淺談事業(yè)單位檔案管理工作中存在的突出問題與解決措施

摘 要：本文主要針對事業(yè)單位檔案管理工作中存在的突出問題與解決措施展開深入研究，先闡述了基層事業(yè)單位檔案管理的特點，然后對單位檔案管理所存在的問題研究、闡述，發(fā)現(xiàn)問題包括管理人員缺乏較高的專業(yè)、檔案管理方法缺乏規(guī)范性、檔案管理人員離職交接缺乏合理性、檔案管理物質(zhì)基礎缺乏完善性等，然后重點提出了幾點解決措施，主要包括樹立高度的檔案管理意識、提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)、合理使用檔案、加強新型檔案管理模式的創(chuàng)建、注重銜接好檔案管理人員等。

關鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理工作;問題;解決措施

事業(yè)單位屬于我國設立的服務型機構(gòu)，在社會發(fā)展的過程中具有十分重要的職能、任務。在時代發(fā)展進步的過程中，需要對行業(yè)發(fā)展的實際情況進行詳細的記錄，并對記錄結(jié)果進行科學合理的總結(jié)分析，從而促進工作效率同質(zhì)量的合理提升。事業(yè)單位在開展日常經(jīng)營管理的過程中，檔案管理占據(jù)十分重要的地位，如果事業(yè)單位具有科學合理的檔案管理方法，那么就能夠及時對事業(yè)單位發(fā)展的信息內(nèi)容進行收錄與總結(jié)，同時使事業(yè)單位發(fā)展的各類信息都能夠得到科學合理的收錄與分析，為后續(xù)工作的開展奠定良好基礎。另外，科學的檔案管理，還能夠提高單位人力資源管理水準，開展合理、科學的處理，讓其內(nèi)部激勵機制得到充分實現(xiàn)，最大程度上優(yōu)化事業(yè)單位的整體服務能力。

一、基層事業(yè)單位檔案管理的特點

1.秘密性

在檔案管理工作時，這一點不容忽視，在開展相關工作時，要將保密制度實施和執(zhí)行下去，如果出現(xiàn)泄密，將對單位造成極大影響。

2.真實性

真實性這一特點也非常重要，可以將事業(yè)單位實際情況充分反映出來，在開展各項管理工作時，檔案管理人員要做好資料的整理與鑒別工作，將材料的真實性與權(quán)威性體現(xiàn)出來，防止非法行為的出現(xiàn)。最后，動態(tài)性。檔案管理自身的內(nèi)容、更新與變化比較顯著，大都隨著事業(yè)單位的發(fā)展而產(chǎn)生變化。因此，在開展事業(yè)單位檔案管理工作時，要樹立高度的動態(tài)性視角，不斷與時俱進、開拓創(chuàng)新。

二、事業(yè)單位檔案管理中存在的突出問題

1.工作者專業(yè)知識匱乏

當前，網(wǎng)絡技術、信息技術發(fā)展非常快，在一定程度上為事業(yè)單位檔案管理工作的開展帶來了極大的挑戰(zhàn)與影響，因此相關的檔案管理人員就需要不斷提升自身專業(yè)檔案管理技術，同時掌握先進的信息化操作能力，加強自身的責任管理意識，充分發(fā)揮出事業(yè)單位檔案管理的積極作用，為檔案信息需求者提供優(yōu)質(zhì)的檔案管理服務。另外，從現(xiàn)階段的事業(yè)單位檔案管理情況來看，部分檔案管理人員仍然缺乏專業(yè)的業(yè)務技能以及高水平的檔案管理知識，進而導致檔案的管理缺乏一定的規(guī)范化以及科學化。與此同時，在檔案管理工作時，需要對人員結(jié)構(gòu)進行優(yōu)化，而事實上，在開展的過程中，卻仍然存在著檔案交接的問題，部分非專業(yè)人員進入到檔案管理工作崗位時，并沒有對工作充分理解，因此檔案管理工作開展受到了阻礙，不利于事業(yè)單位檔案管理工作的開展。

2.管理方法不規(guī)范

開展檔案管理時，由于具有局限性、復雜性，大部分事業(yè)單位仍然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，體現(xiàn)出事業(yè)單位檔案管理工作缺乏相應的科學性以及合理性，當然，管理工作能夠順利開展，還受到資金、技術標準等因素的限制。缺乏完善的事業(yè)單位檔案電子化建設，先進的檔案管理方法，很大程度上降低了事業(yè)單位檔案的作用發(fā)揮。

3.檔案管理人員離職交接缺乏合理性

基于當前社會經(jīng)濟快速發(fā)展環(huán)境下，人們就業(yè)選擇的機會逐漸增多，因此，人員離職情況也較為普遍，就會出現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作出現(xiàn)空檔期，缺乏相關專業(yè)的人員接手管理，從而使得檔案不能夠全面系統(tǒng)的進行交接，一定程度上會對單位導致不可逆轉(zhuǎn)的損失，對于單位檔案管理水平提升不利。

4.檔案管理物質(zhì)基礎缺乏完善性

部分事業(yè)單位的檔案管理基礎硬件設施缺乏一定的完善性，由于單位領導層缺乏對檔案管理的認知，缺少對檔案管理工作的支持，甚至有的單位領導，未能對檔案有足夠的保護意識，進而使得事業(yè)單位的紙質(zhì)檔案可能會受到人為因素破壞。由于資金和思想觀念具有一定的局限性，進而就會導致事業(yè)單位檔案管理基礎設施較為落后，并且使得部分檔案在出現(xiàn)破損之后還不能進行修復的情況。因此事業(yè)單位要加大對于檔案管理物質(zhì)基礎的構(gòu)建。

三、完善事業(yè)單位檔案管理工作的對策

1.樹立高度的檔案管理意識

對于事業(yè)單位來講，必須要將檔案管理意識樹立起來，在事業(yè)單位總體統(tǒng)籌規(guī)劃中，要重點涵蓋檔案管理工作的內(nèi)容，各個相關部門和人員要加強配合和交流，創(chuàng)造良好的全員檔案管理意識，提升對工作的重視度，提升對工作的參與熱情，將事業(yè)單位內(nèi)部所有資源調(diào)動起來，進而在檔案管理工作中體現(xiàn)出來，確保事業(yè)單位檔案管理效能的穩(wěn)步提升。

2.提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

在事業(yè)單位檔案管理工作中，人才發(fā)揮著極大的作用，要想充分提升單位檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，要加強定期組織培訓，將業(yè)務知識培訓和教育落實到位，并將基礎知識和檔案管理工作結(jié)合在一起。同時，還要加強專業(yè)教育和學習，確保對檔案管理工作技術和方法進行充分了解，對時代發(fā)展需求進行深入分析，確保檔案管理工作水平的穩(wěn)步提升，比如，利用相關技術和方法，做好檔案存儲和保管等工作，避免出現(xiàn)紙質(zhì)檔案破損問題。此外，還要將檔案管理人員的道德修養(yǎng)和服務意識提升上來，責任心也是必不可少的，保證人員較高的服務精神，進而助益于檔案利用效率的提升。

3.合理使用檔案

在事業(yè)單位歷史活動的記錄中，檔案發(fā)揮的作用不容忽視，有著較為顯著的實用價值。要想將檔案的實用價值充分體現(xiàn)出來，對于事業(yè)單位檔案管理人員來說，必須要確保檔案使用的合理性，創(chuàng)新管理方式，加強科學的檔案管理方法的應用，對檔案管理使用中存在的不足之處進行深入分析，進一步落實好檔案保護和管理工作，滿足事業(yè)單位實際需求，從而將檔案利用效率提升上來。

4.加強新型檔案管理模式的創(chuàng)建

現(xiàn)階段，在網(wǎng)絡信息化技術的強大推動下，必須要對新型檔案管理模式進行創(chuàng)建，將傳統(tǒng)的檔案管理方式開展轉(zhuǎn)變，不斷提升信息化的管理水準。其中，要給予檔案信息化管理充足的資金扶持，將完整的事業(yè)單位的檔案信息，納入到計算機檔案信息庫之中，以便于更好地提高檔案利用需求者的查閱和使用效率，保證其利用率可以穩(wěn)定上升。且在創(chuàng)建新型檔案管理模式信息時，還要注重安全管理，尤其在檔案管理網(wǎng)絡信息庫方面，避免非法入侵現(xiàn)象的出現(xiàn)，從而一定程度上保障事業(yè)單位檔案信息的安全。

此外，還要制定檔案信息化監(jiān)督機制，將涉密管理工作做到實處。首先，需要不斷完善、加強信息化中監(jiān)督管理機制，必須要嚴格監(jiān)管員工的工作行為，將檔案信息的安全性提升上來。在構(gòu)建檔案信息化監(jiān)督機制過程中，內(nèi)部監(jiān)督與外部監(jiān)督的整合非常關鍵，要不斷提高檔案信息化管理模式的完善性。其次，檔案室要定期開展信息網(wǎng)站的檢查與維護工作，針對檔案信息網(wǎng)絡，要加大病毒檢測力度，促進檔案信息網(wǎng)絡順利運行。事業(yè)單位在開展涉秘工作時，要提高對保密審查的高度重視，防止出現(xiàn)檔案信息丟失或竊取等現(xiàn)象。

5.注重銜接好檔案管理人員交接工作

在事業(yè)單位中，檔案管理人員出現(xiàn)流動現(xiàn)象比較常見，一旦無法落實好檔案管理人員的交接工作，很難將檔案管理工作順利銜接在一起。因此，如果出現(xiàn)人員異動現(xiàn)象，必須要做好檔案管理交接工作，比如檔案存放數(shù)量和存放位置的交接等，從而將檔案利用充分完全發(fā)揮。

四、結(jié)束語

事業(yè)單位在日常發(fā)展管理時，檔案管理工作的地位極為重要。現(xiàn)階段，社會經(jīng)濟不斷發(fā)展進步，事業(yè)單位內(nèi)部改革不斷進行深化，內(nèi)部工作人員也需要不斷提高對檔案管理重視程度，同時對工作模式進行科學創(chuàng)新優(yōu)化，為事業(yè)單位的發(fā)展拓寬更多的道路，保障管理體系的構(gòu)建更加具有科學性、規(guī)范性，促進檔案管理工作可以得到極好提升。在事業(yè)單位檔案管理開展時，相關工作人員需要注意結(jié)合實際的工作需求以及工作熱點，從多個角度進行研究分析，從而使檔案工作具有的科學性得到良好提升，最大程度上發(fā)揮出檔案資源的積極作用，使其能夠更好地為事業(yè)單位提供服務。

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作者簡介：陳嬌玲（1988-），性別：女，籍貫：福建省南安人，學歷：本科，畢業(yè)于福建農(nóng)林大學東方學院;研究方向：事業(yè)檔案管理。