新形勢下火電企業檔案管理創新研究

王婧

[ 摘 要] 電力作為如今主要使用的能源，在日常生活中發揮著重要作用，對于城市建設和居民日常生活都有重要意義，電力企業承擔的責任也就越來越重。我國電力企業類型較多，雖說水電、核電、風電等更為環保的發電方式更符合基本需求，但是還是不可忽視火電企業在我國電力供應中發揮的重要作用，其依舊是我國電力系統的主要組成部分。檔案管理是火電企業發展的關鍵，合理、科學化的檔案管理，能夠使得企業檔案發揮出更大價值，顯著提高工作效率，企業內部可以參考檔案制訂相應的發展計劃，對于企業進步具有積極意義，但是現今的檔案管理還存在一定欠缺，無法滿足新形勢下的需求。文章針對火電企業檔案管理現狀進行分析，探究新形勢下檔案管理的需求，然后有針對性地提出建議，希望有助于火電企業的發展。

[ 關鍵詞] 新形勢 火電企業 檔案管理 創新研究

中圖分類號：G271 文獻標志碼：A

檔案管理對于一個企業而言尤為重要，一家企業在短期內即可積累大量的檔案，其中有些是極具參考價值的，也有一些可能不存在太大價值，但是如今的管理措施，沒有較為科學的方案，導致很多檔案存放不合理，以至于需求尋找材料時，需要花費大量時間，效率明顯下降。針對火電企業而言，其承擔著重要的供電責任，是電力供應系統的主要組成部分，但是隨著時代的不斷發展，火電企業整體出現了一定的滯后情況，未能緊跟時代潮流，其中尤為重要的就是檔案管理未能符合需求，無法為企業發展提供有力的數據支持。基于此種情況，應該著力于加強對檔案管理的重視，提高管理質量，為企業發展提供有效的參考數據，使之能夠繼續發展，提高企業的市場競爭力。

一、火電企業檔案管理現狀分析

在時代發展過程中，很多企業都沒有意識到時代的變革，導致很多管理內容還較為老舊，無法跟進時代的變化，火電企業就存在著一定缺陷。

（一）意識較為欠缺

在發展過程中，由于經濟發展是建設的主要需求，火電企業的重心就落在了經濟建設上，在其他內容上存在著較多缺失，檔案管理是較為嚴重的一項。由于檔案管理在短期內無法體現出明顯的經濟價值，對于火電企業而言，每天都有可能產生大量的數據，檔案數量也在不斷增加，若是需要管理，就需要投入較多的人力。這在企業管理層看來，會入不敷出，不僅無法帶動效益，還會消耗一定資金，因此忽略了檔案管理。

（二）管理人員專業性不夠

檔案管理最為基本的要求就是合理化、機密化。很多檔案都是企業發展階段形成的重要材料，對于企業后續發展具有重要的指導意義，因此需要注意保密，不能出現外流，而且需要調取檔案時，應該在最短時間內找到。但是如今的檔案管理人員專業性不夠，另外就是由于負擔偏大，導致很多檔案都是隨意放置，并沒有構成合理的體系，在尋找時往往需要耗費大量的時間[1]。另外，就是責任心不足，檔案管理需要注意維護，避免出現蟲蛀、字跡模糊的情況，但是多數人在檔案入庫之后就不再檢查了，即使出現了遺失或者更改也不會發現。

（三）未能與時俱進

在科學技術的支持下，檔案管理已經逐漸趨向電子化、智能化，管理起來也更加便捷，但是很多火電企業還是存在著使用舊模式的情況，有些企業甚至還在使用手工的方式，出現誤差的概率大幅度增加，而且需要進行數據、信息對比時，需要消耗大量的時間，效果還不甚理想。

（四）地方差異明顯

在時代進步過程中，必然存在著發展差異的情況，相對而言，經濟較為發展的地區，新理念較多，也更容易接觸到新的管理概念，因此檔案管理的改革較早，發展得較為成熟，但是一些經濟欠發達地區，或者偏遠地域，對于此種理念接收就較為緩慢，甚至其他地方已經革新完成，這些地區的企業還停留在原始階段[2]。這就導致檔案管理的地方差異尤為突出，整個行業無法均衡發展。

二、新形勢下檔案管理的需求

（一）符合行業需求

檔案管理最為重要之處就是滿足行業發展的需要，電力系統在運行過程中，主要涉及發電、供電、后續運營、維護等環節，因此要進行檔案管理，必須將這些內容作為重要基礎。因此在進行檔案管理時，必須充分考慮在電力系統運營過程中，火電企業需要涉及的方向以及現階段企業內部水平，為其擬定良好的方案。

（二）符合多元需求

既往的檔案管理都比較單一，不僅是管理模式，內容也比較單一，很多數據都是單純的記錄，沒有充分的材料作為支撐，無法充分提供參考，因此管理需要更加多元化，豐富其中的材料，使得各項內容可以相輔相成[3]。

（三）符合長遠發展需求

長遠發展是任何企業都極為看重的，檔案管理是長遠發展的重要助力，因此檔案管理要具備足夠的系統性，能夠明確各項指標，構建出明確的體系。即使短期內不能完成，也需要根據需求形成一個大框架，同時，還要具有前瞻性，企業內部需要考慮到長遠的發展需求，預先收集一些檔案，有序推動企業的發展。

三、火電企業檔案管理創新措施

（一）更新理念

明確的理念是創新的關鍵所在，火電企業在發展階段，主要著眼于經濟的建設，因此忽略了檔案管理的內容，但是現階段需要明確整體的理念，那就是檔案管理對于未來的發展具有重要意義。企業內部要從上到下樹立這個觀念，讓更多的人能夠重視檔案管理，將檔案的準確性、機密性，管理的合理化、科學化作為主要責任[4]。企業內部需要定期舉辦探討會議，明確對近期檔案管理的情況進行分析，同時總結在未來發展中檔案能夠給予的參考價值，加深企業內部對檔案管理的重視。

（二）構建新制度

針對檔案管理的內容，企業內部應該建立合理的管理制度，制度擬定需要基于企業發展需要，可以參考國內外施行新方案的企業，根據其制度內容進行原始方案制定，隨后派出交流人員前往進行學習，分析兩家企業存在的差異，對方案進行修改[5]。隨后進入執行階段，主要了解其中存在的問題，進一步細化方案。同時，要引進專業的管理人才，提升檔案管理工作人員的整體水準，提高工作效益，還需要注意檔案的定期維護，每次檔案入庫、查閱、檢查都需要做好登記，若是存在異常情況，要盡快找到責任人。另外，需要制定相應的核查制度，若是工作效果好，應該給予相應的獎勵，若是出現問題，則予以處罰，使之能夠積極投入工作。

（三）明確服務要領

火電企業的主要工作就是維持電力系統的運行，同時給予用戶相應的服務，其中有效的服務尤為重要，因此在檔案管理過程中，需要注重提升服務質量，這就需要充分整合相關的材料。在此階段，應該前往居民住處，對其需求進行分析，了解現階段電力系統運行中存在的問題，或者用戶希望進行改進的地方，將所有信息記錄后歸檔，以供后續參考[6]。在服務過程中，應該注意狀態，以最好的面貌面向用戶，營造良好的企業形象。行業內部也要加強交流，分享經驗，促進整體的發展。

（四）緊跟時代

檔案管理的內容不能一成不變，需要根據時代需求加以改進。首先，需要延續服務要領，根據用戶需求考慮未來發展方向，若是出現較大變動，要能充分滿足;其次，要注重信息化管理模式的構建，企業要引進更多的電子技術人才，構建信息化管理系統，提高信息管理效率;最后，要持續優化，加強整體管理，使之能夠正常運行，充分發揮效果[7]。在此基礎上，還要注意檔案管理的機密性和完整性，不能出現檔案遺失，或者他人篡改的情況，確保真實可信。

四、結語

在火電企業發展階段，要想根據形勢持續發展，必須重視企業檔案的管理。現階段的檔案管理，應該更符合行業、企業的需求，使之能夠更好地發揮效果，同時有賴于創新，根據實際情況革新管理方案，使之更能符合社會以及時代的需求，帶動更多的經濟效益。管理上的革新還是需要行業內部進行交流，分享在管理上的經驗，帶動全行業的進步，為民眾提供更好的服務。筆者相信在全行業的努力下，火電企業會更加壯大，也更能符合時代的需求，進一步推動社會的發展。

參考文獻：

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[6] 李衛忠. 信息時代下檔案管理工作的創新研究[J]. 內蒙古財經大學學報， 2017，15（3）：149-152.

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