淺談如何加強物資采購過程風險控制

李敏

摘要：為加強物資供應全過程控制，降低物資采購過程風險，確保生產建設物資安全供應、及時供應、經濟供應，保障物資供應工作有效開展。

關鍵詞：過程控制;物資采購;風險

中韓石化的物資采購供應工作中，過程控制目前的職能主要集中在合同執(zhí)行控制，為加大過程環(huán)節(jié)控制，需正確識別采購過程中存在的風險，進一步完善細化過程控制節(jié)點，提高過程風險防范能力，從而有效地保障物資供應過程實現(xiàn)規(guī)范化管理，實現(xiàn)安全供應、及時供應、經濟供應。

1物資入庫質量風險

驗收環(huán)節(jié)嚴格把關，確保物資質量。質量是安全的保障，物資供應堅持“質量第一”的原則，在確保產品質量、滿足安全供應的前提下，追求性價比最優(yōu)和供應成本最低。過程控制員應嚴格按照《巾韓（武漢）石油化工有限公司物資入庫檢驗大綱》要求對到貨物資進行人廠驗收，強化物資加工制造過程的質量監(jiān)督和檢查，重要設備材料，必須實施第三方駐廠監(jiān)造。

經檢驗發(fā)現(xiàn)質量有問題的物資，按照分級管理的原則，進行原因分析，及時處理，質量問題分為三級：輕微、一般、嚴重質量問題。出現(xiàn)質量問題后，要及時與供應商溝通解決，對物資檢驗有異議者，供應商應及時向質檢機構提出書面申請，要求復檢。在質量問題未解決和通報函未同復前，不得向該供應商詢價。

2嚴格管控供應商管理環(huán)節(jié)的質量管理風險

在中韓石化現(xiàn)有供應商動態(tài)考評環(huán)節(jié)中，僅能在ERP中供應商評估動態(tài)考核環(huán)節(jié)可以得到體現(xiàn)，對惡意拖延交貨期，影響生產的供應商務必嚴厲考核，以考核為途徑增強對供應商的約束。加強對準入供應商日常行為規(guī)范和監(jiān)督管理，對一些資質不全或者是企業(yè)信譽受損、售后服務水平較差的企業(yè)應及時做好記錄，終止其資質準人資格，才能夠真正從源頭上做好監(jiān)督管理工作。對于那些通過惡性競爭，在制造過程中弄虛作假，偷工減料，對中石化的生產、安全造成不良影響的違約供應商，一定要進行嚴格的追責，強化合同違約的索賠力度，增大供應商的違約成本，讓我們中石化的供應商不想違、不敢違，營造一個風清氣正、公平合理的大環(huán)境。

3重要物資監(jiān)造質量風險

3.1高度重視監(jiān)造管理，提升重要設備材料的監(jiān)造質量

依靠專業(yè)化平臺，加強對監(jiān)造人員的管理，包括派駐人員的審核，T作業(yè)務的跟蹤考核，做到選優(yōu)汰劣。定期發(fā)布重要物資質量跟蹤信息，通過發(fā)布重要物資質量信息周報，使得質量控制信息得到有效的反饋和處置，及時對影響質量的問題進行干預和處置。定期組織對監(jiān)造單位的監(jiān)造工作開展檢查，及時發(fā)現(xiàn)過程中存在的問題，及時進行協(xié)調解決，促進了監(jiān)造單位人員的工作責任感。關口前移，加強重要物資出廠驗收，不驗收合格的不允許出廠。

3.2重要物資列入A類和一二級物資目錄

同前的工作存在質量分類、進度分級還有不足。部分重要設備和關鍵材料，尚未按照集團公司物資供應過程控制管理制度要求，納入A類質量控制和一、二級進度控制范疇，存在供應風險。針對A類質量控制和一二級進度控制物資目錄，從需求時間、技術交流、商務談判、排產進度、到貨驗收、貨款支付等環(huán)節(jié)，制定相應的過程控制措施，并納入年度采購策略管理;對列入目錄的物資，業(yè)務人員根據采購合同制定過程控制計劃，按照物資采購進展情況，更新過程控制相關信息，實施控制。

3.3強化供應協(xié)調與跟蹤管理

控制住A類和一級、二級物資，基本就控制住了生產建設物資供應的大局。對A類質量控制和一二級進度控制的設備材料，過程控制人員應提前介入項目立項和設計，對項目所需要的重點設備材料，建立線下物資供應全流程控制臺帳，從需求時間、材料交付、合同簽訂、催交催運、安裝調試等方面，每周進行信息跟蹤與維護。按照A類質量控制措施進行駐場監(jiān)造、進口物資關鍵控制點檢驗;明確主要外購原材料、外協(xié)件分供方范圍和關鍵控制點;明確需要監(jiān)造的外購原材料、外協(xié)件范圍及監(jiān)造方式;制定A類物資制造過程控制計劃。按照一二級進度控制，制定物資供應過程控制計劃，列出主要時間點;明確主要外購原材料、外協(xié)件分供方范圍和關鍵控制點;實行項目物資供應月報制度，及時反映項目運行和供應進度信息。

4嚴格付款手續(xù)，降低財務風險，做好物資采購資金結算管理

嚴格控制付款審批，付款審批中應當嚴格核實各種原始單據的合理性和真實性，包括請款單、入庫單、發(fā)票、合同等單據，對金額重大的預付款項應該規(guī)定有明確的授權審批程序，并且預付款后，應指定專門人員定期跟蹤，確保供應商按質按量及時到貨，避免資金長期被占用，降低資金風險，提高貨幣資金使用效率。過程控制員應嚴格付款手續(xù)，在辦理請款單時，認真核實發(fā)票、入庫及合同信息是否完全相符，按照標準流程權限簽字，做好每月的資金預算。付款環(huán)節(jié)做好相關臺賬的登記、記錄、更新工作，避免先付款后記賬導致的重復付款問題，做好物資采購資金結算管理。

5廉潔風險

雖然過程控制不是高危崗位，但是作為物資采購中的重要環(huán)節(jié)，與計劃、采購崗位形成相瓦制衡的業(yè)務運作關系，也是廉潔風險的防范人群。要堅持教育引導與制度約束相結合，內控管理與外部監(jiān)督相結合，完善防控措施與持續(xù)改進業(yè)務相結合，從教育促廉、制度保廉、監(jiān)督守廉等幾個方面推進廉潔風險防范工作。

綜上所述，加強物資采購過程風險管理，建立相應的監(jiān)督管理制度，不斷健全管理機制。嚴抓到貨物資的質量管理和供應商的管理，重視重要物資的監(jiān)造管理，降低物資質量風險。做好物資采購資金結算管理，降低財務風險和廉潔風險。讓業(yè)務行為變得更加規(guī)范和科學合理，有效確保物資采購過程控制。