淺談高校涉密檔案安全保密體系的構建

曹葉

摘 要：檔案作為最原始的憑證，在高校管理中占據著不可忽視的重要地位，尤其對于高校涉密檔案安全保密體系的建設，更成為高校進步與發展的重中之重，只有對檔案信息的安全管理工作進一步的完善，并結合當前社會發展的現狀，構建安全保障體系，才能實現涉密檔案管理工作的有效性。

關鍵詞：高校;涉密檔案;安全保密體系;構建

在我國科技水平日益發達的社會形勢下，高校作為人才的培養基地，涉密檔案管理工作顯得尤為重要，它不僅關系到高校自身的健康發展，也與國家利益緊密相連，只有在實際工作中對涉密檔案安全保密管理工作中存在的問題進行分析并予以解決，才能從根本上解決問題，確保高校涉密檔案不會發生遺失或泄露現象，實現各類檔案文件管理的高效性與安全性。

一、高校涉密檔案安全管理工作中存在的問題分析

1.涉密檔案與非涉密檔案混合管理。隨著我國經濟建設的飛速發展，高校的管理體系日趨完善，檔案管理工作水平也有了全面的提升，但基本的管理模式卻仍舊處于傳統階段，缺乏健全的管理體系，就會在日常的安全保密工作中出現漏洞。傳統的管理模式只是在涉密檔案管理工作中對責任人的管理十分嚴格，卻對于一些檔案資料的審核沒有進行嚴格把關，從而出現了涉密檔案與非涉密檔案混合管理的現象，這種現象也是涉密檔案泄露的一個重要原因。比如一些高校并沒有為涉密檔案購置專門的保密柜，涉密檔案與普通檔案也沒有單獨處理或存放，這樣的檔案管理方式非常容易泄密。

2.檔案管理人員保密意識不強。新形勢下，各級保密部門加強了對群眾的保密普法宣傳教育，人們的保密意識普遍得到了提升，但是在網絡化、信息化的社會背景下，高校涉密檔案泄露事件卻是時有發生。從本質上去分析，這些涉密檔案的失密泄密，與涉密管理人員的保密意識有著密切的關系。從當前高校涉密檔案管理人員的綜合素質來看，他們大都沒有經過專業的保密培訓和學習，對于高校涉密檔案管理工作缺乏正確的認識，認為高校只是一個教育機構，“無密可保，有密難保”;一些檔案管理人員仍舊使用傳統的管理方式，對于檔案安全風險的評估不足，因此就會使高校的一些涉密文件或涉密科研成果在不經意間發生遺失或泄露，直接損害了黨和國家的安全和利益。涉密檔案的整理和保存，其前提是需要對涉密文件、涉密科研成果進行認真而嚴謹地收集，但在高校檔案收集工作中，一些科研人員不積極響應，為了個人的利益不愿意向檔案管理部門上交科研成果;一些掌握涉密文件資料的部門，為了工作的便利，也不愿將文件資料整理上交，導致涉密檔案收集工作無法順利開展，涉密檔案極不完整，為高校涉密檔案管理帶來了諸多問題。

3.缺乏先進的檔案保密技術。在信息化的社會態勢下，計算機網絡技術已經被廣泛的應用到高校檔案管理工作當中，除了簡單的紙質檔案的保存和管理之外，更多的涉密文件都以電子文檔的形式被存儲到計算機中，因為網絡化檔案管理手段不僅方便、快捷，而且操作起來更加簡單，但是因為網絡系統的不完善性，也給涉密檔案的安全管理工作帶來隱患。計算機本身就存在著很大的安全隱患，各種病毒、漏洞隨時都會對涉密文件進行入侵，高校如缺乏先進的檔案保密技術，就不能保障這些文件的保密安全，再加上這些基礎設施和運行環境也會對計算機的正常運行帶來影響，一旦計算機系統癱瘓，那么就會給檔案信息帶來不可挽回的損失，所以先進的保密技術也是保障高校涉密檔案不被泄露的根本。

4.缺乏相應的檔案保密法律法規。為大力推動國家檔案事業的發展，國家相繼制定了《檔案法》及《檔案法實施辦法》，雖然這些法律法規的頒布為各行各業檔案事業的發展發揮了重要的作用，但是面對高校涉密檔案工作的嚴密性，在具體實施過程中，卻因為保密工作和檔案工作兩方面的法律法規在一些概念上缺乏一致性，或理解上出現偏差，又因為監管方式缺乏可操作性或存在不確定性，而未能使相關法律法規發揮應有的實效，致使高校涉密檔案管理工作在制度保障上存在一定的漏洞。所以各個高校需要根據自己的特點并結合實際情況，加大對檔案安全保密管理制度保障的力度。

二、高校涉密檔案安全保密工作的辦法和策略

1.提升檔案管理人員的綜合素質。高校涉密檔案安全保密工作的有效性與檔案管理人員的綜合素質有著直接的關系。首先，要提高工作人員的歸檔意識，高校管理者可以通過多種形式來對涉密檔案工作人員進行培訓和教育，這樣才能提高他們的檔案管理意識，讓他們清楚地認識到自己所負擔的責任和義務，從而將實際行動投入到檔案安全保密管理工作當中。尤其在當今電子商務的時代背景下，高校的檔案管理工作也在向著網絡化、信息化的方向發展，所以工作人員還需要加強電子文件與電子檔案方面的學習，增加計算機及網絡系統方面的培訓內容，讓檔案管理人員向著復合型人才的方向邁進。同時還需要加大現代化管理人才的吸納，補充到檔案管理隊伍當中，以適應新時代高校涉密檔案安全保密工作的發展。

2.建立健全涉密檔案管理制度。無規矩不成方圓，要想使高校涉密檔案安全保密工作落到實處，就必須要建立健全相應的涉密檔案管理制度，這樣才能加強對高校涉密文檔的管理工作。因為高校涉密檔案管理工作涉及的范圍較廣，從檔案的收集、整理到最后的歸檔管理，整個過程都需要建立相對應的管理制度，這樣才能讓管理人員充分認識到自己的責任、義務和權利，才能進一步保證檔案管理工作的規范性和標準性，也只有形成相應的管理制度，才能使高校各部門相互配合，保證涉密文檔能夠被妥善的保密管理。

3.提高高校涉密檔案的管理水平。在電子化的時代里，高校檔案管理工作必須要向著現代化的方向發展，進一步強化網絡管理技術，提高對電腦病毒的防范工作，加強防火墻的應用，制定好各項風險預案，并對涉密文檔進行嚴格的管理，提高高校涉密檔案的管理技術，并加強對電子檔案的保密性管理，防止各種電子文檔被不法分子侵襲、盜取，使高校涉密檔案丟失或泄露，損害黨和國家利益。

三、構建高校涉密檔案安全保密體系有效措施

1.達成涉密檔案管理共識。在信息化的時代背景下，加強高校涉密檔案安全保密工作，就必須要統一思想，完善安全保密意識，這樣才能保障檔案管理工作的安全性。因為涉密檔案對高校建設和高校利益有著直接的關系，一旦保密工作做不到位，就會帶來無法彌補的損失，所以高校管理者在檔案問題上容不得一丁點的馬虎，一定要達成涉密檔案管理共識，并且結合高校發展的現狀進行相應制度的制定，如《檔案人員工作職責》《檔案銷毀制度》《檔案查閱制度》《檔案保密制度》等等，安排有責任心的檔案專職管理人員去進行涉密檔案工作的管理。

另外，特別需要引起關注的是一些高校科研成果的保密管理制度，既要做到安全保密，又要能夠充分利用，這樣才能使這些科研涉密檔案能夠充分發揮它們的最大價值，服務于高校的發展，服務于社會的進步。

2.運用現代化手段搭建安全保密體系。必須要堅持國家檔案規范為標準，才能搭建一套完善的檔案安全管理建設體系，有效地實現高校涉密檔案信息資源的共享。比如，為了實現檔案管理工作的規范性，高校要在涉密檔案基礎設施建設方面加大力度，將電子化系統與檔案資料的管理結合起來，加快檔案管理工作的數字化管理進程，進一步完善其管理制度，對原始儲存的紙質化檔案資料進行整理和歸類，并運用現代化科技手段進行技術性處理，加大資金的投入力度，改善檔案設施環境，避免各種病毒的入侵，保證高校涉密文檔不會丟失和損壞。

3.協調好涉密檔案保密與利用工作。構建高校涉密檔案安全保密體系，并不是要單純的將一些科研成果等等涉密文件保存起來，而是要在做好保密工作的同時，進行有效的利用，讓其發揮重要作用。從當前高校檔案管理工作的現狀來看，大多數高校對于涉密檔案的管理都非常重視，卻出現了“重保輕用”的現象，大多數管理者為了避免涉密檔案流失，而讓涉密檔案束之高閣，這樣的安全保密體系等同于將檔案資料變成了一文不值的空文，不僅是檔案資源的浪費，更是國家科研成果的一種損失。因此，高校涉密檔案安全保密體系的構建必須要兼顧保與用的結合，要在改變傳統檔案管理理念的基礎上，做好檔案資源的科學使用，使涉密檔案能夠在安全保護的前提下發揮其有效作用，達到為大眾服務的目的。

4.構建高校涉密檔案安全管理團隊。只有提高高校涉密檔案安全管理的團隊建設，保證各項安全管理工作的人力支持，才能保障涉密檔案安全保密性能。首先，要加強對工作人員的培訓與學習，這樣才能夠讓大家在檔案管理工作中擁有工作熱情、遵守職業道德。其次，要建立嚴格的考核機制，對于違反制度的行為，一定要進行嚴厲的懲處，以維護國家和集體的利益。最后，還要讓團隊成員明確自己的職責，在具體的工作中必須要嚴格按照制度執行，保證日常工作的規范性，只有建立一支高效的檔案安全管理團隊，提高團隊成員的綜合素質，才能杜絕涉密檔案的泄露。

四、結束語

總而言之，在新的社會形勢下，高校涉密檔案安全保密體系的構建，不僅需要嚴格的管理體制為其保駕護航，更需要提高檔案管理工作者的綜合素質，只有建設一支高素質的檔案管理團隊，才能發揮好檔案資源的價值，使其向著規范化、標準化的方向發展。同時，在信息化的時代里，還必須要加強涉密檔案的電子化、智能化管理，有效的解決涉密檔案安全管理工作中存在的問題，有效保障涉密檔案的信息安全，實現高校涉密檔案管理工作的實效性。

參考文獻：

[1]唐昭春，潘麗娜.淺談加強高校檔案管理中保密工作的重要性[J].辦公室業務，2015（01）：51-52.

[2]宋林雅.淺談高校檔案信息安全保密體系的構建[J].蘭臺世界，2013（14）：71-72.

[3]俞志華，吳久華，栗惠芳.信息化背景下高校檔案的安全管理[J].合肥工業大學學報（社會科學版），2011，25（06）：72-75.

[4]黃 濤，閆東明，張 艷.構建高校保密體系的項目管理方法[J].甘肅科技縱橫，2010，39（02）：110-112.