新醫改背景下住院醫師規范化培訓檔案管理探討

陳慧柔

摘 要：在新醫改背景下，住院醫師規范化培訓已經逐漸步入正軌，這是培養高素質醫療人才的重要渠道。在住院醫師規范化培訓當中，檔案是開展培訓工作不可缺的參考資料，這對提升培訓質量、改善內部管理有著重要意義。基于此，本文首先提出新醫改背景下住院醫師規范化培訓檔案管理的重要性，分析住院醫師規范化培訓檔案內容，找出檔案管理中現存問題，并針對性提出解決方案。

關鍵詞：住院醫師;規范化培訓;檔案管理;方案;問題

在新醫改背景下，住院醫師都要參加規范化培訓，這對提高我國醫療水平有著重要意義。培訓學員學歷和畢業學校都有所差異，這也決定了培訓學員層次不齊、來源廣泛的特性。而為了保障住院醫師規范化培訓檔案的有效性，培訓單位需要構建完善的檔案管理機制，提高檔案信息的利用率，提升培訓效益。但是當今住院醫師規范化培訓檔案管理還存在著些許問題亟待解決。本文結合筆者日常工作經驗，對住院醫師規范化培訓檔案管理方案進行探究。

一、住院醫師規范化培訓檔案管理與利用的重要性

住院醫師規范化培訓檔案作為住院醫師規范化培訓的真實記錄，是衡量培訓效益的重要數據信息，可以對整個培訓過程展開科學評估。住院醫師規范化培訓檔案和教學檔案類似，但也有所不同，主要是培訓單位需要結合醫療行業發展政策、方針、遠側、方案展開檔案記錄，并且要切實滿足新醫改的要求和標準。通過對培訓檔案管理現狀進行分析，包括培訓單位檔案、師資檔案、培訓管理檔案、培訓對象培訓情況等，這些檔案衡量醫院的住院醫師規范化培訓管理水平、帶教老師水平、培訓學員學習水平，也是推動培訓改革、學術交流的重要文件資源。

在住院醫師規范化培訓當中，只有全面加強住院醫師規范化培訓檔案信息收集、整理、歸檔、利用，才能夠為后續培訓工作提供信息基礎，這也是檔案管理的重要目標。

二、住院醫師規范化培訓檔案的內容與分類

1.培訓單位檔案資料。主要包括培訓單位基本條件（醫院等級、總床位數、年收治病人數、年門、急診數量、醫院組織架構、臨床科室基本條件）、培訓場所、培訓對象檔案、制度文件、教學技術設施與條件等。這些檔案材料能夠呈現出培訓單位的規模、培訓制度、培訓保證等，該部分檔案占據總檔案量的3-5%。

2.臨床科室檔案資料。主要包括各臨床科室基本條件（床位數、年收治病人數、年門、急診數量、科室和實驗室、輪轉科室、疾病種類及數量、技能操作和手術種類及數量、設備）、師資條件（師資情況、師資建設）、培訓過程管理檔案資料（培訓制度與落實、培訓活動、過程考核、培訓強度）、質量控制檔案資料（教學質量、培訓對象學習效果）。該部分檔案主要是反映出臨床科室的具體條件、培訓活動情況等，這部分檔案占據總檔案量的60%以上。

3.師資檔案資料。主要包括師資隊伍組成、師資隊伍建設情況、臨床科室負責人條件、師資培訓、師資評價等。這部分檔案材料可以反映出各個臨床科室的師資建設情況，以及提升師資隊伍專業素養的檔案資料信息，占據總檔案量的5%。

4.住院醫師培訓對象檔案。主要包括學員資料、學員考評表、日常考核資料、病例書寫資料、技能操作或手術情況、參加教學活動、學術會議情況。該部分資料主要是呈現出培訓對象的基本信息、參加培訓情況、培訓效果等，占據總檔案量的30%以上。

5.小結。采用上述檔案分類方法，不僅能夠將分散的材料變得更加有序，還能夠明確培訓單位、臨床科室、培訓對象三方在檔案管理中的責任，突出檔案管理的完整性、真實性、原始性，確保98%以上的有效信息，為后續檔案管理工作奠定基礎。

三、培訓檔案管理現存的問題

1.管理意識不足。從目前培訓工作實施情況來看，各個培訓單位都將工作重點放在了如何強化教育培訓方面，對檔案后續管理層面關注度不足，沒有實現共同籌劃設計、協同推動，容易造成培訓檔案缺失，也會直接影響后期考評評測工作。檔案管理意識不足會直接影響檔案的利用率，這樣就需要提升對檔案管理的重視程度。

2.管理方法滯后。由于住院醫師規范化培訓檔案資料非常多，這也給檔案管理工作帶來了一定的難度。加上培訓單位對檔案管理缺乏重視，即使是構建了現代化檔案管理體系，也無法充分發揮檔案信息價值。很多培訓機構依然以紙質檔案作為管理重點，在長時間培訓當中很多檔案信息沉默于信息海當中，大部分檔案信息被閑置。同時，數字化檔案管理服務、公共信息服務體系不夠完善，大約有1/2的培訓單位在檔案收集、管理、檢索依然以人工方法，難以實現一體化檔案管理模式，不利于檔案的利用和開發，無法為后續培訓工作提供充足的信息支持。

3.管理制度不夠完善。總體上來看，住院醫師規范化培訓已經形成了一系列制度，并已經落實，但是在培檔案管理層面上依然缺乏完善的制度，培訓檔案的歸檔范圍、內容、形式都沒有明確的規定標準，也沒有構建完善的檔案管理約束機制。培訓單位在收集檔案信息當中都是結合評估體系指標展開工作，最終造成培訓檔案內容不規范、不完整、不連貫。

4.人為因素問題。檔案管理是一門綜合性非常強的學科，想要充分提升檔案利用率、保障管理質量，必須要有人才的支持。但從大多數培訓檔案管理者來看，60%以上檔案管理人員都是一崗多職的情況，平時忙于日常辦公室工作，無法全身心的投入到檔案管理當中，很多檔案管理問題被忽略。再者，專業的檔案管理人員能夠熟練的掌握檔案管理整個流程，而很多檔案管理人員和專業管理人員依然存在著差距。

5.檔案利用率低。受意識層面和傳統管理模式影響，檔案管理工作更多是集中在檔案收集、歸檔方面，對開發利用缺乏認識，導致檔案信息利用率較低，無法充分發揮檔案資源效益。同時，檔案作為規范化培訓開展的信息基礎，部分機構對檔案宣教投入不足，導致在培訓當中無法正確的使用檔案信息，無法發揮檔案價值。據有關調查顯示，大部分培訓單位的檔案利用率不足30%，也就是有70%信息被擱置，更多是重視學員考核、日常表現檔案信息。再者，影響檔案利用率的因素還包括內容不豐富、種類不齊全、開發力度不足等，檔案管理人員也是坐等上門服務，無法主動的將有效檔案信息交給培訓部門和人員。四、新醫改背景下住院醫師規范化檔案管理方法

四、梳理規范化檔案管理意識

規范化的檔案管理是強化檔案管理質量的前提工作。在工作當中，單位內部需要強化培訓檔案的宣教工作，讓住院醫師規范化培訓管理者、帶教老師、培訓對象認識到培訓檔案的重要性，將檔案管理納入到培訓日常、管理日常、培訓業務、內部管理業務共同建設。在檔案管理中，可以召開檔案管理的專題會、討論會等，梳理規范化檔案管理意識，這也是培訓檔案管理工作發展的前提。

1.采用先進的管理方法。在新醫改背景下，檔案管理方法需要進一步創新和發展，除了要豐富檔案信息載體形態、記錄形式、管理模式，還要不斷加強檔案信息的利用率。檔案信息化管理已經成為了基礎內容，而改進管理方法依然還要從信息化方面出發。信息化管理模式創新要和其他部門實現信息聯動，同步檔案信息，實時收集檔案信息，也可以結合檔案信息，定期向有關科室索要紙質檔案，保證信息的完整性與原始性。電子檔案也要做好整理、立卷、檢索、存儲等工作。

2.構建三級管理制度。為了能夠強化住院醫師規范化培訓檔案管理工作，需要針對檔案管理現狀，提出合適的檔案管理制度模式，本文主要是提出“培訓單位—臨床科室—培訓對象”的三級管理制度。在三級管理制度當中，其管理重點是臨床科室，各個臨床科室指定一名醫教骨干輔助檔案管理工作，帶教老師和培訓對象的原始資料定期交給臨床科室醫教骨干進行審核、歸檔，臨床科室將歸檔目錄報給住院醫師規范化培訓管理部門，從而構建一個培訓檔案規范化工作網絡，保證培訓檔案管理工作可以順利開展。

3.加強人才隊伍建設工作。在新醫改背景下，無論是培訓檔案管理體系建設還是管理創新，都要有人才作為支撐，保證培訓檔案管理人員的專業性，指定檔案管理人才的培訓計劃，主要是包括專業培訓、進修學習等，保障檔案管理人員綜合素養能夠達到檔案管理要求。在培訓單位當中，可以實施信息化檔案管理等相關講座活動，提升檔案管理人員的認知。同時，還需要貫徹“走出去”的檔案管理思想，加強和市場第三方培訓機構的合作，學習現代化企業、機構的檔案管理模式，掌握更多的新技術、新思想，在日常工作中融會貫通，從而為培訓檔案管理工作提供人才支持。

4.提升檔案利用率。在培訓工作不斷深化的過程中，會生成諸多的培訓檔案資源，將檔案資源進行整合、分析，不斷的總結培訓經驗，以時間排序的方法對培訓效果進行分析，從而為后續培訓工作提供依據。還需要核實培訓資料真實性，結合培訓對象動態變化、現有問題對培訓過程進行實時跟蹤，及時反饋有關信息到臨床科室或帶教老師，保證培訓效果。

綜上所述，為了能夠全面提升住院醫師規范化培訓檔案管理質量，需要不斷加強檔案管理機制的創新，針對培訓檔案特點以及現存問題，針對性提出解決對策，樹立現代化檔案管理意識、積極采用先進模式、提升檔案管理人員素養，這樣才能夠全面提升檔案利用率，發揮培訓檔案的服務作用。

參考文獻：

[1]張亞男.新醫改背景下住院醫師規范化培訓檔案管理初探[J].納稅，2017（17）：54-55.

[2]袁靜.醫療機構住院醫師規范化培訓臨床帶教檔案管理對策研究[J].辦公室業務，2017（11）111-112.

[3]張威.淺議住院醫師規范化培訓檔案管理[J].中國繼續醫學教育，2016， 8（25）：27-29.

[4]陳瑤.住院醫師規范化培訓工作中的檔案管理與利用分析[J].辦公室業務，2016（21）：555-556.