完善基層疾控機構(gòu)檔案管理工作的思考

[摘 要] 檔案管理工作必不可少，但基層單位的這項工作還存在不少問題：檔案管理工作人員責任心不強、素質(zhì)有待提高、輕視檔案作用，領(lǐng)導(dǎo)忽視檔案管理人才的使用和培訓，檔案管理體系不健全等。要做好檔案管理工作，需要領(lǐng)導(dǎo)重視，做好檔案管理的宣傳工作，完善檔案管理的制度和體系，堅持以利用為目的的管理，實現(xiàn)管理現(xiàn)代化。檔案管理工作人員要加強業(yè)務(wù)學習和技能培訓，要勇于擔當，主動、積極地參與工作。

[關(guān)鍵詞] 基層疾控機構(gòu)檔案管理 存在問題 加強管理

中圖分類號：G271 文獻標志號：A

檔案管理工作是政府機關(guān)、企事業(yè)單位和社會團體工作中不可缺少的組成部分。隨著社會的進步和各種現(xiàn)代化管理手段的應(yīng)用，檔案管理工作也有了質(zhì)的飛躍，從過去的紙質(zhì)材料的保存向數(shù)字化、電子化方向發(fā)展。但是，在現(xiàn)實生活中，一些部門仍然存在用陳舊的方式管理檔案，以基層疾控部門為例，他們的檔案管理還存在以下現(xiàn)象：跟不上形勢的管理手段仍然不少，檔案管理被邊緣化，輕檔案利用，忽視檔案人員的培養(yǎng)和使用，管理人員業(yè)務(wù)水平有待提高，等等。這就需要他們解放思想，革舊更新，迎頭趕上。

一、基層疾控機構(gòu)檔案管理中存在的問題

（一）重檔案管理，輕檔案利用

檔案是對過去工作的痕跡記錄，可為當前和將來的工作做參考，使工作保持連貫性和統(tǒng)一性。舊式的檔案管理僅把相關(guān)資料加以收集整理、裝訂成冊，裝入盒子，編上順序號，誰要查找，就讓他自己去翻閱，檔案管理人員僅起到檔案保管員的作用，工作比較清閑。也就是說，這些工作人員只是按照領(lǐng)導(dǎo)的安排照章辦事，不知道檔案對當前工作有什么作用，這導(dǎo)致檔案的利用率低，很多檔案一年甚至幾年無人查閱，管理員只是盡到保管的作用，認為查閱與不查閱是領(lǐng)導(dǎo)和科室工作人員的事，自己不用配合當前的中心工作，主動向領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員提供和推薦相關(guān)檔案資料。因此，檔案管理是越管越死，不能充分發(fā)揮檔案服務(wù)于業(yè)務(wù)工作的作用。為什么會出現(xiàn)這種情況呢？一是檔案管理人員缺乏專業(yè)訓練，認為檔案管理如同物資倉庫的管理員一樣，只要保管的東西不遺失，至于誰來存取使用與自己無關(guān)；二是一些工作人員怕麻煩，不愿意從過去的檔案中尋找與當前工作相連的線索加以利用；三是檔案工作人員流動頻繁，后來者不知前者過去做過一些什么工作、檔案室保存有什么資料，也不知道應(yīng)該查找什么樣的檔案，致使檔案起不到服務(wù)當前科室業(yè)務(wù)工作的作用[1-2]。

（二）強調(diào)現(xiàn)代化管理，輕視過去的紙質(zhì)檔案的作用

隨著科技的進步，檔案管理也逐步走向科學化、現(xiàn)代化、電子化，這是檔案管理的重大進步，也是以后發(fā)展的趨勢。有了電子化手段，檔案由過去的純粹紙質(zhì)材料轉(zhuǎn)變成電子化資料，查找更方便，體積也變小了，更容易長期保存。但有的管理人員認為，既然有了電子化資料，過去的紙質(zhì)資料就可有可無了，于是把紙質(zhì)檔案當成一堆廢紙而束之高閣，甚至違反檔案保管期限的規(guī)定，違規(guī)提前銷毀處置，這是從一個極端走向另一個極端的表現(xiàn)。過去的紙質(zhì)檔案資料不可缺少，仍需完善補充，必要時還用得上，紙質(zhì)資料在真實性、歷史性上有不可替代的作用，能真實、準確地反映當時的情況。因此，使用現(xiàn)代化檔案管理手段，不能丟掉過去的紙質(zhì)檔案，二者互利互惠，要綜合利用管理。

（三）工作人員的能力和水平有待提高

基層疾控機構(gòu)檔案管理人員大多數(shù)是年齡偏大的非專業(yè)人員，他們很容易把“活”檔案管成“死”檔案，只求不遺失和損壞，至于如何使用，他們認為不是其關(guān)心的問題。這就出現(xiàn)了檔案很少流動、查找利用價值不高等現(xiàn)象。例如，當科室業(yè)務(wù)人員來查閱檔案時，有的檔案管理員不知道相關(guān)檔案存放的準確位置，不能提供有價值的查找線索，只是把所有檔案資料抱出來，讓他們自己去查找，這樣的檔案管理員還不如商場的售貨員。還有的檔案管理員身兼數(shù)職，經(jīng)常被抽調(diào)去干其他工作，有人來查閱檔案時找不到人，長期下去，來查閱檔案的人也心灰意冷了。有的檔案管理人員，一請病假就是幾個月，造成檔案室大門緊閉，室內(nèi)布滿灰塵，使人不能涉步，這也造成了檔案的接收和查找利用中斷，檔案的管理處于失控狀態(tài)，有其名而無其實。

（四）檔案管理存在的根本問題是相關(guān)人員認識不足、責任心不強

1.不重視檔案管理人才的培養(yǎng)

我國大學設(shè)置檔案管理專業(yè)的不多，很多學校、學生把檔案專業(yè)看作冷專業(yè)，學生畢業(yè)就業(yè)困難，因而報考的學生很少。很多學生認為管理檔案平淡無味，專業(yè)性不強，缺少發(fā)展空間。有的學生入學以后，還想方設(shè)法轉(zhuǎn)到其他專業(yè)。社會上檔案管理人才的需求量大，但一些學生進不去大單位，小單位又不愿去，甚至去改行也不愿到基層小單位工作（基層疾控機構(gòu)也因為編制問題無法招錄檔案專業(yè)的畢業(yè)生），造成了本就為數(shù)不多的檔案管理人才的流失。

目前，對檔案人才方面的認識不足包括兩個方面：一是用人單位認為管理檔案很簡單，不需要使用大學畢業(yè)的檔案專業(yè)人員，自己單位的富余人員、閑置人員就可以承擔此任；二是社會輿論普遍認為管理檔案不需要什么技術(shù)，只要有責任心、人老實，誰都可以干，這使檔案管理人員一直被人輕視，他們?nèi)狈s譽感和成就感，干起來也是敷衍應(yīng)付。

2.不重視檔案管理人才的使用

個別單位領(lǐng)導(dǎo)認為檔案管理工作不重要，把一些不會干其他工作的人員安排到檔案室去管檔案，或者“照顧”年齡接近退休的人員，把他們安排到“清閑”的檔案管理崗位，這些人的能力和素質(zhì)可想而知，怎么能把檔案工作管理得好呢？還有些單位不重視和提高檔案管理人員的社會地位和待遇，大多數(shù)單位的檔案管理人員都比較弱勢，他們在單位的地位比較低，提拔重用輪不到他們，評先創(chuàng)優(yōu)也沒有他們的份兒，獎金分配也比其他人少，職稱晉升、聘任也受輕視，因而這些人的積極性和潛力得不到充分發(fā)揮，以上種種造成單位對檔案管理人員產(chǎn)生了偏見。

二、加強基層檔案管理的對策

（一）領(lǐng)導(dǎo)必須重視

領(lǐng)導(dǎo)重視雖然是“老生常談”，但不可否認，領(lǐng)導(dǎo)確實是“牛鼻子”，抓住了“牛鼻子”，也就牽一發(fā)而動全身。因此，要在檔案管理工作中實行領(lǐng)導(dǎo)責任制，使檔案服務(wù)于單位中心工作，服務(wù)于大局。檔案管理人員要積極主動工作，并搶抓時機匯報檔案工作情況、取得的成績和存在的問題，以取得領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持，不斷改善檔案管理環(huán)境，加強館庫環(huán)境建設(shè)，對館庫設(shè)備設(shè)施、檔案保護條件等方面逐一進行改善。

（二）做好檔案管理的宣傳工作

宣傳工作是否到位，直接影響到檔案管理的成效，同時也會制約資料收集歸檔的質(zhì)量。單位領(lǐng)導(dǎo)、科室負責人和科室職工都要認識到檔案收集歸檔的重要性，重視檔案工作和資料收集歸檔工作，讓單位全體職工知曉檔案工作的重要性，依法治檔，從源頭上把好質(zhì)量關(guān)，為檔案管理體系建設(shè)打下堅實的基礎(chǔ)。

（三）完善檔案管理制度和體系

檔案管理制度在規(guī)范檔案收集歸檔方面有著重要作用，檔案管理制度的建立，是保證檔案工作實施和開展的支撐和保障，影響檔案工作的質(zhì)量，讓檔案管理步入規(guī)范化、科學化的發(fā)展軌道。

（四）利用現(xiàn)代化技術(shù)

目前，需要管理的檔案的數(shù)量越來越大，檔案材料的種類越來越多，電子文檔、公務(wù)電子郵件、數(shù)碼照片、檔案數(shù)字化光盤等載體不斷出現(xiàn)，對檔案管理人員知識和技能都提出了新的要求。只有實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，才能行之有效地解決檔案工作在新形勢下出現(xiàn)的問題，進行以利用為目的的管理[3]。

（五）加強檔案人員的教育培訓

檔案管理工作人員要加強技能學習，系統(tǒng)、熟練地掌握檔案管理的基本知識和工作技能，能獨立、熟練地開展檔案工作；要主動、積極地參與業(yè)務(wù)工作，充分發(fā)揮主觀能動性，沉下心去，求真務(wù)實，自強不息；要認識到檔案工作“有為才會有位”，既要在平凡的檔案工作崗位上勇于擔當責任，腳踏實地，真抓實干，又要更新觀念，勇于創(chuàng)新，提高綜合素質(zhì)，讓檔案走出館庫，服務(wù)中心工作、服務(wù)大局，讓“死”檔案變成“活”檔案；在檔案的收集、整理、歸檔、保管等常規(guī)工作中，要發(fā)揮“釘子”精神，靜下心來研究檔案工作發(fā)展方向，探索符合基層單位實際的管理模式，根據(jù)工作需要和發(fā)展趨勢；要提升思想素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)，創(chuàng)新思維意識，多角度、多層次地利用檔案，推動新時期檔案工作向前發(fā)展。

參考文獻：

[1]張斌.辦公室文書檔案收集與歸檔[J].辦公室業(yè)務(wù)， 2018（24）：109.

[2]趙雅博.醫(yī)院辦公室檔案管理規(guī)范化的對策分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（24）：22.

[3]胡曉倩.醫(yī)院行政檔案管理常見弊端及優(yōu)化措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（24）：37.

作者簡介：方泉，男，1970年11月出生，云南省玉溪市紅塔區(qū)疾病預(yù)防控制中心，副研究館員，工作方向：基層疾控機構(gòu)檔案管理。