談信息化環境下的檔案工作

王煥芳

信息技術日新月異的發展對社會各項事業都產生了深遠的影響。檔案作為記錄歷史、傳承文明的一項社會事業，必然也受到包括信息技術在內的科學技術的影響。檔案工作者應順應信息化的發展趨勢，主動作為，勇于創新，以信息化引領檔案工作發展，更好地服務于經濟社會發展。

一、信息化對檔案工作提出新要求

一是利用檔案目的多元化。社會的發展、科技的進步、公眾檔案意識的增強，使檔案利用者利用檔案的目的也趨向多元化。利用者利用檔案不再像80年代那樣以編史修志及工作查考為主要目的，而是有為解決自身日常學習、生活問題的，有為進行科學科研生產建設、土地房屋確權、撰寫家譜等種種不同目的的，可以說，如今來到檔案館利用者，10人中可能抱著10 種不同的目的而來。近年來為經濟建設、學術研究、土地房屋、個人取證等以往非主流目的前來查閱檔案者呈逐年上升的趨勢，利用檔案目的多元化已是不可否認的事實。

二是檔案載體多元化，要多種載體并存。過去的檔案基本上是以紙質為載體的，紙質檔案一統天下。紙質檔案具有客觀性、原始牲，同時也更具有法律效用，難以刪改和造假，但是紙質檔案在保存和利用的過程中，由子環境和人為的因素，容易受潮、變霉、被蟲蛀，容易沾上各種污斑，不僅影響字跡的清晰度還影響紙張和字跡的耐久性，減少了檔案的使用壽命，而且紙質檔案查閱起來費時、費力；信息化時代的到來，要求檔案載體多元化，檔案載體不僅僅停留在紙質載體上，還要有縮微型、聲像型、機讀型等新型載體和記錄方式存在，形成各種載體檔案共存的局面，揚其所長，避其所短，這樣形成優勢互補，既能充分延長檔案的使用壽命，還能減少查借閱檔案的時間。

三是檔案利用主體多元化。過去的檔案工作較多的注意了為黨和政府服務，所以以往機關工作人員一直是利用檔案的主體。隨著信息化時代的到來以及我國“依法治國”進程的加快，來自社會各階層的檔案需求者紛紛走進檔案館，查詢所需的各種檔案信息。現在檔案利用者已經不僅僅有機關工作者、企事業單位管理者、科學研究工作者、文學藝術工作者等，而且還有工人、農民，個體私營工商者，甚至在校學生也已成為實際的檔案利用者。比如：外交部網站發布了條消息：“外交檔案正式對外開放”。幾天之內，學者、官員、記者和普通公民紛紛向檔案館提出利用申請。外交檔案正式對外開放，為普通公眾服務，正是檔案利用主體多元化的一個很好的寫照。

四是利用檔案形式多樣化。檔案利用者既可以直接到檔案館查閱所需要的檔案或檔案資料，也可以通過參觀檔案史料展覽、收聽廣播、閱讀報刊、瀏覽網站、上網查詢檔案，還可通過電話、電報、傳真、信函等形式咨詢檔案事務。

五是推動檔案管理要變被動為主動。過去的檔案過多地注意了收藏保管，不注重利用，檔案在人們的心目鮮為人知。它可以在歷史的一個角落里，坐等人們利用，許多有價值的可以公開的檔案信息資源就不為人所知，更不能為人所用。信息化時代的到來要求檔案信息資源要實現全社會共享，檔案管理工作需要走出去，引進來，最大限度地實現檔案的利用價值。這就要求檔案管理要加強宣傳，要走出去，加強與社會之間的聯系，讓社會知道檔案，了解檔案，從而更好地利用檔案。

六是要求檔案工作者提升自身素質，適應信息化工作要求。信息技術在檔案工作中的發展和運用，使檔案工作發生了根本性的變革，已經徹底拋棄了保守的看家守業的傳統觀念。從傳統手工作坊式的實體管理模式向現代檔案的信息管理模式轉變，大力開展檔案資源信息化建設。當前檔案管理工作是一個依賴于通訊和網絡的全新工作，所以在這個歷史轉折期，檔案工作者要切實做好角色的轉變，才能適應時代的要求。檔案工作者要承擔檔案資源信息化、網絡化、數字化的開發、傳播、利用的重要角色，不僅需要具備檔案學的業務知識，還需要具備多方面的素質，如廣博的知識結構，創造性的思維能力，特別是現代信息技術使用能力，才能實施和勝任信息化時代檔案管理工作。

二、信息化條件下檔案工作的發展之路

科技的發展，信息化社會的突飛猛進，使人們對檔案信息的需求越來越迫切。面對信息化對檔案工作的深刻影響，我認為檔案管理者應創新工作思路，從以下幾方面探積極探尋檔案工作在信息化條件下的發展之路。

一是加大檔案宣傳力度，利用各種媒介和手段宣傳檔案，實現宣傳工作的突破，使檔案由“行業內了解” 向 “全社會知曉”館一發展。一方面要充分利用檔案資源，發揮檔案的愛國主義教育作用。舉辦檔案展覽是新形勢下檔案工作的重要的職責和義務，是開放公布檔案的好形式，是合理開發有效利用檔案信息資源的主要途徑，是發揮檔案自身價值，實現檔案信息共享的重要手段。另一方面要充分利用大眾傳播媒介，以豐富的內容和多樣的形式開展檔案宣傳工作。從檔案中挖掘信息，充分利用電視、電臺、廣播、報紙、網絡、公眾號、上街懸掛橫幅等手段，宣傳檔案，擴大檔案的社會影響，從而讓人們更好的了解檔案。

二是建立檔案信息網站。隨著信息技術、網絡時代的到來，建立檔案信息網站成為許多檔案部門拓寬利用服務的新舉措。建立檔案信息網站不僅能實現大量檔案信息資源的共享，更快速、廣泛、深入、低成本地完成檔案信息服務全社會的職能，而且可以直接快速地獲取反饋信息，準確掌握利用者需求，提高服務質量。檔案信息網站的建設要堅持高起點、高標準，內容充實，不落俗套，既體現了檔案的古典韻味，又有現代的藝術風格，為社會公眾更多地了解檔案、利用檔案提供好信息平臺。當然，如果利用網絡來加強檔案工作之間的交流，像檔案館、圖書館、博物館之間，所有的檔案、圖書條目進行電子條目錄入；我們能更大程度地實現資源共享，從而更快地去檢索檔案，這將是檔案事業發展進程中一個很大的進步。

三是檔案事業要緊跟時代發展步伐，重視信息化建設，多方面多角度地開辟信息化建設的渠道。信息化時代，信息的重要性不言而喻。充分挖掘檔案寶貴信息資源，加大開發利用力度，對檔案信息資源利用價值進行分析，實行分類管理，使檔案信息資源更好地為經濟和社會事業發展服務，使其轉化為現實的生產力，從而更好地推動社會工作的發展。

四是開展現行文件利用工作，解決利用服務滯后和檔案信息需求時效性之間的矛盾。根據《檔案法》規定：立檔單位應當自檔案形成之日起滿10 年或20 年向各級檔案館移交，而國家檔案館保管的檔案自形成之日起滿30 年向社會開放，如此，就形成一個不允許公眾利用的封閉期。這期間，許多和群眾利益息息相關的檔案，人們卻無法通過正常的途徑獲取、利用。而近幾年來，檔案部門通過開展現行公開文件利用工作，把政府部門產生的可以公開的文件，特別是與廣大人民群眾的生產，生活密切相關的文件收集起來，集中提供利用，把檔案部門變成廣大人民群眾了解黨和國家有關方針、政策、法律、法規的重要場所，有利于廣大人民群眾的參政議政和維護自身的權益，有利于推進政務信息的公開，也有利于推動檔案事業的發展。

五是檔案工作要發展，就必須要創新。創新是民族的動力，是發展的源泉，任何事物要想發展，就必須要創新，檔案工作的發展也不外乎于此。要圍繞單位重點工作，適時地抓好一些重大活動，重大事項的檔案創新管理，或開展一些有聲有色的、影響大的檔案宣傳活動，使檔案工作更好的為單位中心工作服務。要增強品牌意識，突出本單位有特色的檔案品牌，增強檔案工作的活力，服務好本單位各項工作的同時，也擴大檔案工作的社會影響，為經濟社會發展提供強有力的檔案信息支撐。

（作者單位：濰坊市牟山水庫管理局）