淺談事業單位檔案管理工作中存在的突出問題與解決措施

摘 要：本文主要針對事業單位檔案管理工作中存在的突出問題與解決措施展開深入研究，先闡述了基層事業單位檔案管理的特點，然后對單位檔案管理所存在的問題研究、闡述，發現問題包括管理人員缺乏較高的專業、檔案管理方法缺乏規范性、檔案管理人員離職交接缺乏合理性、檔案管理物質基礎缺乏完善性等，然后重點提出了幾點解決措施，主要包括樹立高度的檔案管理意識、提高檔案管理人員的綜合素養、合理使用檔案、加強新型檔案管理模式的創建、注重銜接好檔案管理人員等。

關鍵詞：事業單位;檔案管理工作;問題;解決措施

事業單位屬于我國設立的服務型機構，在社會發展的過程中具有十分重要的職能、任務。在時代發展進步的過程中，需要對行業發展的實際情況進行詳細的記錄，并對記錄結果進行科學合理的總結分析，從而促進工作效率同質量的合理提升。事業單位在開展日常經營管理的過程中，檔案管理占據十分重要的地位，如果事業單位具有科學合理的檔案管理方法，那么就能夠及時對事業單位發展的信息內容進行收錄與總結，同時使事業單位發展的各類信息都能夠得到科學合理的收錄與分析，為后續工作的開展奠定良好基礎。另外，科學的檔案管理，還能夠提高單位人力資源管理水準，開展合理、科學的處理，讓其內部激勵機制得到充分實現，最大程度上優化事業單位的整體服務能力。

一、基層事業單位檔案管理的特點

1.秘密性

在檔案管理工作時，這一點不容忽視，在開展相關工作時，要將保密制度實施和執行下去，如果出現泄密，將對單位造成極大影響。

2.真實性

真實性這一特點也非常重要，可以將事業單位實際情況充分反映出來，在開展各項管理工作時，檔案管理人員要做好資料的整理與鑒別工作，將材料的真實性與權威性體現出來，防止非法行為的出現。最后，動態性。檔案管理自身的內容、更新與變化比較顯著，大都隨著事業單位的發展而產生變化。因此，在開展事業單位檔案管理工作時，要樹立高度的動態性視角，不斷與時俱進、開拓創新。

二、事業單位檔案管理中存在的突出問題

1.工作者專業知識匱乏

當前，網絡技術、信息技術發展非常快，在一定程度上為事業單位檔案管理工作的開展帶來了極大的挑戰與影響，因此相關的檔案管理人員就需要不斷提升自身專業檔案管理技術，同時掌握先進的信息化操作能力，加強自身的責任管理意識，充分發揮出事業單位檔案管理的積極作用，為檔案信息需求者提供優質的檔案管理服務。另外，從現階段的事業單位檔案管理情況來看，部分檔案管理人員仍然缺乏專業的業務技能以及高水平的檔案管理知識，進而導致檔案的管理缺乏一定的規范化以及科學化。與此同時，在檔案管理工作時，需要對人員結構進行優化，而事實上，在開展的過程中，卻仍然存在著檔案交接的問題，部分非專業人員進入到檔案管理工作崗位時，并沒有對工作充分理解，因此檔案管理工作開展受到了阻礙，不利于事業單位檔案管理工作的開展。

2.管理方法不規范

開展檔案管理時，由于具有局限性、復雜性，大部分事業單位仍然采用傳統的紙質檔案管理模式，體現出事業單位檔案管理工作缺乏相應的科學性以及合理性，當然，管理工作能夠順利開展，還受到資金、技術標準等因素的限制。缺乏完善的事業單位檔案電子化建設，先進的檔案管理方法，很大程度上降低了事業單位檔案的作用發揮。

3.檔案管理人員離職交接缺乏合理性

基于當前社會經濟快速發展環境下，人們就業選擇的機會逐漸增多，因此，人員離職情況也較為普遍，就會出現事業單位檔案管理工作出現空檔期，缺乏相關專業的人員接手管理，從而使得檔案不能夠全面系統的進行交接，一定程度上會對單位導致不可逆轉的損失，對于單位檔案管理水平提升不利。

4.檔案管理物質基礎缺乏完善性

部分事業單位的檔案管理基礎硬件設施缺乏一定的完善性，由于單位領導層缺乏對檔案管理的認知，缺少對檔案管理工作的支持，甚至有的單位領導，未能對檔案有足夠的保護意識，進而使得事業單位的紙質檔案可能會受到人為因素破壞。由于資金和思想觀念具有一定的局限性，進而就會導致事業單位檔案管理基礎設施較為落后，并且使得部分檔案在出現破損之后還不能進行修復的情況。因此事業單位要加大對于檔案管理物質基礎的構建。

三、完善事業單位檔案管理工作的對策

1.樹立高度的檔案管理意識

對于事業單位來講，必須要將檔案管理意識樹立起來，在事業單位總體統籌規劃中，要重點涵蓋檔案管理工作的內容，各個相關部門和人員要加強配合和交流，創造良好的全員檔案管理意識，提升對工作的重視度，提升對工作的參與熱情，將事業單位內部所有資源調動起來，進而在檔案管理工作中體現出來，確保事業單位檔案管理效能的穩步提升。

2.提高檔案管理人員的綜合素養

在事業單位檔案管理工作中，人才發揮著極大的作用，要想充分提升單位檔案管理人員的綜合素養，要加強定期組織培訓，將業務知識培訓和教育落實到位，并將基礎知識和檔案管理工作結合在一起。同時，還要加強專業教育和學習，確保對檔案管理工作技術和方法進行充分了解，對時代發展需求進行深入分析，確保檔案管理工作水平的穩步提升，比如，利用相關技術和方法，做好檔案存儲和保管等工作，避免出現紙質檔案破損問題。此外，還要將檔案管理人員的道德修養和服務意識提升上來，責任心也是必不可少的，保證人員較高的服務精神，進而助益于檔案利用效率的提升。

3.合理使用檔案

在事業單位歷史活動的記錄中，檔案發揮的作用不容忽視，有著較為顯著的實用價值。要想將檔案的實用價值充分體現出來，對于事業單位檔案管理人員來說，必須要確保檔案使用的合理性，創新管理方式，加強科學的檔案管理方法的應用，對檔案管理使用中存在的不足之處進行深入分析，進一步落實好檔案保護和管理工作，滿足事業單位實際需求，從而將檔案利用效率提升上來。

4.加強新型檔案管理模式的創建

現階段，在網絡信息化技術的強大推動下，必須要對新型檔案管理模式進行創建，將傳統的檔案管理方式開展轉變，不斷提升信息化的管理水準。其中，要給予檔案信息化管理充足的資金扶持，將完整的事業單位的檔案信息，納入到計算機檔案信息庫之中，以便于更好地提高檔案利用需求者的查閱和使用效率，保證其利用率可以穩定上升。且在創建新型檔案管理模式信息時，還要注重安全管理，尤其在檔案管理網絡信息庫方面，避免非法入侵現象的出現，從而一定程度上保障事業單位檔案信息的安全。

此外，還要制定檔案信息化監督機制，將涉密管理工作做到實處。首先，需要不斷完善、加強信息化中監督管理機制，必須要嚴格監管員工的工作行為，將檔案信息的安全性提升上來。在構建檔案信息化監督機制過程中，內部監督與外部監督的整合非常關鍵，要不斷提高檔案信息化管理模式的完善性。其次，檔案室要定期開展信息網站的檢查與維護工作，針對檔案信息網絡，要加大病毒檢測力度，促進檔案信息網絡順利運行。事業單位在開展涉秘工作時，要提高對保密審查的高度重視，防止出現檔案信息丟失或竊取等現象。

5.注重銜接好檔案管理人員交接工作

在事業單位中，檔案管理人員出現流動現象比較常見，一旦無法落實好檔案管理人員的交接工作，很難將檔案管理工作順利銜接在一起。因此，如果出現人員異動現象，必須要做好檔案管理交接工作，比如檔案存放數量和存放位置的交接等，從而將檔案利用充分完全發揮。

四、結束語

事業單位在日常發展管理時，檔案管理工作的地位極為重要?，F階段，社會經濟不斷發展進步，事業單位內部改革不斷進行深化，內部工作人員也需要不斷提高對檔案管理重視程度，同時對工作模式進行科學創新優化，為事業單位的發展拓寬更多的道路，保障管理體系的構建更加具有科學性、規范性，促進檔案管理工作可以得到極好提升。在事業單位檔案管理開展時，相關工作人員需要注意結合實際的工作需求以及工作熱點，從多個角度進行研究分析，從而使檔案工作具有的科學性得到良好提升，最大程度上發揮出檔案資源的積極作用，使其能夠更好地為事業單位提供服務。

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作者簡介：陳嬌玲（1988-），性別：女，籍貫：福建省南安人，學歷：本科，畢業于福建農林大學東方學院;研究方向：事業檔案管理。