構建適應機構改革需要的檔案管理工作體系思考

陸紅

摘 要：隨著黨和國家機構改革的不斷深化，國家質量體系和治理能力的現代化變革對各方面工作均造成了較為深遠的影響，檔案管理工作便屬于其中代表。基于此，本文簡單分析了機構改革檔案工作意義、當前檔案工作存在的問題和原因，并深入探討了基于機構改革需要的檔案管理工作路徑。

關鍵詞：機構改革;檔案管理工作體系;公共服務;大數據

2018年3月，中共中央印發了《深化黨和國家機構改革方案》，方案涉及了深化黨中央機構改革、深化地方機構改革等多方面重要內容，而為了保證這類改革推進過程中檔案管理工作的順利開展，正是本文圍繞構建適應機構改革需要的檔案管理工作體系開展具體研究的原因所在。

一、意義分析

為構建適應機構改革需要的檔案管理工作體系，認識的加強必須得到重視。對于檔案管理工作者來說，其必須基于相關文件、單位實際深入了解深化機構和行政體制改革的重要性，即“完善堅持黨的領導的體制機制，全面貫徹黨的領導，從制度上保證黨的長期執政和國家長治久安”。檔案管理工作屬于我國的重要事業，其主要服務于黨和國家歷史真實面貌的維護，具備鮮明的基礎性、服務性、政治性，并在我國各項建設事業中均發揮著不可或缺的作用。因此，機構改革過程必須充分踐行為黨管檔理念，并從講政治、講大局出發，積極穩妥的參與到黨和國家機構的深化改革工作中。在精簡機構精簡人員的大背景下，機構的撤銷合并必將帶來大量的檔案流轉，而為了較好滿足這種情況下的檔案管理工作需要，檔案管理工作者必須摒棄靠涉改機構自己謀劃的傳統觀念，完全基于上級部門指示的工作開展理念也需要得到改變，由此真正做到變被動接收為主動參與，機構改革可由此獲得有力支持。

二、機構改革檔案工作難點

為更好適應機構改革，檔案管理工作的開展必須合理把握時機、提早謀劃問題應對，以此變被動應付為主動參與，而結合相關實踐與調研，本文認為機構改革過程中檔案管理工作涉及的問題主要包括機構改革事務繁雜、檔案資料易流失、檔案移交和處置易出現死角等特點必須在外部環境構建中得到重點關注：（1）機構改革事務繁雜。事務繁雜的機構改革往往會引起人心動蕩，相關部門的領導往往也僅考慮財產處置、人員分流等問題，檔案管理工作往往因此被忽視，檔案處置過于隨意問題很容易因此出現，檔案管理工作者也因此無法較好踐行檔案部門要求。（2）檔案資料易流失。機構改革往往涉及財產搬遷、人員易地、檔案移交等內容，受意外、疏忽、雜亂等原因影響，檔案的搬遷過程很容易引發檔案資料損害或遺失問題。此外，受領導個人或科室保存的專業檔案、照片、文件的整理歸檔滯后影響，任憑處置、盲目銷毀等問題很容易因此出現，這類問題帶來的嚴重損失必須得到重視。（3）檔案移交和處置易出現死角。出于查閱利用方便需要，機構改革過程中的很多部門存在暫不向檔案館移交檔案情況，因案卷質量問題影響檔案移交、移交檔案門類不齊全等情況也較為常見，由此引發的死角問題很容易對后續工作的開展帶來較為負面影響。

三、機構改革檔案工作路徑

1.工作基本原則

（1）加強組織領導。在機構改革過程中，相關單位必須結合實際針對性建設檔案處置工作領導小組，小組的組長由單位主要負責人擔任，以此保證檔案處置的各項工作能夠在精干力量支持下有條不紊的推進。機構改革過程中的檔案處置與管理工作需細化工作措施，黨委（黨組）需深入研究相關方案，以此合理控制工期、把握時間節點，保證機構改革工作與檔案處置工作能夠做到同步推進。此外，檔案管理工作還需要保證每個環節均做到任務明確到崗、責任到人，避免隊伍松散、工作不到位等問題出現。

（2）明確檔案內容。機構改革過程中的檔案處置主要圍繞各門類檔案、資料、檢索工具展開，檔案管理人員必須明確這類檔案的主要內容，如各門類檔案包括文書檔案、實物檔案、專業檔案、科技檔案、聲像檔案、電子檔案與數據等內容，明確檔案內容可為具體處置和管理工作的開展指明方向。

（3）把握歸屬流向。機構改革過程中的檔案管理工作往往會涉及檔案交接處置，這類工作的開展必須合理把握檔案的歸屬和流向，以此保證檔案管理工作的針對性和有效性，檔案交接處置的分類推進屬于其中關鍵。對于撤銷建制單位或納入重新組建機構單位的檔案來說，檔案應自變動之日起全宗終止，并整體移交新機構，移交過程不得分散并實行封口管理，并在到達規定年限后移交檔案館，新組建機構檔案需新設檔案全宗進行管理。

（4）加強安全保密。在機構改革過程中，私自銷毀、轉移、留存、帶走檔案的行為必須嚴格禁止，并嚴格依據《保密法》、《檔案法》等規定，嚴格追究存在相關錯誤的個人和單位責任。對于檔案移交過程中涉及的密件來說，需做到單獨列表造冊，解密審核工作需嚴格遵循保密部門要求，如檔案文件需調整密級，需附有保密調整說明，解密文件也需要明確附有解密標志，才能更好滿足檔案移交需要。

2.針對性問題處理。結合上文提及的相關問題，檔案管理工作者可通過提前介入、強化檔案法制觀念、改變服務觀念等措施針對性處理問題，具體措施如下：（1）提前介入。對于機構改革檔案管理工作來說，檔案管理部門及人員必須摒棄“機構合并時行動”的錯誤認知，并基于調查摸底實現提前介入，以此提前明確檔案移交單位數、機構變動和設置情況、檔案的質量和數量等關鍵信息，相關問題的發生幾率即可得到較好控制。同時，各級黨委全面深化改革領導小組在機構改革中發揮的關鍵性作用必須得到重視，檔案管理部門應盡可能加強與小組的聯系，保證改革實施方案能夠包含檔案接收、移交相關內容，以此保證檔案管理工作的時效性。此外，檔案管理部門還需要通過聯合督導和檢查的方式明確涉及改革機構的檔案管理情況，并督促其整理歸檔文件、解決檔案不完整問題，機構撤并前整理歸檔的文件應由檔案室統一管理。如發現單位移交的檔案存在問題，相關單位的領導、檔案人員等應共同開展研究以解決問題，以此真正做到機構改革過程中檔案工作的規范有序、忙而不亂，避免檔案丟失等問題出現。（2）強化檔案法制觀念。需重點宣傳機構改革背景下檔案管理工作涉及的相關法律條文，以此增強依法管檔自覺性。需針對性開展執法監督檢查應對機構改革過程中檔案管理工作可能出現的違法違紀行為，如撤并過程中單位出現檔案損毀丟失問題，相關人員及分管領導需承擔的責任也需要得到明確。（3）改變服務觀念。為更好滿足機構改革檔案管理需要，各級檔案部門必須加大指導力度、改變服務觀念，以此不斷探索主動服務、跟蹤服務、超前服務，配合業務培訓、現場指導，服務觀念的改變以便更好滿足機構改革的檔案管理工作需要。

3.推進公共服務轉型。為更好滿足機構改革需要，檔案管理工作體系的構建還應不斷推進公共服務轉型，這種轉型需圍繞檔案公共服務理念塑造、檔案工作運行機制改革展開，具體轉型路徑如下：（1）檔案公共服務理念塑造。在機構改革過程中，檔案管理工作需同時塑造公共服務理念，這一理念應立足現代化檔案事務治理體系與治理能力展開。在共同參與、分工負責的多元化社會事務治理體系構建過程中，檔案公共服務理念塑造需重點關注多元治理主體的培育，因此檔案管理工作必須改變傳統思想，樹立檔案事務經營多元主體思想。基于檔案事務經營核心主體的發展和培育，可更好應對機構改革帶來的檔案管理挑戰，配合與其他職能部門的深入合作，機構改革下的檔案管理工作可掀起一場關于自身權力的革命，檔案事業的個性化、多元化發展也能夠伴隨機構改革逐步實現。通過提升檔案工作的社會性程度，“小政府，大社會”認識下的檔案管理工作將全方位滿足機構改革需要。（2）檔案工作運行機制改革。機構改革過程中的檔案事務管理權利清單需得到重點落實，而結合機構改革帶來的一系列轉變，現有的檔案行政管理機制也需要開展針對性改革，改革的關鍵在于大幅提升檔案業務指導職能，并同時保留必要的行政管制權利。基于機構改革構建管制與指導并重的工作格局，檔案行政管理工作可真正以社會檔案事務主體的培育和發展作為著力點，可操作性、針對性較強的檔案管理工作體系建設由此獲得充足支持。

4.開展數字化檔案管理探索。基于機構改革提供的便利，伴隨機構改革的數字化檔案管理開始探索，這一探索可圍繞檔案資源科學整合、三位一體檔案防護展開，具體路徑如下：（1）檔案資源科學整合。檔案資源的科學整合需圍繞“存量數字化、增量電子化”戰略展開，配合資源結構的優化，即可有效延長紙質檔案壽命，且更好保證數字檔案的完整性、真實性、可用性。此外，云技術的引入與應用也能夠較好服務于檔案資源科學整合，如“中國檔案云”，機構改革過程中的檔案管理工作可由此真正解決信息孤島問題。（2）三位一體檔案防護。為應對機構改革、時代發展催生的一系列檔案管理工作，檔案防護工作需得到更高程度的重視，并以此針對性開展圍繞人防、物防、技防的檔案防護工作，如制定檔案機密信息保護制度、合理引入與應用高新技術、建設檔案大數據存儲備份中心，機構改革下的檔案管理工作可由此更為順利開展。

綜上所述，適應機構改革需要的檔案管理工作體系構建存在較高現實意義，在此基礎上，本文涉及的加強認識、常見問題明確、針對性問題處理、推進公共服務轉型、開展數字化檔案管理探索等內容，則提供了針對性較高的檔案管理路徑，而為了更好滿足機構改革需要，針對性的業務培訓、檔案主管部門的全程參與同樣需要得到重視。

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