信息技術在事業單位檔案管理中的應用

蘇杭

摘要：科技的進步發展，提升了信息技術水平，并且信息技術應用于事業單位檔案管理，可以有效提升檔案管理效率及實效性，基于此，本文闡述了事業單位檔案管理的必要性以及信息技術在事業單位檔案管理中應用的主要作用，對信息技術在事業單位檔案管理中的應用進行了探討分析。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;必要性;信息技術;應用;作用

信息技術在事業單位檔案管理中的有效應用，有助于提高事業單位檔案管理質量。因此為了提升事業單位檔案管理效率，以下就信息技術在事業單位檔案管理中的應用進行了探討分析。

一、事業單位檔案管理的必要性

事業單位檔案管理的必要性主要表現為：（l）依法治檔的需要。檔案工作規范的根本在于依法治檔。《檔案法》的頒布，正是我國檔案事業朝著健康方向發展的強力后盾。新形勢下的檔案工作需對不同地方給予充分運用立法的權限，成立相應的檔案法規。各部門也應相應健全相關檔案制度，做到靈活有效地管理。（2）事業單位檔案應用的需要。一方面需共享信息資源。檔案員在做好搜集、整理、評定及保存檔案的同時，還需健全檢索系統及匯編檔案文件等資料，以便使檔案使用者之需。以外，還要加強檔案存放庫房設備。另一方面需順應時代變化的要求，提升其運用的水平，這樣不僅增加了社會效益，而且能促進檔案工作健康發展。

二、信息技術在事業單位檔案管理中應用的主要作用

信息技術在事業單位檔案管理中應用的作用主要體現在：（1）有助于擴大檔案管理范圍。信息傳送技術具備較高的局限性，導致以往實施的檔案資源開發對象僅局限于固定區域中的資源或者各相關單位中現存的各種資源。而經由合理應用信息技術的方式，可有效優化事業單位資源管理系統，促使時間及空間限制的問題得以有效解決，如此一來，事業單位便可以不受空間以及時間限制的實施各環節檔案管理操作。（2）合理應用信息技術，推進了檔案資源管理的系統化發展進程。經由信息化技術的實效性發揮，檔案信息存儲的數量以及可靠性大幅度提升，同時，建立起有效的信息化系統，也有利于更好的保證數據的統一。

三、信息技術在事業單位檔案管理中的應用分析

（一）應用數據技術提升檔案信息備份及存儲實效性。事業單位可以利用多種有效的信息技術實施檔案信息的備份及存儲操作，可有效避免傳統檔案管理模式下發生的各種備份及存儲實效性較低等問題，有助于提升檔案管理的整體質量。基于現代化信息技術理念的影響，大數據等技術的發展速度越來越快，經由合理應用各種大數據技術的方式，可促使各環節檔案管理的效率有效提升。在具體檔案管理工作時，各相關管理人員可利用大數據技術對傳統的紙質檔案等實施數據化信息轉化操作，同時，經由將文字及影像信息加以綜合的方式，對傳統檔案實施數據化的備份及存儲操作。如此一來，可有效提升檔案管理相關支出的整體控制質量，也有助于各檔案管理人員累積更多的新型、現代化的檔案管理經驗，進而將各種信息技術以及各環節檔案管理工作的實效性更為充分的發揮出來。

（二）應用專業軟件推進檔案精細化管理進程。事業單位可利用相關的專業軟件，嘗試對各種檔案信息實施精細化管理操作。具體而言，事業單位可利用檔案管理軟件，實時修改相應的檔案信息以及對個別檔案實施調出操作等。以往實施的各環節檔案管理對人力資源過分依賴，通過有效應用專業信息化軟件的方式，可良好解決此類問題。同時，基于檔案管理軟件的實際應用不斷深入、范圍不斷擴大，事業單位在具體實施各環節檔案管理工作時，具有的選擇也會相對增加。其中，需要注意的為，想要利用信息化檔案管理軟件實施高效的精細化檔案管理操作，則相關的管理人員也需要具備較高的管理能力以及綜合素質。因此事業單位需要重視針對各檔案管理人員，積極開展和組織多種類型的檔案管理知識理論、技能以及信息化檔案管理軟件操作相關的培訓和教育活動等，并可以經由組織競賽或者實踐活動的方式，提升檔案管理人員的積極性和自主性，促使其更好的投入到自身工作中，有助于促使事業單位檔案管理整體質量以及效率提升。

（三）應用信息技術改良檔案管理流程。當前現代信息技術已經可以作為信息高效傳播的載體，事業單位在利用各種信息化技術實施具體的檔案管理工作時，也可以將信息技術的此類優勢良好的發揮出來，即經由合理應用信息技術的方式，提升信息傳播質量，改良檔案管理流程及內容。個別事業單位在實際應用信息技術時依舊會利用軟件調整檔案管理模式，該方法雖然可以促使信息技術于檔案管理過程中良好發揮自身優勢，但卻無法將信息技術的優勢充分發揮出來。事業單位是檔案管理的主體，可經由有效建設內部局域網以及優化檔案管理溝通體系的方式，創設檔案管理信息化通道，促使檔案信息及相應的檔案管理信息可以被更好的傳遞出來，有助于優化事業單位檔案管理的流程及內容。

（四）應用云技術推進共享式檔案管理實現進程。目前云技術已經較為成熟，云端的物理接口可以為智能手機以及電腦等，將其有效應用于事業單位檔案管理中，有助于提升各環節檔案管理工作的效率及實效性。具體而言，各事業單位經由合理應用云技術的方式，可促使檔案管理的共享程度大幅度提升，進而促使檔案管理不斷趨于云管理轉變。同時事業單位可建立起相應的檔案數據庫，并實施好各環節檔案信息數據庫檢修及維護工作。各有關區域內的事業單位也可以借助政府建立的檔案信息數據庫，進行良好的自有檔案信息數據建立以及維護操作，即將政府建立的檔案信息數據庫發揮云端支撐的功能，并實施的于數據中實施相應的檔案信息傳輸操作，進而促使事業單位的檔案管理模式轉變為集云端及現實管理于一體的管理模式，有助于更充分的了解和應用“互聯網+”運營及管理理念。

四、結束語

綜上所述，隨著事業單位改革的不斷深入，其檔案管理要求也越來越高，因此為了提升事業單位檔案管理效率，需要合理應用現代化信息技術，從而使事業單位檔案的功能作用得到充分發揮。

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