談不動產登記檔案的收集與整理

周曉鳳

摘?要：現階段， 對于不動產物權流轉運行過程來講，其包含的內容比較廣泛，并且，不動產登記的范圍也在隨之擴大，與此同時，由于多種不動產物權流轉而出現非常嚴重的糾紛問題。所以，加強不動產登記檔案管理力度是很有必要的，其是一項良好的解決方式，主要是為了規避不動產物權流轉問題的發生。

關鍵詞：不動產登記;檔案;收集整理

不動產產權登記檔案具有專業性、動態性、真實性、完整性、價值性、法律性等特點，為不動產權屬登記提供物權確認依據，為維護所有權人的合法權益，為促進房地產市場健康發展，為加快城市發展提供健康服務功能，為維護正常的金融秩序和社會穩定起到了不可替代的作用。

一、不動產登記檔案的特點

（一）種類繁多，數量巨大

不動產登記檔案范圍涉及非常廣泛，具體包括房產、林業、土地、礦產、農業等業務檔案，尤其是在房地產登記發證方面，因為關系社會各階層的方方面面，關系千家萬戶的切身利益，因此涉及面非常廣泛，而且數量非常巨大，不僅涉及城鎮居民，還涉及農村的每一家農戶。這些材料經過整理歸檔，在一個縣就有幾萬卷之多，更有甚者在人口眾多的縣市可達百萬卷之巨，而其載體又包括文字、圖像、表格、錄音、磁盤、錄像和信息數據等資料，可謂是多種多樣。

（二）周期性長，時間跨度大

在不動產登記檔案管理工作中，有些項目周期很長，最典型的就是在一些土地管理中，一些土地業務活動由于相關的法律法規不健全，相關的制度機制不完善，需要較長的時間延續進行協調，因此這些項目往往需要跨年度才能完成。在這些工作中，往往需要對土地當前的利用現狀做深入調查，還要做城鎮地籍調研，最后還要完成土地登記、發證工作，這些工作具體而瑣碎，往往需要1～2年甚至3～4年才能完成。

（三）規范性特點

其實，不動產登記檔案應當以手冊的形式為主，對不動產的物權進行登記管理，在登記管理過程中，遵循標準要求進行登記，目的是體現出不動產登記檔案的規范性。在當代社會不斷進步的背景下，以往的登記檔案模式逐漸改變成了存儲性模式，然而不管是采取什么樣的方式，都要規范性進行操作。當然，還需要加強不動產登記檔案管理內容的準確性，在這其中，內容方式都需要根據不同種類進行劃分，最后需要避免檔案進行登記時出現混亂現象，更要盡量降低由于遺漏而形成的權屬歸屬糾紛問題。

（四）公開性特點

在我國，通過對不動產登記制度的大力設計和實行不動產登記檔案逐漸得到了完善。從當前階段出發，不動產登記檔案中的目標需要從兩項內容入手，首先，需要在最大范圍內實現不動產物權的公正性，結合物權歸屬的公正性來維護不動產物權各種效益和他人的合法效益。其次，需要加強對不動產物權各個方面的交易，并且要提供有效的保障。整體上來講，不動產登記檔案需要具有公開性和透明性，特別是在查找和結合方面上，需要做到公正，因為只有這樣，才能帶動不動產登記管理內部效益的作用。對于不動產各種數據來講，需要確保檔案內部的數據能夠面向社會，更要保證當事人或者是經濟效益在后期能夠更好地查找檔案等多種活動，最后實現不動產登記檔案的初期目標。

二、不動產登記檔案的收集質量要求

（一）登記材料內容要完整

登記材料中各種要件應具有成套性，要把圖表及賬冊收集齊全，使檔案材料內容豐富、翔實、完整，使之成為有應用價值和長久保存價值的檔案。

（二）登記材料內容要真實準確

應與實際情況相符，不論是法律上起憑證作用，還是反映歷史情況的都要真實準確。收集的材料不準確的要退回，不要盲目收集造成錯卷。

（三）登記材料形式要標準規范

（1）歸檔用紙標準化，要用70g以上通用A4（297×210mm）打印紙打印，不能利用廢棄紙張的背面打印，造成誤導。窗口工作人員在受理業務時，附申請人的各種原始材料應具有嚴格要求，包括各種原件的復印件都應復印在標準規格的A4紙上并絕對不能剪裁、拼接。（2）各種表格標準化。收集的材料應是統一格式的合同文本、評估報告、認證單、完稅證明。（3）文字書寫標準化。文件在書寫或打印時，應留出天頭、地腳、翻口、訂口。要求申請人及各級審核人員手寫簽字、數據、日期、符號必須規范、工整、清晰，要用碳素筆或藍黑墨水筆書寫，蓋章時要用印泥。其中應由申請人親筆簽署的約定書或筆錄一定要本人親自書寫不能由他人代替。

三、構建不動產登記檔案管理新模式的思考

（一）完善管理機制，優化操作流程

不動產檔案管理的高效運行，需要完善傳統的管理機制、優化固定的操作流程。這就需要在具體的工作實踐中，我國要整合登記檔案管理機構、整合檔案管理資源，構建統一協調、分工明確的管理機制，從而使不動產登記檔案管理機制得到完善，為這項工作的順利開展打好基礎。同時，相關部門還要優化檔案管理的操作流程，結合現有的工作經驗，借鑒國外先進的管理理念和管理方法，從申請受理、調查審核、核對審批到最后的驗證發證以及整理歸檔，建立一整套科學而有序的操作流程，使這方面的業務辦理和不動產檔案歸檔環節形成有機結合，從而提高工作效率，體現工作的實效性和科學性。

（二）制定目標，逐步實施

不動產登記檔案管理工作，要根據上級相關部門的部署，制訂詳細而科學的工作計劃，在構建新型管理模式、積極開展新型管理工作的過程中，要按照計劃把工作分為3個步驟來實施。第一步，要通過調查研究，具體摸清分散檔案的相關情況，理順它們之間的關系，然后在此基礎上整理這些檔案資料，為這些分散檔案資料的整合歸檔打好基礎。第二步，要整合、完善現有的檔案形式，對這些檔案數據進行信息化處理，以形成規范的電子檔案，建立一定規模的檔案數據庫，然后對一些檔案做到逐步移交，以實現統一管理。第三步，要對現有的檔案進行全面的規范化管理，要構建完備的數據庫，要對不動產檔案管理實現以數據化管理為主、以傳統管理為輔的積極轉變，從而為開展不動產登記檔案管理工作提供技術支持和資源保障，使不動產檔案管理工作邁上新的臺階，產生更好的社會效應。

（三）加強人才隊伍建設

不動產檔案登記是不動產檔案動態管理的基礎，而高效的檔案管理需要一支既熟練掌握登記業務，又具備檔案管理系統知識的專業人才隊伍。基于此，檔案管理部門要在人才隊伍建設方面下大力氣。首先，要加強思想政治教育工作，以提高這些專業人才的理論思想水平和職業素養。其次，檔案管理部門要積極開展各種學習活動，為相關人員創設學習條件和學習機會。通過各種培訓、講座、觀摩學習等形式，培養這些人才掌握系統的理論知識，并以創新意識拓展工作路徑和工作方法，從而提高他們的專業能力和管理水平，以實現打造一支既具有豐富的專業知識和系統的理論知識，又具有較強的職業素養的高質量人才隊伍的目標。

四、結語

整合現有不動產登記檔案資源，進行集約化、信息化管理，是當前新時代背景下構建不動產登記檔案管理新模式的主要途徑。檔案管理部門和相關人員要努力學習，與時俱進，要以創新意識積極拓展檔案管理工作的路徑與方法，從而構建不動產登記檔案管理新模式，以提高工作效率，實現更好的社會效益。

參考文獻：

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