確保檔案系統的完整變得尤為關鍵，因為它所記錄的“工作歷史”是對工作發展有決定性意義的。近些年，通過法治視域視角探究檔案管理工作的研究課題比較多，集合了各行各業的現實問題、管理經驗，有利好發展條件與技術，也有客觀存在的不足，本文以檔案管理優化為主要研究目標，探究法治視域下檔案管理改變的新路徑、新方法。

關鍵詞：法治視域;檔案管理;優化策略;分析應用

檔案對于大多數企事業單位來說，是重點搜集、整理、保管的資料，一方面通過檔案資料可以了解一個階段內的工作質量和工作效率，另一方面利用檔案管理也可以深入實踐“責任到人”，不同部門所負責的工作由檔案信息的方式呈現、儲存，有助于建立完整的、成體系化的工作管理體系。正因為檔案管理非常重要，所以在應用管理方面要特別注重其“法治”特性，也就是說依靠法律、法規的權威性監管責任，來優化完善檔案管理，其管理效率和表現會更優。

一、法治視域下檔案管理的發展背景與條件

1987年《檔案法》實施以來，其內容與規范標準為我國檔案管理事業提供了許多幫助和支持。然而，在網絡信息化管理背景下，以往創建的檔案法規體系已經不適用于現今社會行政管理、日常工作，例如，部分從事檔案工作的管理人員在使用電子檔案、多媒體檔案等新興檔案資料時，經常出現誤差、失誤。

電子信息時代的來臨，促使檔案管理法制建設進入了一個全新的階段，檔案領域體系、結構的完善與升級，檔案管理在市場運營中的狀態與模式，都需要進行全新的改革。一方面檔案管理的信息資源發生了本質性的變化，檔案管理不僅僅停留在紙質版檔案的管理，還涉及到很多電子信息的安全保護和留存;另一方面僅僅依靠《檔案法》的推進已經無法適應現今社會對檔案管理的進步需求，檔案管理工作需要依靠高效、優質的管理平臺來支撐。

面對新時期檔案管理發展的各種問題，檔案管理工作需要配合法治視域，重新整合管理體系、優化管理工作，積極探索檔案管理的新思路、新方法、新模式。

二、法治視域下的檔案管理的突出問題

我國早就提出，要在推動政府法制建設的基礎上，促進檔案管理、法制的創新活動，并提出了“推進依法治檔，建設法治政府”“依法治理檔案，保障政府公信”的檔案管理指導方針。然而當前社會普遍推行的檔案管理工作體系是以《檔案法》為核心的，與現實檔案行政管理的配合度還是存在一定差距的，從目前來看，檔案法制建設面臨以下幾點問題：

1.依法治檔的機制薄弱、漏洞多。從法律層面看，法律機制缺陷、漏洞多，比如《刑法》《保密法》《文物保護法》《統計法》《會計法》等各法之間，對檔案法制建設相關工作的解讀與聯系存在理解和意識偏差，存在實踐矛盾，要獨立完成檔案管理工作，必須制成一套科學、共融的法律體系。在這樣的背景下，很難找到一套適用于不同檔案管理環境和工作條件的檔案監管機制，很多約束條件的存在“形同虛設”，依法“治檔”也就變成了“一紙空談”。

2.檔案管理需要極強的針對性。依靠“法制”來推進檔案管理工作，不適用于普遍性的企業或單位，尤其是私營企業、中小型企業，它們很難建立獨立的檔案管理部門，所以針對于“法制”的檔案管理理想只適用于專業化的機關和部門，檔案管理需要極強的針對性，是法制指導思想無法深入推進的客觀條件。對于不具備規范檔案管理的企業或單位來說，檔案管理人員緊缺、檔案資料搜集不利、檔案管理建設投資小、規章制度不完善和不受重視等問題很難克服。同時，即使有條件、有能力處理檔案資源的單位，也無法在現行的法律條款中找到與自身工作相匹配的行為規范，法律“滯后性”嚴重，“專業特征”過于明顯也禁錮住了企業在檔案管理方面的工作優化思想與行為。

3.從業者綜合素質與能力水平低。現在的檔案管理工作大多在電腦上、網絡上操作，有些歲數較大的檔案人員檔案專業知識薄弱，又不會主動學習新的管理方式和技能，就不能夠完全勝任這份工作，這無疑會影響檔案工作、法制建設的整體進步。

三、法治視域下的檔案管理優化策略分析

要實現檔案管理工作的現代化、法治化、高效化，只有讓檔案管理充分利用“法制背景”，通過加強法制建設，方能做到在意識上創新、在理念上突破、在行為上規范工作發展目標。下文筆者結合現實案例，提出檔案法制建設的若干建議，具體內容包括：

1.創新管理思想、彌補機制漏洞。在引入先進管理思想和意識的同時，先要確立學習“法律”“法規”的重要性，并積極學習西方發達國家在檔案法制建設方面的優勢和特點，走特色化道路，企事業單位在創設檔案業務時，一定要狠抓思想教育，在各部門、窗口廣泛宣傳先進檔案管理文化，如：網絡化、智能化、一體化建設思想等。

此外，因為依法治國是國家的基本方略之一，所以檔案管理工作也應圍繞這一核心思想，強調“法律”“規范”“條款”在檔案管理工作行為中的主導價值、決斷能力，在“創新”管理思想的同時，彌補機制漏洞，以核心法制指導精神為主導思想，修改檔案管理工作程序中的法律漏洞或責任不明的問題;以“法規”為準繩，深入到檔案信息制作、收集、整理、歸檔等各個部分;明確檔案管理工作的責任劃分，讓檔案管理工作有序、有效進行的同時，有明確的責任人、負責人，進而達到不盲從、不盲目的檔案管理工作形態。可見，創新管理理念的目的是正視“法制”視角在檔案管理工作中的重要性，之后找到機制上的漏洞，針對問題制定對策，其效果會更加顯著。

2.加強檔案管理的針對性。企業或單位在推進檔案管理工作的時候，需要學習當前關于檔案管理的法律和法規政策，如，組織學習、調研活動，讓從業人員全部加入，努力學習《憲法》《檔案法》《檔案法實施辦法》等法律法規，結合其他文獻資料，提出法律中與現代檔案工作存在矛盾、爭議的地方，進行修改或指正。如此一來，檔案管理在深入到各個企業、單位的時候，其針對性就會凸顯出來。

與其他行政管理工作不同，檔案管理涉及公民隱私、國家安全、文化保護等內容，其背后隱藏的利益價值巨大，因此除了要強調它的針對性，還要強調它在針對條件下的法制約束性。由此可見，檔案管理也要突出它的“執法”力度，其目的是杜絕、糾正、懲罰在檔案管理工作中，從業者因個人利益而做出的不正當行為或違法行為。比方說，企業或單位可以根據不同職能部門、檔案管理負責人的管理權限、利益關系，制定一套“懲罰體系”，甚至可以配套建立“訴訟體系”“追責體系”。

3.優化業務培訓、提高從業者的綜合素質與能力。近些年，從事檔案管理工作的人員一般都是剛進入單位的職員，作為一項“基礎性”工作，大多數從業者的心理是不成熟的，所以在業務培訓方面，要從心理、素質與能力三方面，加強從業者的檔案管理法治意識和管理能力。

首先，在心理層面，可提高從業者參與單位檔案管理工作改革與發展的積極性和動力。比方說，讓從業者作為檔案管理工作的主人，說出目前檔案管理存在的問題，只要從業者能搜集到最具說明價值的工作依據和信息，就應該認可他們在“心理”上“當家做主”的權利。

其次，在素質層面，要加強“普法教育”，讓從業者都能夠通過傳媒途徑了解檔案法制情況，了解檔案管理，支持檔案工作，要結合當前有關檔案工作的相關法規條文，建設檔案管理的獨立規則和體系。從業者通過學習體系文件、規范要求，便能夠對單位的檔案管理工作有正確的認識，并且能夠時刻繃緊神經，重視檔案管理的法律責任和規范要求。

最后，在能力層面，要幫助從業者學習先進的檔案管理技術，如，計算機檔案管理系統、軟件的使用方式和方法;檔案管理防火墻、安全密鑰的設置與要求;檔案管理權限的責任劃分等等。還有，專業培訓，堅持學理論、學法規、學業務，對現有檔案人員分期分批、有計劃、有步驟地進行脫產學習。總之，涉及到檔案信息安全、管理的工作，都需要配合現階段推行的高科技軟件、技術來完成，所以從業者必須要掌握，更要熟練掌握，以避免檔案管理出現不必要的漏洞或問題。

由此可見，從業者綜合素質與能力的培訓是法治視域下檔案管理工作優化的基礎性保障工作，它需要花費大量的精力和時間，也需要公司或單位的支持，更需要社會的支持。在業務培訓及綜合能力提升方面，國家可以采取優惠政策，給企業以鼓勵，使它們能夠進入到檔案管理工作的法制環境當中，慢慢建立法律意識、逐步掌握管理技巧與能力，循序漸進地推進檔案管理的各項改革工作。

結論

通過上文對法制視域下檔案管理工作的優化策略研究，可知，當前社會網絡化信息盛行，我們應該緊緊把握這一契機，廣開檔案管理路徑，讓檔案法制建設在廣泛工作、大容量、大數據背景下普及開來，成為單位在管理工作、執行工作、生產工作中的大型“數據庫”，以用來維護、糾正檔案管理在行為、理念、管理上的偏差與問題。總而言之，檔案管理工作的優化，既需要“法制意識”的約束與管理，還需要整個社會、行政機關在思想和行為上的全力支持，方能從根本上提高檔案管理水平。

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