大數據視角下醫院人事檔案管理信息化探析

張婷婷 于長海

摘 要：醫院人事檔案是人事管理工作的重要組成部分，實現信息化對于人事調動、人力資源開發和管理具有重要的意義，大數據時代的到來，為醫院人事檔案管理信息化帶來重大機遇。本文分析了醫院人事檔案管理信息化的現狀及存在的問題，試圖從大數據視角，為這一過程的實現找到一些方向。

關鍵詞：人事檔案;信息化;檔案管理

計算機信息技術的發展使醫院人事檔案管理向信息化方向推動，醫院人事管理過程中產生各種數據信息，這些信息資源的收集和整合利用成為一大工作重點。大數據時代的到來，為醫院人事檔案信息化建設提供了新的視角。作為大量數據和信息匯集地的醫院，在大數據的潮流中，整合相關信息資源，將為人事檔案信息化提供重要助力。

一、醫院人事檔案管理信息化現狀

1.傳統人事檔案管理的信息化沖擊。醫院傳統的人事檔案管理多采用手工管理的方式，紙質材料的收集、整理、組卷、歸檔是檔案管理工作的主要內容。醫院大量的紙質檔案還沒有完全實行信息化管理，在建立索引數據和檔案信息登記時還依靠手工操作，檔案資料查詢使用上會耗費很大時間和人力。同時，隨著信息技術的發展，在醫院人事管理過程中產生大量數據信息諸如電子文檔、影像資料、網絡新聞報道等多種信息類型，也需要得到分類收集、整理和歸檔。傳統的檔案管理方式很難適應大數據環境下對工作效率和時間效益的較高要求，也很難實現新的信息流、數據源的存儲、提取和使用，醫院人事檔案管理急需加快信息化實現進程。

2.醫院人事檔案信息數據特征。醫院人事檔案數據信息好比一個水池，不同種類的信息就是各種顏色的水流，目前來看，這個水池越來越大，匯入不同的信息流種類越來越多、數量也越來越大，因此醫院人事檔案信息數據呈現出信息量大、信息種類多的特征。隨著醫改的深入，醫院人員結構日益復雜多樣，人員數量也在與日俱增，同時由于專業類別不同、編制類別差異、科室情況區分等原因在各個職能部門管理過程中所產生的檔案信息數量龐大。醫院工作人員的基本信息變動、學習學位信息變動，以及頻率較高的職稱晉升工作、崗位聘任工作工作、職工獎懲工作、考試考核、評先評優工作等都會產生不同種類的信息，其中包括紙質資料，也包括電子信息，使得檔案信息種類增多。

3.醫院人事檔案管理信息化的重要性。檔案的價值在于利用，人事檔案管理應為人事管理服務。人事檔案作為記錄醫院工作人員個人履歷、工作表現等內容的載體，是醫院人力資源開發、人事決策、職稱評審、人員獎懲等人事管理工作的重要依據。面對海量且種類繁多的人事信息，傳統的檔案管理方法依靠人工翻閱檢索等方式，費時費力，重復勞動多而且容易出錯，顯然對于這些人事管理工作中人員相關信息的提取利用造成很大程度上的效率低下，同時也使得人員信息更新速度和信息收集范圍有限，人事管理的檔案材料參考價值受到很大限制。因此，實現人事檔案管理信息化顯得尤為重要。

二、醫院人事檔案管理信息化過程中存在的問題

1.基礎信息數據不夠完整。由于人員結構復雜，醫院只對部分有編制的人員具有檔案管理權，大量編外人員實行人事代理，其人事檔案則由人社部門指定的代理機構代為管理。這就造成醫院所掌握人員信息不夠完整，而醫院的人事管理工作是針對包括人事代理職工在內的全院職工而言，每次需要查閱非在編人員檔案信息時只能由人事檔案工作人員去相關機構查閱，這極大阻礙人事檔案管理信息化進程，也極耗費的人力、物力和財力。同時，由于醫院檔案管理缺乏行之有效的規章制度，工作人員在收集信息過程中欠缺一定的規范性，難免會出現疏漏現象，容易造成信息數據的不完整。

2.諸多信息數據源對接困難。在醫院人員管理過程中，人事部門所掌握的信息主要涉及工作人員個人基本信息、教育經歷、工作經歷、黨團關系、工資表等信息，而其他信息則掌握在其他相關部門。如醫務處對醫療人員能開展的手術級別、手術并發癥發生率、對口支援情況、外出進修情況等信息，護理部掌握著各護理單元中護理人員的考核情況、服務評價等信息，繼續教育部門掌握著醫務人員的不同類型的考試考核頻次、考核結果等信息，質控部門掌握著各個科室質量管理情況，院感部門掌握著各個科室的感控情況，科研處掌握著職工的科研信息，另外還有職工管理過程中產生的其他信息掌握在其他部門。這些都是醫院工作人員評價的重要依據，卻分散在各個部門，沒有實現信息交流，聯通互動，造成人員信息完整度差，各種信息數據也很難實現對接，進一步增大了這些信息的利用難度。

3.基礎配備不到位。在人員配置方面，醫院人事檔案管理人員往往是超負荷工作，很難達到每一千人配備一個專職檔案管理員的標準，同時，人事檔案管理人員長期習慣于傳統檔案管理方式，檔案管理信息化的理念不夠強，而且很少掌握信息統計和整理的方法和技術;在硬件設施方面，各種檔案信息的采集整理需要不同的工具來進行，采用不同的載體來儲存，而醫院往往鮮少在這方面進行全方位資金支持;在軟件系統方面，雖然信息資源得到了一定程度的收集整理，但是在信息整合以及檢索和開發利用上缺乏行之有效的系統支持，由于不同醫院的具體情況各不相同，目前并沒有一個適用于不同需求的檔案管理系統，因此軟件系統就需要根據各自實際進行開發，而這往往需要很長時間的探索和試用才能夠實現。

三、大數據為醫院人事檔案管理信息化提供依托

1.大數據帶來人事檔案信息來源渠道增加。在醫院管理過程中，會產生大量與人員有關的信息數據。如醫德考評會體現醫務人員的醫德品行狀況，進修培訓情況會體現工作人員的技能水平提升情況，理論考核、技能考核等可以體現工作人員的理論掌握水平和操作能力，科研課題、論文發表情況會體現工作人員的科研水平，院內外評先評優、社會兼職等可以體現工作人員的社會價值，等等這些信息的大量產生，都可以作為完善人事相關檔案信息的來源，會極大豐富醫院人力資源數據，作為實現全方位評價人才的重要依據，為人力資源管理提供相應參考價值。

2.大數據有助于實現人事檔案信息實用價值。大數據帶來的人事檔案信息的豐富，會是醫院管理的巨大無形財富。通過匯集、整合各種信息數據，形成全面豐富的人事檔案信息數據庫，變被動整理檔案材料為主動挖掘檔案信息價值，主動為人力資源管理和開發提供服務。例如可以將個人手術視頻、個人典型病例報告、科研專項進展等個性化內容納入職工個人人事檔案，更加側重對專業技術、科研教學等信息的收集，豐富人事檔案內涵。通過利用大數據技術，醫院將不同種類信息數據進行處理，進行數據分析，能夠深入挖掘人事檔案的價值，有效利用各種檔案信息資源，對醫務工作者實現更全面的評價，從而實現適才適用，以至于更精準的開發人才資源，更好地服務患者，更大程度的去造福社會。

四、大數據視角下實現醫院人事檔案管理的信息化舉措

1.樹立大數據信息管理理念。醫院應樹立為培養人才服務的檔案觀，以大數據視角推進醫院人事檔案管理信息化的頂層設計，從醫院人才發展規劃角度而不僅僅是人事檔案管理角度來實現人事檔案管理信息化。通過進行頂層設計，提高人事檔案管理的地位，實現人事、醫務、護理、繼教、科研、質控等多個部門協同合作，將人事檔案管理信息化納入到醫院信息化建設的過程中，以大數據的視角，來增強各個部門大數據信息管理意識，推動檔案管理方式創新，加快檔案管理信息化進程。

2.形成聯通互動及時更新的大數據平臺。面對龐大的數據源，醫院應當在醫院內網中構建數字化大數據系統平臺，發揮醫院信息科職能的同時，引進專業的大數據信息管理團隊，研發適合醫院實際情況的信息系統，使各部門、科室產生的各種文字、圖片、影像等資料得到及時的匯集整理，構建科學合理、分類明確的數據庫。利用好醫院已有的信息系統，通過技術升級，將醫院現有的HIS系統、HRP系統、OA系統等實現數據抓取甚至實現對接，將極大豐富人事管理信息。同時需要注重信息收集的方式的優化，加快將紙質材料轉換為電子檔案的步伐，通過疊加專有電子水印和電子簽章保持檔案信息的完整性和真實性，提升提取信息的時間效益。另外，人員信息數據及時更新也十分重要，相關部門需配備專職信息統計人員，及時整理和上傳各種數據。同時，在信息檢索研發方面，要做好意見征求工作，提高信息屬性和檢索字段的實用價值，在將相關信息做好保密工作的同時，使查詢條件更具靈活性，輸出報表更符合實際需求，以便于醫院及相關部門實現更加便捷有效的人員信息檢索和利用。

3.完善支持保障措施。在人員支持方面，應組織人事檔案管理人員以及各部門相關信息統計人員進行專業培訓，或去有先進經驗的醫院參觀學習，增加溝通交流和技能提升的渠道，不斷掌握新技術和新知識，提升相關人員的信息管理能力和水平，加快構建新型人事檔案管理團隊，提升人事檔案管理隊伍的層次。

在硬件支持方面，醫院應加大資金投入，為檔案管理部門配備數據記錄必要的計算機、刻錄機、復印機、數碼相機、微縮相機、掃描儀和存儲服務器等設備，同時為信息科配備大容量的伺服器，為軟件信息系統提供最大程度的支持。

在制度建設方面，醫院應制定統一的檔案管理規程，嚴格按照操作規范來錄入、修改、和歸檔、更新信息，將制度化和標準化建設貫穿到醫院人事檔案管理信息化的全過程中，從制度上減少隨意篡改、刪除檔案的可能性，重視考核和追責，確保人事檔案在信息化過程中仍能安全有序。

在信息安全方面，應加強人事檔案信息的保密性管理，嚴格權限設置，實現信息系統操作記錄歸檔和定期審核，提高風險防范意識，嚴肅流程管理和交接制度;另外，需要通過提高數據庫的防護水平，及時做好數據備份和防火墻提升等工作。

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作者簡介：張婷婷，濱州醫學院附屬醫院人力資源部，助理館員;于長海，濱州醫學院附屬醫院人力資源部副主任，館員。