高校檔案管理數(shù)字化探討

摘要：伴隨著互聯(lián)網(wǎng)+時代的到來，各行各樣都在不斷的探究如何搭上互聯(lián)網(wǎng)這趟快車，如何將自身的產(chǎn)業(yè)實現(xiàn)數(shù)字化管理。對于高校檔案管理來說也需要更大的創(chuàng)新才能夠讓高校檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化管理，讓互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)大量融入到高校檔案管理工作當中，可以明顯的減少檔案管理時間，提升檔案管理效率，并且檔案管理數(shù)字化也可以減少檔案信息泄露現(xiàn)象，讓檔案的分享可以更加便捷，而這也真貼合國家對于傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化的要求，而在本文當中所要探究的就是高校檔案管理數(shù)字化。

關(guān)鍵詞：高校檔案管理：數(shù)字化：對策

高校檔案對于高校來說有著十分重要的價值，高校檔案一般都記錄著高校的科研教育、學校活動、學生信息等等信息資源，可以說高校檔案是高校發(fā)展歷史的記錄載體，高校檔案建設(shè)水平的高低可以側(cè)面反映高校辦學的綜合質(zhì)量。而在互聯(lián)網(wǎng)不斷發(fā)展的今天，高校也在面臨著一個問題，那就是如何讓互聯(lián)網(wǎng)融入到高校檔案管理的日常工作中，也就是如何實現(xiàn)高效檔案管理數(shù)字化。眾所周知，在互聯(lián)網(wǎng)+時代，互聯(lián)網(wǎng)給每個行業(yè)的轉(zhuǎn)型升級帶來了機遇，一些行業(yè)也借助互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展成為行業(yè)巨頭，互聯(lián)網(wǎng)讓人們的生活更加便捷。而對于高校檔案來說在沒有利用互聯(lián)網(wǎng)之時大多是進行的紙質(zhì)檔案管理，這就給檔案的查閱、管理等工作造成了巨大難度，如果高校檔案管理能夠有效實現(xiàn)數(shù)字化管理，那么整個管理流程必將會被進一步嚴格規(guī)范，也會讓高校檔案管理進入高科技技術(shù)管理層次。但是值得注意的是，目前高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)仍然存在出多問題，需要不斷改進和完善。

一、高校檔案管理數(shù)字化的可行性

互聯(lián)網(wǎng)在社會信息資源傳播當中具備無可替代的作用，在社會方方面面的信息處理都會利用到網(wǎng)絡(luò)來進行，伴隨著科學技術(shù)的不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)融人到各個行業(yè)，對于高校檔案管理來說也不例外，在高校檔案管理的日常工作當中需要處理的信息十分巨大，特別是在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理當中更是需要大量的人力、物力來進行檔案管理。而伴隨著各大高校校園網(wǎng)絡(luò)的建立，檔案管理工作也可以借助校園網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)數(shù)字化管理，檔案管理也只有不斷的去利用互聯(lián)網(wǎng)，才能在工作效率上取得大幅度的提升。利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案查閱過程當中，可以由傳統(tǒng)的人工查閱代替為計算機查閱，這樣的查閱方式的轉(zhuǎn)變提高了查閱的準確性，更是降低了檔案查閱的工作強度。此外，才傳統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)收集過程當中，需要將零散的信息收集起來并且進行歸檔分類，這一套流程運行下來將會占用大量工作時間，但是只要利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，在原有的網(wǎng)絡(luò)檔案中，只要查閱到相應的檔案然后將新收集到的數(shù)據(jù)融入進去則可以減少工作時間，提升工作效率。

二、高校檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題

（一）數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后。在高校檔案管理工作當中，常常因為領(lǐng)導的重視程度不足，從而導致檔案管理工作的軟硬件設(shè)備不足，這就給檔案管理的數(shù)字化建設(shè)帶來很大難度，導致了檔案數(shù)據(jù)庫難以有效建設(shè)，并且在大多數(shù)情況下數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)導人會存在重復性導人。多數(shù)數(shù)據(jù)的使用效率不高，沒有進行相應的檢索刪除，這都是由于目前數(shù)據(jù)庫設(shè)備等級較低，數(shù)據(jù)庫也難以有效的分離出對應的數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)庫不完整自然難以讓檔案數(shù)字化建設(shè)進行下去，也難以滿足用戶的不同需求，使得檔案數(shù)據(jù)不能實現(xiàn)共享。

（二）高校檔案數(shù)字化建設(shè)資金投入不足。資金投入的缺乏、軟硬件技術(shù)的缺乏都嚴重制約著高校檔案數(shù)字化建設(shè)工作，高校檔案數(shù)字化建設(shè)需要的設(shè)備大多是目前比較高新的科學技術(shù)以及數(shù)字化設(shè)備，如果沒有充足的資金支持難以購買這些設(shè)備，也難以建立起檔案數(shù)字化建設(shè)系統(tǒng)。同時，檔案管理工作中，需要大量的人力和物力將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)入到電子檔案，這也需要充足的資金支撐。此外，在部分高校建設(shè)檔案數(shù)字化期間，軟硬件設(shè)備更新不及時，以及領(lǐng)導層次觀念轉(zhuǎn)變不及時，仍然認為高校檔案數(shù)字化建設(shè)只是單純的利用好計算機就行了，缺乏必要的其他設(shè)備補充，并且計算機仍然停留在老舊的計算機，難以有效支撐高校檔案數(shù)字化建設(shè)。因此，資金短缺目前將成為高校檔案數(shù)字化建設(shè)最大的阻力。

（三）高校檔案工作缺乏復合型人才。涉及到互聯(lián)網(wǎng)的使用必須要談到的是互聯(lián)網(wǎng)專業(yè)人才，對于高校檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)變這一項工作同樣離不開這些復合型人才，這都要求著高校檔案管理人員必須具備極高的綜合素質(zhì)，并且有著檔案數(shù)字化設(shè)備的操作能力，有著較強的計算機操作能力才能更好的去適應高校檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)變，但是在目前高校檔案管理人員當中，因為存在管理人員老齡化現(xiàn)象，以及檔案管理人員計算機操作水平較低，這些都嚴重制約著高校檔案管理數(shù)字化的形成，因此，高校檔案管理數(shù)字化工作十分缺少這類復合型人才。

三、加強檔案數(shù)字化建設(shè)的對策

（一）加強檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)。充實的數(shù)據(jù)庫建設(shè)是高校檔案數(shù)字化必備的前提條件，因此對于高校自身而言應該先行建立一些十分重要的數(shù)據(jù)庫來進行框架結(jié)構(gòu)的構(gòu)建。1.建立高校基層報表和高校狀態(tài)數(shù)據(jù)庫。高校基礎(chǔ)報表和高效狀態(tài)數(shù)據(jù)庫對于高校來說是每年必須要完成的工作，那么在實現(xiàn)高效檔案數(shù)字化的過程中，就要先將這一基礎(chǔ)必做的工作內(nèi)容建立成為數(shù)據(jù)庫，讓高校的各部門能夠在數(shù)據(jù)庫當中填人對應的數(shù)據(jù)，而不是在利用紙質(zhì)填寫，可以明顯提高工作效率。2.建立檔案管理主頁。一個良好的數(shù)據(jù)庫不能缺少主頁的存在，主頁的主要功能是將所有的數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容進行羅列，以便能夠更好的幫助使用者進行數(shù)據(jù)輸入，在主頁設(shè)計當中應該容納所有數(shù)據(jù)庫板塊內(nèi)容，要更多的利用聲像、圖文來進行設(shè)計。

（二）加快檔案信息資源管理專門人才隊伍建設(shè)。人才的有效利用是高校檔案管理數(shù)字化成功的關(guān)鍵之處，在高校檔案管理的過程當中，管理的主體仍然是人，而檔案管理的數(shù)字化設(shè)備需要更多專門人才來進行管理。因此，在實現(xiàn)高效檔案管理數(shù)字化的過程中，必須要有一支專門的信息資源管理人才隊伍來進行支撐。那么在選擇人才的時候要參考的準則是：首先，要選擇有責任心，能夠吃苦耐勞，有創(chuàng)新精神的專業(yè)人才來加入這支隊伍，在招收人員之后要對管理人員進行嚴格的培訓，既要培養(yǎng)管理人員的業(yè)務能力，更要提升他們個人素質(zhì)能力。其次，在引進專業(yè)人才隊伍之后要解決這類人才的后顧之憂，能夠給予他們穩(wěn)定的工作環(huán)境，同時也要讓他們在職稱評定方面給予一定的優(yōu)惠政策。最后，對于高校而言要大膽引入競爭機制，通過鯰魚效應我們知道，在一個團隊當中只有通過不斷的競爭才能促使整個團隊的人員更出色的完成工作。

（三）加強檔案的標準化、規(guī)范化。高校檔案管理數(shù)字化工作必將是一項十分龐大的工作，在建立這一系統(tǒng)之時必須嚴格的遵循統(tǒng)一的標準規(guī)范，在高校內(nèi)部建立數(shù)字化系統(tǒng)時，要自主形成檔案數(shù)字化工作的制度體系，讓高校在檔案管理數(shù)字化方面能夠做到更好。同時高校檔案管理部門在實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化中，也要嚴格遵守國家規(guī)定的技術(shù)標準和規(guī)范，才能真正切實建立起一整套檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)。

四、結(jié)束語

伴隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，各大高校開始逐漸重視檔案管理工作，也在不斷探索檔案管理信息化建設(shè)，在這一過程當中，必須要實現(xiàn)的就是檔案管理數(shù)字化建設(shè)，通過將互聯(lián)網(wǎng)融入到檔案管理日常工作當中，可以有效建立起高校檔案管理數(shù)字化體系，這樣既能代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，能夠讓檔案管理工作更加輕松便捷，也更加有助于實現(xiàn)高校檔案管理信息化建設(shè)。

參考文獻

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作者簡介：朱小菊，女，1968年5月出生，湖南環(huán)境生物職業(yè)技術(shù)學院組織人事處工作，本科學歷，檔案館員，研究方向：高校檔案管理。