高校檔案采用數字化管理的優勢及弊端探討

摘 要：隨著社會經濟快速發展，科學技術不斷完善和創新，數字化管理成為各個行業發展必然趨勢。而高校檔案是記錄高校開展教育教學活動的原始記錄，記載著高校的發展歷史和文化傳承，其重要性不言而喻。高校檔案紛繁復雜、類別眾多，傳統管理方法已經無法滿足時代進步所需，因此采用數字化管理是高校發展所需。但是高校檔案采用數字化管理，其優勢與弊端體現在什么地方？是相關人士探究的重要課題。本文闡述了高校檔案數字化管理的意義，對數字化管理的優勢及弊端進行探討，以期為相關人士提供借鑒與啟示。

關鍵詞：高校檔案;數字化管理;優勢及弊端

隨著信息化進程不斷深入，計算機網絡技術、多媒體技術等各種現代化手段運用越來越廣泛，逐漸成為檔案管理的重要手段和工具。在高校數字化建設中，檔案數字化管理是重要的組成部分，更是提高檔案管理的重要手段。

一、高校檔案管理數字化建設的意義

1.傳統管理極難適應社會發展。由于高校檔案的種類繁多，復雜多樣，在以往的管理中一般都是以紙為檔案的載體，對信息的歸納與搜集都是分階段的進行，通過人工操作對檔案材料進行整理、加工，需要標準化的空間或場地對其進行存放，才能實現在工作需要是提供最大的便利。然而，隨著高等教育呈業的快速發展，學校的檔案材料越來越多樣化，種類與數量都大幅增長，純手工操作模式已嚴重的影響檔案調度、查閱、利用和效率。需要存放的空間也越來越大，造成了極大的資源浪費，信息的單獨存放對平常工作的開展，帶來諸多困擾。由此可見，傳統的管理方法已經無法滿足社會發展所需，現階段我國高校的信息化建設，不能適應無紙化的辦公需求。

2.能滿足高校檔案海量數據管理。高等院校是科技文化的研發者和傳播者，一直走在學術的前沿?，F階段信息技術在各高等院校中，無論是在教學還是學校管理都得到廣泛應用。比如，教務處運用信息管理系統對師生的教學檔案及活動實施了自動化管理。在總的系統中分別設置了教師管理子系統、學生管理子系統、教學評估子系統、課程管理子系統、學習信息管理子系統、教學資源子系統等;在學生處也建立專屬學生管理的系統：其中包括了招生管理、學生日常、獎罰管理、畢業走向等信息;行政人事處也建立了教職員工的信息系統，主要分為教職員工檔案信息和業務信息兩個方面;財務部建立了財務管理體系，其中包括財務計劃管理、財務預算管理、工資結算以及會計核算等子系統。建立這些信息系統之后，學校對各部門信息進行登錄、查詢、使用、更新以及存貯將更加快捷和方便。大量系統的建立，就會產生大量的數字文件，對處于海量數據狀態的高校檔案采用數字化管理，運用現代多媒體技術和計算機，才能確保高校各方面工作正常開展，更好的服務于各部門，確保教學體系的正常運轉。

3.數字化檔案優勢非常明顯。數字檔案的建立與運用與傳統的檔案管理儲存相比，數字化檔案是運用計算機、網絡對紙質檔案信息，通過數字化的處理與存儲，改變了存儲的方式和閱讀方式，不僅僅是有效減少存儲空間，節約保管的費用，同時還大量的節約了人力成本。運用互聯網等先進技術，推廣數字化檔案建設，大大的突破了檔案使用的區域化限制，實現了信息多元化的結構與使用，不僅把檔案資料有效的整合，同時還實現了資源共享。同時不僅實現了信息的匯總和價值，還能使信息更加完整，進而提高其利用價值。以計算機終端檢索的數字化檔案，沒有時間與空間限制，推動了檔案檢索的智能化發展。在使用的過程中，通過網絡搜查，能夠迅速定位所需信息，節約查找時間，提高檢索效率，同時也節約了信息查找成本，有效的提高辦公效率。

二、檔案數字化管理的優勢

1.利于高校立卷制度的落實?，F階段，關于各高等院校的立卷問題，一直與檔案管理相結合，許多高校把立卷工作歸屬于檔案室管理工作的一部份，自然高校方案管理就必須要朝著立卷管理方向發展，進而代替了立卷單位的工作。但是檔案管理人員并未跟上發展所需，專業知識不高，對檔案的立卷管理了解不足，對檔案的完整性不能確認，導致檔案管理質量不高。但是，通過檔案管理的數字化應用，當把檔案錄入網絡系統之后，管理人員就能夠對相關信息進行管理及保存，這樣就能全面了解檔案的情況，增加了管理范圍，確保其完整性和使用性。

2.數字化管理不受時間、空間限制。傳統的紙制檔案有一定的時間性、地域性，同時還有空間限制，導致檔案管理、使用、查詢等諸多不便。然而數字化檔案模式的出現，有效打破時間、地域等各方面限制。在以往的檔案得理過程中，如需調閱資料就必須到檔案室，通過學校相關部門的流程審批，檔案員親自查找才能進行使用。然而，檔案采用數字化管理后，通過網絡平臺就能夠對數據庫中的資料進行管理和查閱，同時有效的節約了查找時間，查找對象更加精準。減少檔案管理工作者的工作量，有效的降低了工作難度。采用數字化管理模式能夠對檔案信息進行分類、排序等整理，然后再保存到相應的載體上，使檔案更方便保存與查找。通過數字化管理高校檔案，使檔案管理更具保密性，查找更便利，更具精準性。數字化的檔案管理，可使檔案分類更明確，排列更有序，保存更完整。在這種環境中，需要相關數據信息者只要獲取身份驗證，就可通過網絡從中非?？旖莶樵兂鰴n案信息，使用非常方便，而且還省時省力，極大提高利用效率;檔案資料的更新更具有效性，檔案管理工作者只需要通過電腦對管理系統進行完善，而且操作時節省許多人力、物力及財力，操作流程更加簡捷，工作效率有效的提高，推動各高校檔案管理事業的迅猛發展。

3.有利于檔案內容信息的開發。通過紙制介質的檔案管理，確保了檔案資源的完整性和原始性，占用了大量的空間。因而所有高校檔案室的要求都比較高，不僅空間要大，而且還要防潮，查找費力費時。運用數字化的檔案管理之后，所有的檔案通過局域網都能進行有效的、統一的管理，使分類更加精細化，保存不受空間限制，檔案變得更具及時性，查找更加精準，實現了檔案管理的完整性、適用性、便捷性。通過一條線，可以查找出所有相關的檔案內容，這樣有效提高了檔案信息的使用率，同時對檔案在各個時期的不同狀況一目了然，有利于滿足檔案信息的多層次需求。

三、檔案數字化管理存在的弊端

1.數字化管理人員選擇受限?，F階段信息化的快速發展，有效改變人們的生活方式。高校檔案在開展數字化管理時，必然為管理提供許多便利。但是作為高檔檔案管理的工作人員對信息網絡知識嚴重缺乏，專業技術水平不高，適合檔案數字化的管理人員不多?，F階段，我國高校的檔案管理人員必須提高對信息網絡的認識，熟練的掌所致數字化檔案管理的專業知識，只有具備了這兩種專業能力，才能實現數字化檔案管理需求。要做好檔案管理，管理人員自身必須要熟悉管理相關的政策法規，要具有極高的理解力及敏感性，同時還要具備數字化管理的專業技能。所以，管理人員就要提高自身的管理能力，提高操作網絡技術的能力，才能適應現階段高校檔案的數字化發展需求。因目前我國許多管理人員身兼多職，管理過程還必須要投入大量的精力及時間，缺乏專業精神和素養，導致高校檔案管理缺乏穩定性、持續性，工作的疏忽使得檔案分類不夠精準，導致檔案資料的整理及收集不夠完整，使得檔案管理的數字信息化發展滯后。

要發展數字化信息自然對管理人員提出高要求。針對這種局勢，我國高校檔案管理者必須對網絡操控能力強，檔案專業知識、學術理論水平更高才能擔當起高校檔案管理的數字化發展。

2.數字化管理存在安全隱患。隨著網絡信息的快速發展，推動檔案管理發展和提高，同時也存在許多不安全因素，在檔案的管理過程中，信息安全得不到保證。首先，查找使用過程存在很大的風險;其次，一些不法分子可以利用網絡盜取檔案資料，使檔案信息存在很大的安全隱患。在數字檔案中，一項重要環節就是使用信息，在查找的過程中，使用權限的設置非常關鍵，信息的公開化不是所有人都可以對其查詢，使用查詢必須符合完整的審批流程?？偠灾瑱n案管理流程必須嚴格把關，必須要重視檔案保密性，建立完善的管理制度，并將制度落到實處，嚴禁不相干人員隨意登錄查詢。最后，檔案儲存鑒定非常關鍵。檔案管理原則，就是從檔案相關內容進行鑒定和分析，確保信息真實性，按照檔案價值為分類基礎，對檔案進行分類，方便今后查詢使用。同時還要根據檔案的重要性設置保密等級，分類管理，將機密檔案文件進行加密管理，保密級別的設置是根據國家安全、學校利益、社會影響力等因素進行介定，才能受到國家法律保護。

3.數字化檔案利用率不高。雖然數字化管理是檔案管理的必然趨勢，但是從我國高校檔案管理現狀來看，其利用率并不高，許多高校依然采用傳統管理模式，缺數對數字化檔案管理認識，缺乏對數字化管理的科學性認識，未能深入分析在物力、人力、財力方面的節省，不能對其帶來的便捷性進行分析，也未能好好的利用網格資源?？偠灾怯^念的缺乏，思想落后，不能接受新的事物，保守的思想觀念阻礙了檔案管理的發展與創新。陳舊的觀念認為，作為具有保密性質的檔案資料只有通過人工操作，才能確保其安全性，忽視了網絡的便捷性、時效性、地域性。導致數字化的檔案管理在高校的利用率不高，人為的制約高檔案管理發展及進步。檔案資料得不到共享，造成人力、財力、物力的浪費，最終造成網絡資料的浪費。

隨著網絡技術快速發展，高校檔案管理必然要不斷創新，與時俱進，才能讓檔案信息為高校發展提供啟示和借鑒。作為高校檔案管理者，必須要徹底認清數字化管理的優勢及弊端，要針對高校檔案實際情況采取優化措施，防范弊端。采用科學便捷的措施促進檔案管理，解決管理過程暴露的各種問題，總結數字化管理經驗，讓檔案管理過程更安全和便捷;同時需要管理人員不斷深入研究，充分利用現代科技手段實科學化檔案管理，提高高校檔案管理水平。

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作者簡介：安娜，女，山西運城人，晉中師范高等專科學校職員，檔案館員，大學本科學歷。