高職院校學生檔案管理工作存在的問題及對策

摘要：隨著我國經濟的不斷發展，高職院校的成立也越來越多，招收的學生也相應的增加，學生檔案是學校管理工作的一部分，那么管理學生檔案成為一個重要內容，檔案里包括了學生的學習情況以及參加項目比賽、擔任職務等等基本信息，學生檔案還影響著畢業生尋找工作。鑒于此，高職院校對于學生檔案的管理要做到更好。本文就是分析目前高職院校檔案管理工作時存在的許多問題，并針對這些問題提出一系列的對策與建議。

關鍵詞：高職院校;學生檔案;工作問題;對策

引言

近些年來，隨著我國的經濟快速成長，高職院校的規模數量也在相應的增加，學生的檔案不僅反映了學生在校的真實情況，也是工作單位評價學生的有效依據。做好學生檔案的工作對于各個項目的內容和相關活動的進行非常有利，對于學生的管理上，也是一種不斷的推進，加快學校管理工作的合規性和合理性，對學校的整體的發展是非常有利。但是在實際中，高職院校的學生檔案管理工作還有不足，存在一些大大小小的問題，這些影響了我國高校檔案管理的整個結果。本文章針對檔案管理工作中出現的欠缺提出了相應的問題，并結合實際情況給出了工作對策，以此來推進檔案的管理工作，推進高職院校的有效發展。

一、高職院校學生檔案的內容

高校學生的檔案包括高中畢業登記表、高校學生的學年鑒定表、思想鑒定表、高校招生考生報名登記表、學習成績、實習表、黨校學習的鑒定、實習情況表、黨團的申請書等、處分和退學等、體檢、思想總結等等的材料。這些記錄都反映了學生的經歷、學習情況的內容。是核查與考核的資料。學生的檔案是自身的人事檔案，將會隨著學生的工作并進人事的檔案中。可以看出，學生的檔案具有一定的多樣性、真實性、實用性、動態性等特點。這使大家做好檔案的管理工作具有更為重要的復雜性。

二、目前我國高職院校學生檔案管理工作的情況和問題

2.1 學生檔案信息不完整

對于學生檔案來說，學生的基本信息應該涵蓋多一點比較好，這樣可以反應學生的全面的信息，讓檔案能夠基本反映學生的個人情況。檔案中不僅僅只有學生的考試成績和學籍、入學登記內容以及黨團資料等等，這些只能表明學生的單方面，還需要把學生的創新技能、信用、誠實品格、情商等的內容進行記錄與歸檔整理。但是，一般部分院校只有一些學生最基礎的信息內容，對這些其他方面的信息不能完整反映。當前社會在選拔人才時很注重學生的課外能力、人品、以及為人處事等的能力，單一的基本信息已經不適合企業的要求，由于檔案中不能反映學生職業教育的特征，讓很多大批學子失去了很好的就業機遇，也嚴重影響了學校的就業率的情況。

2.2 學生檔案管理老套

隨著社會的發展，現在有些中學都已經運用電子記錄的方式來管理學生的檔案，而有些高職院校卻還在用紙質版檔案來進行管理，紙質版存在很多的弊端。例如：查找時困難還占很大空間，還耗費很多的紙張，保存也是很難處理，在檔案整理時會浪費很多不必要的時間，這些老套以及落后的檔案管理是重大問題之一。

2.3 學生檔案管理不合理

由于一些院校對檔案的投入費用很少，導致檔案在檢查與監督等方面上不符合標準，輔導員在對學生進行評語時也未根據實際情況，而是類似語句，甚至有的還有錯別字，這可謂是對待檔案態度的重大缺失。還有的高校把學生檔案隨便放置，和其他檔案混在一起，更沒有一定期限的整頓和核查。

2.4 檔案交接不合理

目前大多數的院校都根據學生的就業去向來對檔案進行移交，由人才交流中心或者畢業學校等來代管，這樣導致學生生源地大多對學生的檔案管理不再管理與重視。而在傳接時很容易的就把學生檔案弄丟了，有的學生甚至都無處查找自己的檔案。這些反映了檔案在交接時不規范的情況。

三、學生檔案管理工作的相應對策

3.1 整理完善的檔案信息

檔案信息不再只是學生的簡單基礎信息，一定要把學生平時參加的活動和技能競賽、社會的實踐和技能證書等填補上，若提前告知大家信息的重要性，也是促進學生學習中積極進取的方法。在高校期間，學生的種種表現，學生成績以及考試情況都是學生努力的結果，學校也應進行有效記錄，盡最大可能的詳細一點，以次來反映學生的綜合實力。在每年的畢業時期更需要學校把學生的表現和社會實踐以及個人能力等都要進行有效評價與補充，讓學生的檔案更加豐富，為用人單位招納人才做好依據。不再讓學生失去良好的工作機會。

3.2 運用信息技術管理檔案

隨著社會不斷地進步，各行各業都在借用科技，為人們的生活提供了及時和便捷的快速幫助。所以，高校檔案管理工作也應該運用計算機技術來建立一個檔案管理系統。這樣會大大提高高校檔案管理的速度和質量。不再像用紙質版那樣，既耗費人力又浪費紙張，在查找的時候不再出現錯誤或者找不到的可能，讓檔案的管理上節省時間、準確性提高，不再為檔案的復雜性而苦惱。讓檔案信息化實現檔案的快捷性欲及時性。可是，由于信息化的管理對員工的能力以及要求有很多，若走這條信息化的路，還需要長期的探索與追求。

3.3 規范高校檔案管理機制

在學校里，應當針對檔案工作的重要性，對老師和檔案人員以及學校的領導定期召開會議，讓大家認識與熟悉檔案管理工作的內容，讓他們對檔案的管理擁有嚴格的態度。不再出現基礎性的錯誤，不再敷衍了事，要把檔案管理當作重要工作之一，在年底評選時，檔案管理工作也應進入老師考核范圍之內。學校對檔案的投入資金也應相對加大，不僅要培養管理檔案的優秀員工，還要對相應的設備以及費用做到位。在對于改進高校檔案機制時，學校要根據自身的實際情況嚴格要求，建立一個便捷、及時、可實用性和完整性的管理系統。

3.4 完善高校檔案的移交工作

通常情況下，畢業生都會在每年的6月畢業。在此之前，學校應加大對檔案整理的工作量，一定要完善學生的信息，把情況告知大家，讓所有成員對檔案工作引起重視。更為重要的是要做好檔案在查看以及借用的相關工作。在移交和傳遞時不能馬虎大意，一定要確保學生檔案的安全與嚴格，不能隨意分拆檔案，不能隨意對檔案進行裁剪以及復印、劃線等等。相關的人員要做好保密或者不能隨便外泄別人的信息，一定要遵循嚴肅、嚴格的要求。

結束語：

總而言之，當前我們國家對于高校的檔案管理工作還不足夠重視，存在很多的弊端和問題。不僅影響了學生的以后工作，還對國家檔案的管理有一定的影響。通過相應問題的分析并針對性的提出對策來解決問題，能夠促進各個部門加大對學生檔案的管理，提升學生的就業率，最終促進學生檔案管理工作的有效進行。

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作者簡介：秦佳（1987.12-），男，學歷：本科，職稱助理館員，研究方向：檔案管理。