新時期事業單位加強檔案管理創新之路的舉措

徐萌

摘要：從內容上分析，事業單位的檔案管理工作主要是包含了檔案實體與檔案信息處理的過程，這也是對各項業務的一個統稱，它也是體現國家檔案在事業單位重要性的主要途徑。在實際的檔案管理工作中，其內容相當繁瑣與復雜，其中所包含的內容主要有收集整理，檢驗編輯等等多個方面，最終目標還是為社會廣大群眾服務為根本。從事這一工作的管理人員應該都明白，這一工作的主要內容就是將大量的繁瑣內容進行集中管理與系統管理，以滿足社會各界對于檔案的需求。當前隨著我國經濟體制的不斷革新與發展，事業單位在人事管理與機制整頓方面都做出了或多或少的改變，這樣做的目的主要是為了檔案管理能夠做到統籌策劃，及時的解決掉一系列的問題與阻礙，筆者根據自己的工作經驗，著重分析了當前檔案管理工作出現的常見問題，并提出了幾點解決方案，以供參考。

關鍵詞：新時期;事業單位;創新之路

引言

將檔案管理工作做到有條不亂，不但可以確保事業單位的行政工作完整性，還可以使單位自身的科學發展得到提速，有利于社會精神文明的建設，以及對人發群眾的權益維護帶來更大的幫助。近些年來，隨著我國各大事業單位的體制改革，一些常見問題也逐漸的浮出水面，在一定程度上也制約到了事業單位的各方面發展，事業單位若想有效高效的穩定發展，檔案管理工作決不可怠慢，本文作者就當前的局勢做出了簡單的分析，并提出了自己的一些建議供大家參考，希望可以為檔案管理事業的持續發展盡一分綿力。

一.做好事業單位檔案管理工作的重要意義

1.做好檔案管理工作對于每一個檔案管理工作人員來說，是最主要的任務。若是沒有意識到這個問題，那么就會在事業單位健康發展中埋下隱患。做好檔案管理工作的意義有很多，主要有兩個方面：從單位出發，單位領導可以根據所記錄的檔案，及時、全面的掌握單位的整體情況，據此進行策略調整和制定;從社會各界出發，社會各界可依據維護歷史真實面貌的檔案，分析事業單位的業績，分析情況，從而為選擇合適機關進行合作奠定一定的基礎。

2.檔案管理工作是一項基礎性工作，它在作為事業單位工作查考依據的同時，也是生產生活的參考資料，最重要的是在單位與職工正當權益的維護中，可作為重要的憑證。另外，它也是提高事業單位工作質量和工作效率的必要條件。因此，它在事業單位管理中是不可或缺的一部分。科學規范的檔案管理，是衡量一個單位業績與管理水平的重要尺度。

3.當今社會飛速發展，也加深了檔案管理工作創新與改革的進程。只有勇于探索和嘗試，才能適應社會的競爭，才能將本單位整體發展的狀況和工作成果更全面、真實地反映出來。檔案管理工作與單位其他方面管理的有機結合不僅可實現機關單位管理戰略，還能提高單位的管理效率。總之，做好檔案管理工作在促進地區經濟社會全面發展的同時，還能讓社會各界對本單位在市場經濟中的形象認識更加深入。

二.事業單位檔案管理現狀的分析

1.檔案檢索效率較低。檔案檢索包括計算機檢索與手工檢索。相對于手工檢索而言，計算機檢索的效率較高，目前我國大多數事業單位采用的仍是手工檢索。顯然，檔案檢索的效率和檔案的硬件設施具有很大的關系。為了提高檔案檢索效率，許多部門專門研發多種檢索工具，認為檢索效率與檢索工具的數量呈正比。

2.現代化管理設施較落后。科學技術的不斷發展，促使科技手段的不斷更新，計算機信息也逐漸深入到我們的生活和工作中。計算機水平的提高為我們提供了巨大的便利。然而在檔案信息管理系統，由于沒有及時、充分的認識和發揮先進技術手段的作用，所以沒有將計算機技術廣泛運用到檔案管理中。更有一些單位的檔案室的庫房建造不規范，并將易燃的雜物堆放在里面，塵土飛揚，空氣污濁不堪，檔案現代化及檔案保護設備配置基本不全。

3.缺乏專業的檔案管理人員

檔案管理工作是一項對工作人員的專業素質要求非常高的職業，不得不提的是，現如今事業單位的檔案管理人員絕大多數不具備相關的工作經驗和專業的檔案管理理論知識，無論在專業素質還是文化層次上都有欠缺。

4.檔案管理手段非常落后

計算機網絡技術的普及提高了人們處理信息的效率，因此，非常普遍的運用在日常的生活與辦公過程中，它的管理手段也在不斷地進步，遺憾的是，大部分事業單位并沒有積極地將這項技術引入到日常的檔案管理過程中去，而依然采用人工管理的手段，檔案管理的效率非常低，出錯率也非常的高。

三.事業單位檔案工作改進措施

1.加強保密工作。保密工作對于檔案管理是非常重要的。保密工作的檔案主要包括兩個方面：保管檔案和保密檔案。保管檔案是對已有檔案進行保存，在以后需要翻閱時能及時找到;而保密檔案的檔次比較高，因為在一定是時期內，它包含的內容是關乎國家安全和利益的，若是被泄露出去，對國家造成的危害是不可估計的。

2.加快檔案現代化管理進程。做好檔案管理工作，就必須把檔案信息化列入工作日程。在檔案部門配置信息化的基本設備的同時，檔案人員的計算機管理知識也應隨之進行培訓。將先進的技術如光盤、縮微、聲像等靈活應用到檔案管理中。

3.建立健全檔案工作規章制度。建立健全檔案工作規章制度，是規范檔案工作行為的一項基礎建設。在建立健全過程中，要根據單位的工作特點，配合檔案管理的需要，講究合理性和可操作性。

4.提高檔案管理人員的綜合素質。無論技術再先進，也需要人來操作。因此做好檔案工作，最重要的是人。針對崗位變動導致檔案人員的綜合素質顯著降低這一情況，我們可以在崗位變動時，盡量減少檔案部門的變動，穩定檔案人員，保證檔案人員綜合素質不降低。因為要檔案工作是一項專業性、實踐性和操作性都很強工作，若是不具備豐富的實踐工作經驗，檔案管理工作特別是檔案收集、管理的規范是很難達到要求。

5.增加經費投入與開發檔案信息資源。大多數事業單位不是因為受到經濟發展的制約就是因為規模較小，導致檔案管理條件較差，近期內不容易完善相關的基礎設施。針對這種情況，主管部門在加強檔案管理監督的同時，可主動向當地政府領導申請，給予一定的支持，協助并配合逐步完善檔案工作條件及相應的設備，從而保證本單位的檔案工作健康發展。

6.提高認識，完善職責

要使事業單位的檔案管理制度有條不紊的進行，必須在事業單位內部建立起完善的檔案管理制度，從制度上明確檔案管理人員的相關職責。我們要通過宣傳，提高事業單位各級領導干部對于檔案管理工作的認識，還應該完善檔案管理機制，明確各個負責人的相關責任，也可以根據內部機構的設立配備兼職性質的管理人員，在單位建立起一個檔案管理的網絡，提高檔案管理的效率。

結束語

綜上所述，當前事業單位在檔案管理工作中仍然存在著一些問題還沒有得到完全的解決，這對于事業單位的長遠發展無疑會造成一定的困擾，本文通過對事業單位的檔案管理工作不夠重視，基礎設施不夠完善，創新意識比較淡薄，這幾個方面展開了分析與論述，并提出了幾點解決方案供同業人員參考，希望可以為事業單位的檔案管理工作開展做出一些貢獻。

參考文獻：

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（作者單位：菏澤市單縣人力資源和社會保障局）