高職院校基于云計算的數字檔案信息資源共享與服務模式研究

摘 要：云技術的發展為高職院校數字檔案資源共建共享提供了技術支撐，已經成為檔案管理發展的必然趨勢，構建基于云計算的數字檔案資源共享與服務模式，可以有效的提升高職院校檔案信息的應用價值，適應職業教育快速發展的需求。文章分析了云計算背景下數字檔案資源共享與服務模式構建的優勢，對當前高職院校數字檔案資源共享與服務存在的問題以及基于云計算的數字檔案資源共享與服務模式構建策略進行了論述。

關鍵詞：高職院校;云計算;數字檔案資源;共享與服務

云計算是依托互聯網技術而實現的共享模式架構，云計算具有安全、低成本以及虛擬等特征。隨著信息技術和網絡技術的發展，數字檔案信息資源與日俱增，利用云計算技術構建數字檔案資源共享與服務模式，已經是檔案管理發展的必然趨勢。近年來隨著高職教育的不斷發展，高職院校的檔案工作越來越受到學校和社會的關注，與本科院校相比，高職院校的檔案工作基礎差、底子薄、起步晚，在高職院校范圍內構建基于云計算的檔案資源共享與服務模式相比本科院校更加困難一些，但這是當前提升高職院校檔案信息應用價值的重要方式，也是檔案管理發展的新趨勢，因此如何利用云計算計算對檔案信息進行集成管理和服務是高職院校檔案管理研究與發展的重要課題。

一、云計算的優勢

1.解決海量信息的存儲問題。隨著高職院校檔案信息化進程的不斷推進，在各個業務領域產生了海量的檔案信息，數量劇增的同時形式也更加多樣化，包括電子文檔、視頻、圖像、音頻等多種形式，這些驟增的檔案信息對存儲空間和模式提出了更高的要求。云技術可以有效的解決海量數據的存儲、調取等問題，使數據更加智能化和結構化。

2.實現數字檔案信息的共享利用。通過云虛擬技術，可以將分布在不同業務系統中異構的數字檔案信息進行歸類、整理，實現對高職院校數字檔案資源共建共享，避免了重復浪費現象。并且能夠對各種分散、異構數字檔案信息進行整合，通過一個統一的云技術服務平臺提供檔案信息查詢，滿足了不同層次用戶的不同需求

3.為檔案用戶提供方便快捷的服務。長期起來，高職院校檔案信息受平臺限制過多，如利用者必須借助專業的計算機設備和軟件才能閱讀檔案信息。而云計算則為高校檔案信息資源共享提供了技術保障，能夠提供一個統一的檔案信息管理平臺，將學校檔案信息存儲于云端，利用者可以不受時間和空間的限制，不受平臺的限制，只要一個通過網絡可以接入到云的移動終端設備，就可以輕松的訪問和查詢檔案信息。

二、目前高校檔案信息資源共享和利用中存在的問題

1.高職院校檔案管理水平較低。高職院校的檔案管理水平不高，難以勝任網絡環境下檔案管理的新要求。具體來講主要有以下幾點原因：（1）學校檔案部門長期以來生存在一個封閉的狀態下，與校內和校外缺少必要的的聯系，管理的觀念落后，對檔案管理出現的新知識、新技術、新方法了解不多、掌握不多、應用不多，傳統的、微觀的、直接的檔案管理模式已經跟不上時代發展的步伐。（2）云計算技術是一門新興的技術，對于檔案管理和服務提出了更高的要求，有的本科院校檔案信息化發展較快，已經開展了基于云技術的校園網建設，并初步開展了基于云技術的統一云平臺的建設。相比本科院校，高職院校的檔案工作基礎差、底子薄、起步晚，就發展進程來看，高職院校的檔案管理普遍處于檔案實體管理向檔案信息化管理的過渡時期，尚未具備借助云計算進行檔案管理和服務的條件和能力。

2.高職院校檔案服務能力較差。目前高職院校提供檔案利用的方式仍然停留在簡單被動的原始層次。具體來講：（1）檔案服務觀念淡薄。高職院校的檔案管理仍舊受傳統觀念的束縛，存在重管輕用現象。在檔案提供利用的過程中，檔案部門處于高高在上的位置，而利用者是被動的、次要的。在云技術環境中，強調的是個性化的服務，要樹立以用戶為中心的服務意識，才能做好檔案工作。（2）服務手段單一、落后。主要方式是利用者親自到檔案部門，與檔案管理人員面對面溝通，提出利用需求，并且需要履行繁瑣的檔案查借閱手續才能查詢所需檔案信息，查詢途徑和渠道單一，并且受空間和時間的限制，難以滿足網絡環境下檔案用戶的利用需求。（3）服務深度不夠。高職院校實行的是工學結合、校企合作、頂崗實習的人才培養模式，走的是產學研結合的道路，其校園文化既有高校文化，有融合企業文化。而目前，高職院校提供檔案服務的方式以提供檔案查閱為主，對檔案資源進行深度開發的產品較為匱乏，缺少有高職特色、引人注目的數字檔案信息產品。

3.高職院校數字檔案信息資源共享程度低。高職院校數字檔案資源存在“信息孤島”現象，資源共享存在局限。主要體現在：（1）目前高職院校普遍開展了校園網建設，各個業務系統也廣泛應用于相關的職能部門之中，這些管理系統是學校推進和實現信息化的必不可少的組成部分。但是各職能部門在信息化建設時沒有考慮到信息的檔案屬性，各個管理系統在日程運行和維護的過程中沒有統一的標準規范，導致各個系統難以兼容，這給高職院校數字檔案資源整合帶來很大難度。另外各高職院校在進行信息化建設時，各自為政，從自身發展的角度出發，難以形成高職院校互聯互通的檔案信息資源共享網絡，檔案信息無法實現互聯互通。（2）高職院校檔案管理缺少統一的協調機制。高職院校的各個業務系統中存在著大量的信息，其中有相當一部分是有價值的需要歸檔的信息，但是這些信息分散在各個系統中，難以加以整合和利用。究其原因，一方面是因為標準和技術上的問題，另外一方面是缺少統一的檔案管理協調機制。高職院校應該建立檔案管理的協調機制，協調各個部門進行業務系統與檔案管理系統數據的交換和對接。

三、高校檔案信息資源共享與利用的改良措施

1.構建一個高職院校的數字檔案云計算平臺，實現資源生產流程化。（1）選擇適合高職院校實際的數字檔案資源云計算平臺構建模式。云計算平臺包括公共平臺、私有平臺和公私混合平臺三種。根據高職院校數字檔案資源的特殊性，公共云模式并不適合高校數字檔案云平臺建設，應該采用私有云模式，根據高職院校檔案管理的特點專門構建一個智能化、個性化的云計算平臺，并在建設的過程中根據用戶的需求不斷的完善和改建，這樣能夠有效的保障數字檔案資源的安全性和私密性，同時滿足高職院校的個性化需求。（2）建立健全相關的標準體系。構建一套完整的檔案信息標準體系是實施云計算數字檔案信息資源共享的前提保障，為此高職院校數字檔案的云平臺建設應該做好頂層設計，確保檔案信息規章制度和標準體系的科學性。要以國家有關檔案法律法規為依據，結合學校實際情況，制定包括檔案信用標準、檔案應用標準、檔案信息資源備份體系在內的標準體系，保障數字檔案的真實性、有效性。（3）構建相關的協調機制和管理體系。數字檔案云平臺的建立需要相關的協調機制和管理體系，這樣才能做到職責分明，既能夠做好自身的管理，又能夠協調有關信息的在各個平臺的有效流動。具體的就是將辦公自動化與數字檔案進行有機融合，在技術層面和管理層面建立完善的運行機制并且建立一套合理有效，反應迅速的協調機制加強對數字檔案的管理，為云計算平臺的建立打下堅實的基礎。

2.加強數字檔案資源建設，實現資源共建共享。數據庫建設是云環境下實現高職院校數字檔案信息資源共享的關鍵。具體來講：（1）以用戶需求為導向，建立專題數據庫。高職院校數字檔案資源分類廣泛，而且利用者對檔案信息的需求也不同，在構建云計算數字檔案信息資源共享模式時，應該對各類檔案資源進行深層次挖掘和加工，形成專題數字檔案資源庫，以滿足不同的需求。例如高校可以將教學評估相關的檔案材料進行歸類，統一標識，形成教學評估專題數字檔案。（2）加強對數字檔案資源的整合。高職院校數字檔案資源整合既包括現有館藏數字檔案資源，同時也包括散存在各個業務系統的異構數字檔案資源。對于異構數字檔案資源進行整合的難點在于這些檔案信息分散在不同的業務系統之，類型、格式、標準不盡相同，難以共建共享。通過云計算平臺，可以對這些分散在不同系統的異構檔案資源進行采集、編目和存儲，實現數字檔案資源的統一管理。

3.構建云計算服務平臺，提高云資源的服務水平。基于云計算的數字檔案資源共享建設要求高職院校檔案工作轉變服務模式，具體應從以下幾個方面著手：（1）構建統一的云計算服務平臺。要想對數字檔案信息資源進行跨庫訪問和利用，就要構建一個統一的云計算服務平臺。通過云計算服務技術，將不同數據庫的數字檔案資源連接起來，形成一個統一的數據庫網絡，與數字檔案資源集成，完成與云計算平臺的對接，用戶可以輕松實現跨庫訪問，在同一個云技術服務平臺中享受到方便、快捷的檔案信息服務。（2）努力為檔案用戶提供個性化的服務。要根據云技術的特點，選擇與之相適應的檔案服務模式。具體來說，云技術平臺更加注重個性化的服務，因此高職院校檔案管理人員要對數字檔案信息進行深層次分析和加工，改變過去重管輕重的傳統思想，借助云計算的查詢功能，檢索出用戶關心的熱點問題，及時向用戶推送相關內容，滿足用戶的個性化信息需求。

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作者簡介：魏曉琳，遼寧金融職業學院檔案館員，碩士研究生，研究方向為檔案管理。