新時期檔案管理對提升工作效率的重要性探討

摘 要：檔案管理行業作為提供和保管信息資料的重要行業，仍然沒有跟上時代的步伐。特別是人才交流中心的檔案管理的工作效率極其不佳，沒有利用好檔案信息的價值為學生提供優質的服務。本文針對新時期檔案管理存在的問題做了簡要的分析，探討了檔案管理對提升工作效率的重要性，對如何進行檔案管理進行了研究。以期通過分析來幫助人才交流中心更好的進行檔案管理工作，提高工作效率。

關鍵詞：新時期;檔案管理;工作效率

一、當前檔案管理存在的問題

從人才交流中心在檔案管理工作上進行分析，主要存在以下幾個問題：第一，缺乏規范性，在檔案管理工作方面沒有完善的管理機制，對于信息資料的整理和歸類沒有統一的規定，導致在檔案的保存和記錄上存在各種各樣的方式，這對于查閱和調用工作極其不利;第二，沒有先進的管理理念，社會在不斷的進步，而檔案管理的管理理念也應該跟上時代的步伐，但是實際上，許多人才交流中心的檔案管理還是深受傳統的管理思想的影響，沒有重視檔案管理的方式，也沒有意識當檔案管理工作的重要性;第三就是檔案管理人員的專業素質不足，大部分擔任檔案管理工作的員工基本沒有檔案管理專業知識，人才交流中心也沒有重視檔案管理人員的專業技能，有的甚至以能者多勞的思想，讓其他的工作者來擔任檔案管理者的崗位。

二、新時期檔案管理對提升工作效率的重要性分析

1.有利于為交流中心提供全面的信息。人才交流中心主要負責畢業生的就業報到和檔案接收，并對畢業生和其他流人員的人事檔案進行管理，能夠為一些工作單位和企業推薦具有專業職稱和技能的員工。所以人才交流服務中心的檔案管理占有重要的位置，它能快捷的、全面的為組織提供信息，幫助組織能夠更好的為待業者提供更好的服務。全面可靠的信息和資料可以大大節省人力和時間，快速的幫助企業找到適合的專業性人才，全面提高服務的效率。

2.有利于使檔案信息獲得更大的價值。新時期下，人才交流中心通過加強檔案管理工作能夠使檔案的信息和形式不斷的朝著現代化和規范化的方向發展，能夠不斷的提高檔案內容的真實性，使得檔案信息成為待業者以及招工企業完全信賴的內容，也可以為客戶提供優質的資源，提升檔案信息的價值。當檔案管理中的信息資料能夠完全為客戶服務，那么人才交流中心的工作效率將會得到穩定的提升。

三、加強檔案管理提升工作效率的措施

1.提高管理效率。在現代科學技術不斷發展，網絡信息技術不斷更新的新時期，人才交流中心要加強檔案管理可以充分利用這些技術，來提高信息的準確性和及時性，幫助企業快速的找到所需的人才。比如可以利用網絡信息系統制定合理的規范的檔案管理智能系統，并且能夠在原有的基礎上增添更多新型的服務，比如一對一的問題解答、檔案調整或者調用工作、檔案信息的評價工作等，提高管理效率。

2.利用科學方法加強檔案管理。人才交流服務中心的資料數據逐漸增加，長期保留傳統的管理模式會大大降低工作效率。所以要合理利用科學的方式對檔案信息進行記錄、歸納和保存，比如引進二維碼系統來減少文書形式，降低檔案資料丟失和殘缺的情況發生;還可以引進檔案采集功能，增添對檔案信息的統計、核對等系統，利用數字化的技術提高檔案管理的效率，從而提升工作效率。當企業或者待業者能夠準確的、及時的獲取他們想要的資料，單位才能更好的為客戶提供全面的信息服務，才能發揮檔案管理工作的價值。

3.加大培訓力度，提升人員技能。檔案管理工作對于人才交流中心是至關重要的，所以領導也要重視檔案管理工作，在人員的分配上要注重其專業技能，加大對管理人員的培訓力度。隨著社會的不斷進步，檔案管理人員也要時刻跟上時代的步伐，不斷的學習先進的科學技能，提高自己的專業素質，才能更好的勝任工作。單位可以聘請資深的檔案管理教師來對員工進行培訓，并制定合理的考核方案來提升員工的重視程度，為單位營造積極向上的氛圍，也為檔案管理工作提供更充分的硬件條件。

綜上所述，人才交流中心肩負著為學生提供優質服務的責任，要提升工作效率，就要重視檔案管理的工作，積極的探究本單位存在問題，根據實際情況去研究解決方案，比如從管理模式上、管理理念上、管理方式上以及人才的培養上等方面，采取科學有效的措施去改善檔案管理工作，才能不斷的提升工作效率，為大眾提供更好的信息服務。

參考文獻：

[1]李春梅.探討人才交流中心文書檔案管理存在的問題和策略[J].民營科技，2017（12）：43-44

[2]楊紅英.人才交流中心文書檔案管理存在的問題和對策[J].城建檔案，2012（07）：52-53

作者簡介：林廣家（1986-），男，籍貫：吉林大安，畢業院校：黑龍江省司法警官職業學院，職稱：館員，目前從事工作：檔案管理。