淺談工程物資采購的問題與管控

李彥欽

摘要：工程物資是建筑所需的工具、燃料和材料等。工程物資采購是工程順利開展的基礎和前提，做到對物資采購環(huán)節(jié)的有效管控，是正常開展采購工作的重要保障。基于此，本文總結了現(xiàn)階段施工企業(yè)采購工程材料存在的主要問題，并提出了管控建議，以提高施工企業(yè)的運營效率。

關鍵詞：工程物資：材料采購：采購管控

大到整個企業(yè)，小到某項具體的工作，可以說企業(yè)內部管控是否到位是能否成功的關鍵。就工程項目而言，物料采購能否得到有效管理和控制，對于降低項目成本和提高項目效率具有重要意義。但是，由于項目分散、人員流動性大，施工企業(yè)的管理水平普遍不高。在當前的環(huán)境下，市場競爭十分激烈，各公司的利潤逐漸減少。因此，加強對施工企業(yè)建筑材料采購的管理和控制具有重要意義。本文總結了現(xiàn)階段工程材料采購中常見的問題，并提出了相應的控制措施，以加強建筑材料的采購管理，提高采購效率，降低經營風險。

一、現(xiàn)階段工程物資采購存在的問題

（一）采購人員素質參差不齊

目前，一般施工企業(yè)采購部門的人才管理都很不到位，人員整體素質不高，教育水平參差不齊，專業(yè)采購人員在企業(yè)中的比例太低。在實際工作中，施工企業(yè)招聘的采購人員大部分是由公司員工的親友介紹的，未對所招聘人員的道德水平和專業(yè)知識進行考察。同時，施工企業(yè)也很少有采購專業(yè)知識的培訓，他們很少對采購人員進行專業(yè)采購知識的培訓，這就導致很多施工單位采購人員工作極不專業(yè)，隨意散漫，他們無法預測采購風險，也無法準確理解和管理供應商和采購合同。

（二）采購流程混亂

1.采購計劃缺乏統(tǒng)籌性

雖然大多數(shù)建筑企業(yè)在采購材料之前都制定了相應的采購計劃，但實際上，這些采購計劃缺乏實用性。主要原因是這些采購計劃過于籠統(tǒng)，缺乏總體規(guī)劃，與項目的實際情況不相適應。因此，采購過程中時常會出現(xiàn)實際所需要的材料種類、數(shù)量與采購回來的材料不匹配的情況。

2.采購申請與審批執(zhí)行不力

目前，許多施工企業(yè)在工程物資采購的申請和審批過程中分工不明確，沒有相應的崗位職責規(guī)范，導致審查員、采購人員和供應商串通舞弊的情況時有發(fā)生。

（三）供應商管理混亂

實際工作中，建筑施工企業(yè)為了全面了解物資的供應商，通常需要一套全面、完整的供應商管理體系。這樣，每個項目部都能上傳自己項目的供應商資料，以便其他項目的采購人員更簡便地采購物料。但目前，許多建筑施工企業(yè)還沒有建立完整的供應商管理體系，各項目部自行采購，供需關系復雜.這不僅需要很多時間，而且效果也不是很好。另外，各項目部采購的物資，即使是從同一個供應商采購，數(shù)量不一樣，所以獲得的價格與售后也不盡相同。因此，實際工作中，同一個供應商可能出現(xiàn)在企業(yè)中不同項目的供應商資料庫中，并且對于不同的項目，即使是同一供應商，其提供的材料價格也與售后服務也可能不同。

（四）采購合同不規(guī)范

到目前為止，許多建筑企業(yè)還沒有制定標準化的采購合同，沒有對材料的采購進行規(guī)范的要求，有時甚至直接從供應商處獲得所需類型和規(guī)格的建筑材料而不使用合同。然而使用標準化的采購合同可以避免采購時出現(xiàn)空子，從而在未來與供應商的合同糾紛中確保企業(yè)的利益不受損害。此外，許多建筑企業(yè)在簽訂采購合同方面沒有標準的管理機制，他們不對合同進行審查，簽字或是蓋章都非常的隨意。

（五）信息溝通不及時

1.外部信息溝通渠道少

施工物資的采購中，能否獲取完整的供應商信息和市場信息是采購成功的關鍵。因此，采購人員應清楚了解市場采購情況、物資供應和需求情況等。采購部只有在需要物資供應時才會聯(lián)系供應商，聯(lián)系方式也比較單一，經常以電話為主要的溝通手段，而缺少實地的考察。當采購部門從供應商那里獲得市場信息時，供應商有時為了自己的利益會隱藏一些關于質量或價格信息。由于采購部獲取的外部信息不完整，這也勢必會損害公司在采購過程中的利益。

2.企業(yè)內部缺乏有效的信息溝通

對于當今的許多建筑企業(yè)來說，各項目部與總公司之間的信息傳遞往往是通過電話或總部派人來項目上檢查進行的，公司內部的信息溝通渠道少且耗時。目前施工企業(yè)由于項目分散，人員流動性大，大多沒有建立起完善的針對領導層和員工之間的信息溝通渠道，實際工作中，領導獲得的信息往往都具有滯后性，因此，領導層在獲得這些滯后和扭曲的信息后做出的決策很可能會對企業(yè)不利。同時，在工程物資采購過程中，各個項目部的人員溝通也并不暢通，就采購工作而言，各個項目部采購上經常是相互獨立，甚至還隱瞞部分信息不與別的項目部進行資源共享，比如各自供應商的名稱、采購的價格等，這就造成在購買相同的物資時價格也可能不盡相同。

二、管控措施

（一）規(guī)范采購人員及其職責

建筑施工企業(yè)應當招聘合格的采購人員。從事采購業(yè)務的人員應具有與其職務相適應的職業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)道德。建筑施工企業(yè)工程物資采購的全過程不得由同一部門完成，企業(yè)應明確各個部門的職責，將工作細分開來，對于施工企業(yè)采購工作中不相容職務應當相互分離，例如申購、審核、執(zhí)行和會計記錄等工作就不能由同一個人來完成。

（二）加強采購預算管理

建筑施工企業(yè)應建立采購預算管理制度，根據(jù)項目的實際需要和經濟原則編制采購預算。企業(yè)采購預算按照現(xiàn)場施工人員上報的需求計劃和采購預算管理部門下發(fā)的審批執(zhí)行程序執(zhí)行。同時，企業(yè)應及時對采購預算和采購的實際情況進行比較分析，并對分析結果進行總結和上報。

（三）規(guī)范企業(yè)采購流程

施工單位應嚴格規(guī)范采購活動的各個環(huán)節(jié)。首先，企業(yè)應制定相關的規(guī)章制度，確保不相容職務的相互分離，規(guī)定具體的崗位職責。對于走完各個流程的采購計劃，應指定企業(yè)的采購部執(zhí)行采購任務。申購計劃應根據(jù)企業(yè)的實際情況并本著節(jié)約的原則編制。實際工作中，如果出現(xiàn)采購物資過剩的現(xiàn)象，企業(yè)也應制定相關的懲罰措施。對于需要補充采購的情況，也應當有采購員、采購部經理、財務部經理和分管副總的簽字，才可執(zhí)行采購任務。

（四）加強供應商的選擇和管理

企業(yè)應當本著公平、公正的態(tài)度和原則選擇材料供應商，進行招標或詢價采購。招標前，應該檢查和確定供應商資格、資金狀況和產品狀態(tài)。參與競標或比價的供應商應相互獨立，不存在關聯(lián)方關系。

施工單位應規(guī)范供應商庫的管理，建立供應商檔案，并由專人保管。同時及時更新合格供應商名單，做好檔案管理的工作。企業(yè)應建立健全的供應商評估體系和評估標準，并定期評估供應商（至少每年一次），根據(jù)評價結果，對供應商進行分類，建立有效的供應商激勵約束機制。

（五）規(guī)范采購合同的管理

建筑施工企業(yè)應當簽訂工程材料采購合同，合同應按照物資類別制定固定的模板格式。對于工程物資的采購合同，均應采用書面形式。建筑企業(yè)施工材料采購合同的簽訂，應按下列流程進行。

合同洽談：在簽訂合同前，施工企業(yè)應指定專人與供應商就所采購物資的具體事項進行洽談，談判工作不應由一人獨自完成。

合同審批：建筑施工企業(yè)在簽訂大型或重要的物資采購合同前，應當經過企業(yè)相關部門責任人的審批。建筑施工企業(yè)的工程材料采購合同，必須經審查員審查合格后方可簽訂。

合同訂立：審批完成的采購合同應蓋企業(yè)合同專用章并由企業(yè)法人簽字確認。

企業(yè)應指定專門部門或人員對已簽訂的工程材料采購合同進行歸檔管理。合同管理人員應妥善保管好合同，并對合同進行分類和歸檔。對于采購合同的執(zhí)行情況，企業(yè)也應及時關注，對于實際工作中出現(xiàn)的問題，也要及時解決。

（六）加強信息傳遞

為了提高采購效率、降低采購成本，信息在工程材料采購中具有十分重要的作用。在采購過程中，企業(yè)內部溝通主要集中在財務部門與采購部門之間的賬目核對：采購部與生產車間就材料的供應是否及時，也應及時溝通。對于企業(yè)與外界的溝通，主要是企業(yè)就目前市場行情、經濟形勢的把握是否及時，因此企業(yè)可以通過商務談判等形式就相應供應商的資質、貨源、質量、價格、墊資情況等進行全面了解，以發(fā)現(xiàn)可能存在的問題。

三、結束語

綜上所述，對于建筑公司來說，做好工程材料采購的管理和控制，不僅可以顯著提高施工質量，縮短工期，也可以降低工程造價，穩(wěn)步提高施工企業(yè)的社會效益與經濟效益。在工程材料的采購管控中，企業(yè)需要加大力度規(guī)范采購人員及其職責，嚴格按照采購流程辦事，強化對供應商的選擇和管理，規(guī)范合同格式，加強企業(yè)與外部及企業(yè)自身內部的信息溝通，大力提高企業(yè)采購效率，降低企業(yè)運營風險，促進企業(yè)更好地向前發(fā)展。

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