探討電力企業公文精益管理

孟召霞

【摘 ?要】公文管理是企業開展公務活動和依法行政的重要工具，促進了黨和國家相關政策和制度的快速傳達，為交流經驗、處理問題、互通情況及傳遞信息提供了便捷的通道，促進了企業工作效率的大大提升。為了確保公文管理能夠進一步發揮作用，將精益管理融入到電力企業公文精益管理中，為企業發展提供了科學的決策，確保了各項生產管理工作的有效開展，幫助企業搞活生產經營，增強企業的生機和活力。

【關鍵詞】電力企業;公文;精益管理

1.電力企業公文管理的現狀

近幾年，電力企業都紛紛形成了自己獨特的公文管理體系，力求在公務處理上提高效率，但是目前電力企業的公文管理仍然存在以下幾個問題。

1.1定位還不準確

許多部門對于公文管理的目的、重要性及意義的認識還存在偏差，致使在處理相關公文時，重視的程度還不夠高。企業管理層也沒能很好的認識到公文管理的重要性，沒能深入的研究公文管理對于企業運作效率和管理規范的影響。這樣一來，往往會在企業的實際工作中忽略很多重要的細節，這樣在不同的部門間傳閱時，會造成閱讀的困難和不暢通，沒有達到預期的目標和要求。

1.2公文的質量有待提高

隨著計算機技術的發展，公文管理也要和網絡的信息化相互關聯。但是目前許多電力公司中的公文還不夠清晰明了，往往是很長的篇幅，并且側重點沒有明確的給出。這些文件更多關注的是公文的形式，因此在內容上往往存在許多問題。

1.3寫作不夠規范

寫作不規范性主要體現在以下幾方面，首先是公文的敘述形式選取不夠準確，如上行，平行和下行的區分還不夠明確。同時還存在格式上的問題，如標題和正文的字體是否符合要求，段落的行間距是否合適，文章的邏輯結構和組織結構是否符合一定要求。

2電力企業開展公文精益管理的必要性

近年來，中央相關部門對電網企業的管理工作提出了新的要求，要求嚴抓公文管理工作，切實提高公文管理質量。在日常的公文審核過程中，經常會發現很多問題，主要表現為：數字用法不規范、公文格式不正確、標點符號使用不合理、引文及序次語不規范及文字表示不正確等，降低了公文的管理質量，影響公文管理工作效果。為了提升電力企業公文管理水平，管理人員能夠有效的應對和處理各類公文，要創新公文管理方法，改變以往被動式的管理方式，開展主動式的精益管理，建設完善公文精益管理體系，提升電力企業公文管理水平。

3電力企業公文精益管理措施

3.1建立公文精益管理制度

精益管理作為電力企業公文管理中的一項重要職責，公文文件在運轉過程中與各個環節之間彼此關聯，自身具有較強的反復適用性、穩定性及確定性，要不斷規范運行規章制度及工作管理程序，確保公文文件運轉的規范性及合理性，發揮公文應有的效力。要嚴格按照《黨政機關公文格式》要求，合理制定公文管理規章制度，確保公文格式的統一性。建立“事前審核、事中跟蹤、事后考核、季度通報”公文質量管控機制，細化工作流程。嚴把公文審核質量關，促進公文發文質量的大大提升。

3.2審核公文精益管理內容

將精益管理應用到電力企業公文管理中，要采取合理有效的改善措施，確保管理工作能夠持續開展下去，規范公文處理環節，修正不規范的公文內容，促進公文管理質量的提升。①規范公文語言文字、體例格式及標點符號，嚴格按照《黨政機關公文格式》中的要求對公文要素進行詳細的審核，有錯必究，不放過任何瑕疵，及時出臺整改意見，對于問題較為嚴重的公文，要交回擬稿部門重新進行審核。②公文管理要嚴格貫徹和執行國家的重大方針政策要求，嚴格把關公文的主旨內核，認真推敲公文中的工作內容及政策理論內容，杜絕公文中內容出現與企業發展思想不一致現象，確保公文內容的規范表達。③公文管理辦公室的工作目標應以企業工作全局出發，規范公文程序，凡是涉及公文管理的內容，要督促擬稿部門嚴格履行會稿程序，確保部門工作秩序的和諧和規范。對于緊急及敏感的公文事項，要嚴守秘密，辦公室管理人員要做到不推諉、不失位及堅守原則，優化審核工作流程。

3.3完善公文精益管理機制

為了確保電力企業公文精益管理工作的高效開展，要不斷加強對各部門文書公文業務培訓，促進公文管理人員公文處理水平的大大提升，嚴格按照公文精益管理機制中的要求，對部門人員開展分批培訓，將案例作為公文培訓工作的重點內容，對公文管理人員寫作薄弱環節進行培訓，降低擬稿中公文錯誤點的頻率。對在實際工作中存在的問題進行集中整理，利用協同辦公平臺召開即時通信會議，對工作情況進行點評，彼此之間就工作內容開展積極的溝通和交流。對公文管理實施常態化通報，將公文中的錯誤、頻發性問題及寫作熱點作為月通報的主要內容，規范公文內容的寫作形式，避免錯誤反復出現。適時組織優秀公文評選活動，對優秀公文予以表揚，在企業內容營造良好的工作氛圍。

3.4培養公文精益管理人才

嚴格把關公文精益管理人才，要求公文精益管理人員要提高責任意識及業務能力，結合實際工作內容，合理配置文書人員，優化文書隊伍，定期做好崗位培訓，優化公文管理隊伍，提升公文精益管理水平。文書人員在工作時要大膽審核，堅持原則，腳踏實地做好本職工作，掌握公文辦理方法，能高效的完成公文管理工作任務。

4電力企業公文精益管理實踐

4.1提升公文質量

①制定出公文評價指標，將公文作為考核對象，考核的內容包括：行文規則、流程問題、考評對象、主旨內容及體例格式等，合理設置扣分事項，明確規范扣分標準，促進扣分工作的精細化管理，確保各項評價工作的規范性。②實施定量考核模式。采取“評分制考核”方式，深入分析各部門中病錯文產生的原因，優化考核標準。③優化使用考評結果，對錯病文及時進行通報，對不合格的公文采用回退制度，并說明回退的理由，以確保公文辦理的標準化和規范化，充分發揮公文的示范性作用，提升公文的整體辦理水平。

4.2提高公文辦理效率

公文自身具有較強的時效性，在進行公文文件管理時，要做好有效性和及時性，公文從起草到辦畢的時間要控制在6d，由辦公室人員對辦文效率進行實時的監督和優化，并做好超時預警，提升公文的處理效率。減少公文辦理所產生的麻痹思想，養成定時、定期辦理公文的好習慣。①嚴格執行公文辦理溝通協商制，能夠有效避免公文的協同辦公系統流程會出現不同部門意見的反復，對于公文在辦理過程中出現的重大分歧及復雜問題，應采用電話溝通和當面溝通方式進行協商，提升辦文效率。②嚴格執行限時辦結制，嚴格按照辦理時限要求，將辦理工作的時間控制在10個工作日內，要求辦理部門要在15個工作日內回復行文。對于急件要按需辦理，控制在3個工作日內。對于因客觀條件無法在規定時間內答復的事項，由分管領導核準，主辦部門出臺初步辦理意見。

5結論

將精益管理融入到電力企業公文管理中，是電力企業的必然發展趨勢，提出了建立公文精益管理制度、審核公文精益管理內容、完善公文精益管理機制、培養公文精益管理人才。在開展公文精益管理實踐過程中，要不斷提升公文質量、公文辦理效率及精簡公文數量，展現出精益管理在企業運營管理中的上傳下達溝通紐帶作用，提升了電力企業公文管理工作質量及經營業績，在社會上樹立了良好的企業形象。

參考文獻：

[1]鄭拓巍.電網企業公文精益管理的實踐與思考[J].辦公室業務，2016（02）：10～11.

[2]包北方，陳小峰.電力企業精益管理實踐及其過程評價研究[J].經營管理者，2015（28）：85.

（作者單位：國網山東省電力公司東阿縣供電公司）