事業單位人事檔案管理中存在的問題及解決措施

王玉

[摘 要] 隨著我國綜合實力不斷加強，我國事業單位體制也在不斷完善，人事檔案管理工作更是受到了重點關注。所謂的人事檔案就是指保留在事業單位內部使用與管理的在職人員的工作檔案，這類檔案可以有效反映出在職員工的各方面表現與就職經歷，對事業單位了解在職員工有很大幫助。人事檔案管理工作對事業單位中的人事管理工作有著非常大的作用，但是我國人事檔案管理工作還存在一定的問題。文章主要針對人事檔案管理工作中的問題進行分析，并給出相應解決措施，希望對事業單位人事檔案管理工作有所幫助。

[關鍵詞] 事業單位 人事檔案 管理利用

中圖分類號：G275.9 文獻標志碼：A

人事檔案對事業單位選拔優秀人才幫助非常大，也是事業單位在招聘時的重要依據，做好人事檔案管理工作有利于企業發展。但是現階段部分事業單位人事檔案管理方式仍舊過于傳統，這種傳統的管理方式不利于現階段人事檔案管理工作的開展，會使人事檔案范圍較窄，利用率相對較低，不能順應當前事業單位發展的趨勢。隨著信息技術的不斷發展，人事檔案管理工作也要積極融合信息技術，通過先進的互聯網技術來構建檔案管理平臺，最大程度地發揮人事檔案管理工作的優勢，促進事業單位更好發展。

一、做好事業單位人事檔案管理工作的重要性

（一）有助于提升事業單位人員的利用率

隨著時代不斷發展變化，我國經濟事業得到了飛速發展，人才競爭越來越激烈，事業單位招聘人才的工作越來越難于開展。人事檔案可以有效展示出本人的工作經歷與能力，對事業單位招聘人才有著非常重要的作用。人事單位通過人事檔案可以綜合評估出工作人員的能力，并且在人事檔案的標準下為員工找到最適合自己的工作崗位，最大程度上達到物盡其用、人盡其才的效果。同時，有了人事檔案的幫助，可以有效縮短招聘工作的時間，最大程度地節省時間，提高人才的選拔效率。

（二）有助于提升事業單位的綜合管理水平

事業單位的人事檔案是人才信息的整合，是市場人才信息的源泉。檔案管理工作作為當前基層事業單位的重點工作內容之一，管理的質量將會直接影響到單位的綜合管理水平與單位競爭水平。人事檔案管理工作需要緊跟時代步伐，不斷完善自身結構，要與時代發展方向相一致。人事檔案管理工作的優化有助于提升事業單位的綜合管理水平。在新的時代背景下，人事管理工作需要利用先進的互聯網資源，不斷創新出新的管理方式，更好為事業單位的發展做貢獻。

二、事業單位人事檔案管理中存在的問題

（一）人事檔案管理模式落后

雖然我國當前已經具有了人事檔案管理工作的相關經驗，但是由于發展起步較晚，所以還存在著一定的管理漏洞，并且人事檔案管理模式也相對較為落后。現階段我國事業單位的人事管理工作模式有一定分散性，這種分散性具體表現在：第一，人事檔案多頭管理、人事檔案管理部門與業務指導部門之間聯系不緊密；第二，檔案管理工作人員對事業單位的業務活動參與較少，對單位內部的人員流動去向不明確，信息掌握不夠及時全面，與整體的管理工作存在誤差；第三，事業單位忽略了人事檔案管理的重要性，檔案庫房設備簡陋，無法及時對檔案進行整合，導致很多人事檔案丟失；第四，事業單位的管理體制較為分散，不能及時管理人事檔案，無法第一時間向人事部門提供有效的人員檔案信息。種種問題表明當前我國的人事檔案管理工作還有待完善，必須要形成先進的管理模式，全面為人事部門提供相關員工的檔案資料。

（二）人員配備不足，專業素養偏低

在事業單位中，通常都會安排這樣一個職務，它專門對單位中的員工及在崗人員進行系統管理，或者以存檔的方式對單位每位員工的基本信息都有一個記錄，甚至國家有關部門也因此制定了相關的制度標準。中共中央組織部、國家檔案局聯合發布的《干部檔案工作條例》中明確指出，縣以上（含縣）的組織、人事部門，應建立相應的干部檔案管理工作機構，并負責對本地區、本部門、本系統的干部檔案工作進行指導、監督和檢查。每管理一千人的檔案需配備一名專職干部，有業務指導任務的單位，要配備相應的業務指導人員。但國內的部分事業單位因為經濟效益問題，并沒有嚴格按照這個規定進行企業工作人員及職位形成一個專門的管理制度。而且為了節約人員招募時的財力供給，部分事業單位沒有招收專業從事檔案管理的人，導致人事檔案管理人員專業知識水平較差。

（三）信息資源有效利用率低

國家有關部門雖然制定了相關的規定，但依舊不能引起事業單位對人事檔案管理的重視。隨著時代的發展、科技的進步，部分事業單位已經開始從文件辦公向著無紙化辦公推進，這樣一來，就更容易忽略對人事檔案管理工作。正是因為事業單位沒有對人事檔案管理工作給予足夠的重視，導致人力信息資源沒有得到有效利用，信息資源利用率相對較低。事業單位應該對人事管理工作給予充分重視，才能科學有效地解決人事資源利用效率偏低這一問題[1]。

三、事業單位人事檔案管理問題的解決措施

（一）樹立人事檔案信息化的管理理念

事業單位管理人員應該改變長期以來對人事檔案管理職位的偏見，從理念上轉變，真正擁抱信息化，這樣以上率下，才能真正提高人事檔案管理的效率。同時，應該在事業單位內部制定相關規定，幫助人事檔案的工作人員改變對人事檔案管理工作的看法，樹立正確的人事檔案管理意識，科學合理地解決國內事業單位對人力資源有效利用率低這一問題。最后，通過科學有效的學習、培訓，尋找到充分發揮人力資源信息的有效手段，主動實現向信息化轉型，幫助事業單位有效地提高人力資源的有效利用率[2]。

（二）搭建人事檔案信息化管理平臺

現在已經是信息化的時代，我們應該合理利用網絡信息平臺，通過加速建立網絡信息平臺的建設，充分利用網絡和計算機，實現事業單位對人力資源的高效利用。通過多媒體搭建網絡信息平臺，能夠讓信息交流平臺動態化運行，這種信息平臺搭建的好處就是能讓信息交流更加方便快捷，這是人事檔案管理平臺順應信息化時代的具體表現。綜合利用互聯網絡對人事檔案管理的信息進行收集、分類、存放、調取等工作，能有效減少人力、物力、財力的消耗，有效節約時間與人事檔案管理成本。通過互聯網絡對人事檔案進行管理，可有效提高事業單位對人力資源的利用率，全面提高人事檔案工作的管理水平和服務質量，最大程度地實現人事檔案管理工作的價值。

（三）提高管理人員的素質

通過錄用專業從事人事檔案管理的人員，有效保證人事檔案管理工作的順利展開，提升工作人員的素質能有效解決事業單位的人力資源利用率較低這一問題。人事檔案管理這一工作本身就比較枯燥，需要每日從事對事業單位內部工作人員的檔案收集、分類、存放、調取等工作，需要人事檔案管理人員注意信息資料的真實性，保證檔案的質量。對檔案管理人員的要求也不少，主要是細致、耐心，只有工作細致，并且有耐心，才能保證檔案信息的真實性。

（四）增設管理機構

人事檔案管理工作對于事業單位的發展來說十分重要，為了防止多頭管理出現的信息內容失真、內容不全等問題，就一定要建立健全相關的管理機制，建立管理人事檔案的機構，確保人事檔案信息內容的全面、真實。管理機構的數量要根據事業單位的規模來進行設置，加大監督管理的強度，最大程度地提高人事檔案的管理水平。

四、結語

為了更好地完善人事檔案的管理工作，一定要緊跟時代發展的腳步，正確對待人事管理工作面臨的挑戰與機遇，充分發揮人事檔案管理工作的優勢，推動人事單位的穩定發展。

參考文獻：

[1]李佑蓓.事業單位人事檔案信息化管理面臨機遇與挑戰[J].人力資源管理，2017（6）：346- 347.

[2]王毅.事業單位人事檔案管理面臨的機遇和挑戰研究[J].中國管理信息化，2017，20（4）：164- 165.