提升文書檔案工作水平的措施

舒新

摘 要：檔案工作作為國家管理工作的重要組成部分，在一定程度上體現出國家的歷史真實面貌。而文書檔案管理工作不僅是事業發展的重要信息來源，還是事業發展的憑證。因此，文書檔案管理者如何提升自身的工作水平關系著檔案的質量和價值，所以，文書檔案管理者需不斷提升自身的管理水平，拓寬自我知識領域，加強學習能力，從而更好地進行檔案管理工作。

關鍵詞：文書檔案;工作水平;措施

引言

在當今時代，檔案的管理工作發生了不少變化，本文通過探究提升文書檔案工作水平的有效措施，從而提升檔案工作的管理和服務水平，為相關人員提供參考。

一、加強管理人員的業務學習能力，有效提升綜合素質

在現代社會大環境下，檔案管理工作對復合型人才的需求在不斷增大，無論是知識廣度還是專業深度，復合型人才更受檔案管理工作的青睞。所以，檔案管理人員不僅要有堅實的專業基礎，還要有較好的業務能力與管理能力。

1.具備優良的行政組織能力

檔案管理工作人員除卻一些基本的能力之外，還要具有優良的行政組織能力。由于檔案管理工作的特殊性質，檔案是由單位的檔案室等進行管理，類目涉及范圍較廣。除此之外，隨著科技的不斷地發展，文書檔案管理工作逐漸地往綜合性辦公的行政工作靠近。并且檔案的提取需要較快的速度，這就對檔案管理提出更高的要求。所以，檔案管理人員要在自身具有優秀的專業能力和優秀素質的基礎上，再進一步地提升自身的行政組織能力，從而不斷地適應檔案管理工作的需求。

2.扎實辦公軟件操作基礎

信息技術的發展為各行各業帶來了前所未有的便利，傳統的文書檔案工作也深受其發展的影響。微機應用和網絡管理等為文書檔案管理工作人員提供了全新的管理方式，這也就需要管理人員與時俱進，更新觀念，不斷地扎實辦公軟件操作的基礎。微機管理的應用不僅減小了管理人員的工作難度，提升其工作效率，并且微機管理更是為遺漏文件的補充提供便利，還使檔案檢索的準確率不斷提升，有效提升檔案工作的質量與水平。因此，檔案管理工作人員要扎實自身對辦公軟件操作的基礎，熟練操作計算機辦公軟件，有效提升自身的工作水平。

二、落實檔案安全管理工作，確保檔案信息安全

通俗來說，檔案的安全與否關乎著檔案工作的后續。一般情況下，檔案管理不會出現重大安全問題，這就使得一些工作人員缺乏安全意識，日常工作中常常忽略安全問題，檔案安全管理松懈的情況時有發生。所以，為了避免檔案安全問題的出現，檔案管理人員應當重視檔案安全管理的問題，確保檔案信息的安全，并在此基礎上不斷地提升自身地管理水平。

1.增強安全管理意識，保證檔案的完整性

檔案館的各級各層管理人員要認真對待工作，及時建立健全與檔案管理、庫房管理、安全保密等有關方面的工作體制，從而滿足檔案安全管理的需要，使檔案安全管理的工作有跡可循，實現嚴格的管理制度。而各級檔案管理部門要重視對檔案管理工作人員信息化安全保密工作的培訓，嚴格依據國家有關標準規范，建立完善的計算機網絡安全制度。另外，檔案管理人員要對信息設備做到一致的標識，進行分類管理，并做到定期的檢查，以防失密漏密的漏洞;同時，檔案館管理工作人員要使用符合保密要求、易于管理、易于使用的檔案信息安全系統，避免檔案信息資源的國家秘密的泄露。

2.完善管理體系，定期開展培訓工作

檔案管相關負責人需制定完善的檔案管理制度，并做到對檔案管理的工作人員進行定期的培訓，不斷增強管理人員的能力。另外，檔案管理工作人員要做到定期清點檔案的類目，做到心里有底，對于一些較為重要的檔案，工作人員則需進行異地備份，確保電子文件得到長期的保存。檔案管理工作人員自身在通過參加本單位開展的培訓工作之外，還應當自身通過正當的途徑不斷提升自身的綜合能力，不斷加強對檔案的安全意識，做到居安思危。

三、增加檔案工作廣度，擴大利用范圍

由于各機構的檔案類目與數量等隨著時間的推移，在不斷的變化著。并且在一個區域范圍內來說，自身所收集的檔案越全面、越詳細越好，但是由于單一機構的能力有著一定的限制，所以，各檔案管理機構應當與其他機構進行合作，從而提升檔案收集的效率，使得檔案的價值能夠體現出來，進而提升文書檔案的工作水平。

1.加強聯系，實現多地資源共享

在不影響單位機密與城市核心機密的基礎上，并且能夠為了使檔案的價值充分發揮出來，檔案機構可以通過加強聯系，實現多地檔案資源共享的方式，并通過將各地檔案館的人力與財力資源充分調動，從而以最低的成本使得資源得到最大的利用。

2.完善檔案內容，做到及時有效的補充

檔案管理機構應當定期對本地區出現的具有意義的事情進行搜集、編撰，并通過合理有效的方式進行存檔、保存。與此同時，檔案機構也應當對管理工作人員進行相關規章制度的培訓，從而加強其嚴謹性，使得他們在日常工作過程中能夠嚴格按照規章制度執行，減少因不必要的行為造成的操作不當，減少檔案的受損。

3.建立良好的管理工作環境

由于文書檔案需要達到合理的分類、規范立卷、妥善保管等目的，同時還需要從管理工作的環境下功夫，除卻必備的辦公環境和條件，相關的設施也應當及時配備，從而保證檔案工作人員的辦公要求和檔案管理文件儲存的要求，切實提高文書檔案的管理工作水平。

四、結束語

綜上所述，文書檔案工作水平的提升需要從加強管理人員的業務學習能力，有效提升綜合素質、落實檔案安全管理工作，保證檔案信息的安全、增加檔案工作廣度，擴大利用范圍三個方面進行。一方面檔案管理工作人員的工作態度和服務意識需要得到強化，使得其自身能夠正確對待所做的工作;另一方面，檔案機構應當結合實際情況，落實檔案的安全管理工作，確保檔案信息的安全，同時擴大檔案工作的范圍，抓住檔案管理工作的重點，并積極采取合理有效的措施來提升工作水平。

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