信息化條件下改進石油地質檔案管理工作

白雯

摘要：隨著各行各業的快速發展，計算機信息技術被廣泛應用，其中，最為顯著的是企業內部檔案資料的管理工作，主要是因為傳統的紙質檔案資料管理工作已經無法滿足現代社會的發展需求。因此，在石油企業的經營發展中，相關工作人員對信息化技術的重視和采用，將會對檔案資料的管理、存儲等起到極大的改進。

關鍵詞：石油企業;信息化技術;地質檔案;存儲管理

石油地質檔案主要是石油地質企業勘探開發過程中的所有數據信息和科研成果，所以，相關工作人員要做好這些文件的存儲工作，對石油企業的未來發展具有重要的推動作用。筆者在本文中就信息化發展的大背景下如何對石油企業檔案管理工作進行改進提出了觀點，著重從石油企業開展信息化地質檔案管理工作的意義、石油企業開展信息化地質檔案管理工作的方式這兩個方面進行簡要分析論述，說明其對促進石油企業的長久穩定發展的重要性。

一、石油企業開展信息化地質檔案管理工作的意義

（一）提高檔案管理效率

在石油企業的檔案管理工作中，管理工作人員將信息技術與檔案管理進行有效結合，有利于提高檔案管理效率，并且，利用計算機信息技術，能夠實現檔案信息的整理分析。針對檔案工作人員而言，計算機技術能夠對企業檔案進行整合，生成檔案目錄，便于工作人員進行隨時查閱，這種形式是石油企業檔案管理工作的必然發展趨勢。

（二）創新檔案管理模式

在石油企業的經營發展過程中，通過將檔案進行信息化建設，主要是將計算機技術與檔案管理進行有效結合，促使石油企業中檔案管理部門的管理方式逐漸由傳統的封閉管理向目前的開放管理進行轉變，有利于提高檔案管理工作的透明性，而且，在檔案信息的收集整合過程中，通過利用計算機存儲來實現內部資源的合理化配置，從而提高企業的經營發展效果。

（三）數據信息利用便捷

傳統的檔案管理工作主要是人工管理，這種檔案管理方式不僅管理速度較慢，還能夠利用計算機信息技術來快速的查詢自己所需的資料信息，降低了工作人員的工作冗雜性，而且，利用計算機信息技術還能夠實現檔案信息資料的多條件查找，并迅速的調取出自己所需的資料，這種管理方式的便捷性，是傳統檔案管理工作無法媲美的。

二、石油企業開展信息化地質檔案管理工作的方式

（一）轉變傳統的檔案管理模式

傳統的檔案管理工作主要是以紙質資料為主等，利用手工方式對檔案資料進行收集和整理等。這種檔案資料存儲方式的工作量大且過程繁瑣，所以，相關工作人員無法對已經存儲的檔案資料中的數據信息進行提煉和處理，導致檔案資料中的部分數據信息被閑置浪費。

現階段，石油企業檔案管理工作的重心是為了適應數字化管理的需求，逐漸從檔案管理向信息管理過渡，主要是以信息資源為管理對象，對各種檔案資料進行數字化的加工操作。

（二）建立健全的信息管理系統

為了實現檔案資料的信息化，企業要注重建立健全的信息管理系統，所以，石油企業相關部門以及工作人員要做好以下幾方面的工作：首先，要對利用計算機信息技術進行檔案管理工作的整個流程進行規范，促使其能夠滿足檔案資料信息化管理的需求;其次，要根據相關的標注流程對檔案信息化管理的系統軟件進行功能設計;最后，要在檔案資料信息化管理系統中建立健全的管理制度，保證這些檔案信息資料的安全。

1、電子檔案安全性問題

由于計算機技術的快速發展，促使信息化檔案管理的范圍在不斷擴大，以及管理的數量也在不斷增加，而相應的安全管理問題也更加突出，如計算機病毒入侵、計算機系統故障等，都會影響影響檔案資料的存儲效果和存儲安全性。

2、電子檔案真實性問題

在實際的信息化檔案管理工作中，由于信息化的文件資料從生產到歸檔的整個過程缺少程序化管理，無法實現系統之間的有效銜接，導致文件資料無法完整歸檔存儲，從而影響檔案資料的真實性。

3、電子檔案法律性問題

檔案資料是否具有法律效力是與其實際載體之間密切相關的，由于信息化的檔案資料是沒有實際載體的，所以，在我國相關的法律條文中，針對這個特點的信息化檔案未被法律完全認定。

（三）全面考慮檔案管理的原則方法

隨著現代化信息技術在檔案資料管理工作中的深化應用，逐漸形成了新的管理理論、管理方法、管理原則等，并且，在這個過程中出現了諸多的新問題，如檔案管理職能與檔案工作體制兩者之間的變化問題、文件數據資料的信息化管理問題等諸多內容，針對這些信息技術在檔案資料中應用所引起的理論問題，相關工作人員要針對這些問題做好科學理性思考。

（四）提高檔案管理工作人員的專業素養

由于信息技術在檔案資料管理工作中的應用，導致這些現代化的設備需要工作人員操作，所以，檔案管理工作人員要具有多樣化的知識儲備和專業的技術素養。隨著信息化檔案管理工作的開展，現代化知識成為檔案管理工作人員所必備的知識要素，因此，在信息化檔案管理工作中，石油企業要注重建立高素質、強技能的專業管理人才隊伍。

首先，檔案管理工作人員要具有多樣化的知識儲備結構，能夠將現代化的科學成果應用在檔案管理工作中，迫使檔案管理工作人員能夠不斷的進行相關知識學習，提高自身的理論水平、文化儲備、管理能力等，尤其是計算機技術、數學學科知識等，這些知識技能對檔案管理工作的信息化發展具有重要作用。其次，檔案管理工作人員不僅要全面掌握專業知識，如檔案學、管理學等，還要具備檢索、復制等諸多技能;而且，石油企業在信息化檔案管理工作中，要注重組織管理工作人員進行崗位培訓，提高管理效果。

（五）提高管理工作人員的安全素質

針對信息化檔案管理工作人員而言，信息安全素質是在網絡環境中對電子文件進行管理的安全意識和安全能力。現階段，檔案信息安全是檔案管理工作中的核心，提高管理工作人員的安全素質，有利于開闊檔案管理工作的領域、發展檔案管理工作的理論、完善檔案管理工作的體系，促使檔案管理工作的信息化建設發展。

三、結語

綜上所述，在信息化發展的大背景下，電子檔案管理工作在企業檔案資料的管理工作中占有重要地位。因此，石油企業的相關部門和相關人員要注重轉變檔案資料的管理理念，在打破傳統檔案管理模式的基礎上，建立信息化的檔案管理系統，促使企業的檔案管理工作能夠滿足信息化社會的發展需求，為社會經濟的穩定增長起到重要的推動支撐作用，從而提高石油企業的行業市場競爭實力。

參考文獻：

[1]王洪蕊.論在信息化條件下改進石油地質檔案管理工作[J].辦公室業務，2015（7）：42-43.

（作者單位：中石化華東油氣分公司勘探開發研究院）