企業檔案管理信息系統存在的問題及策略研究

摘 要：隨著社會經濟和信息化的飛速發展，企業檔案管理的優良與否直接關系著企業管理系統的完善程度。在企業各項業務的種類及數量大幅巨變的發展大背景之下，隨著企業發展規模的不斷擴展和信息化水平的不斷提升，積極構建起完善的企業檔案管理體系，積極改進企業檔案管理系統，提升企業的檔案管理能力，能夠有效地促進企業的全方位發展。本文通過對企業檔案管理信息系統存在問題的敘述，針對企業檔案管理系統存在的問題進行深度剖析，從而為企業檔案管理存在的問題提供解決的策略，為企業的綜合性發展提供一定的參考。

關鍵詞：企業;檔案;管理;問題

一、企業檔案管理信息系統所存在的問題

1.企業檔案信息系統應用不合理

就企業檔案管理信息系統的日常管理而言，由于企業檔案信息系統介入企業檔案管理體系的時間不長，應用面不夠廣泛，因此當下在企業檔案管理信息系統的管理層面存在應用不合理的情況。立足當下的企業檔案管理系統來看，在企業檔案管理過程中存在的首要問題就是企業信息系統化管理體系的不完善，企業信息化管理的方法以及相應的管理標準都存在著相應的缺陷。

具體來說，在當下信息化技術日新月異的時代，企業管理工作的信息化程度也在不斷提高，純人工管理的傳統檔案管理方法已不再適應于企業檔案管理體系的綜合性發展，無法很好地將企業檔案管理工作與企業業務信息系統相匹配。而在企業開展檔案信息化管理的過程中，也存在著檔案管理的數字化程度不夠，數字化管理水平差，導致工作效率低，人工工作成本高，工作強度大，管理信息系統體系不完善，并且缺乏足夠完善的統一化管理體系，為企業檔案管理信息化的發展造成了很大的管理壁壘，限制了企業檔案信息系統的廣泛應用。

2.企業檔案管理信息系統系統利用率不夠

企業檔案的信息化管理是一個非常復雜的過程，對于檔案管理資源的利用率要求比較高。但是在企業檔案管理信息化的過程中，由于企業檔案管理信息系統不夠完善，從而導致了在檔案管理工作中對于企業其他業務信息系統資源的依賴較大，在應用中仍然過于被動，無法有效融合利用數據資源，也無法滿足企業發展中對于信息化管理的需求，從而嚴重限制了企業檔案管理信息系統的有效性。同時，由于企業中各類信息系統種類繁多，檔案信息系統不能有效地收集到各項業務數據，從而為企業的檔案管理工作造成了很多管理瓶頸，導致企業檔案管理人員在檔案管理工作的過程中，對于電子檔案的信息掌握不全面，對于企業檔案管理內容的熟練度不夠。此外，在企業檔案管理信息化的管理過程中，由于對企業檔案管理系統的利用率不夠，從而限制了企業檔案管理的整體水平。在檔案信息系統的應用中，往往只是被動地完成信息系統利用，以及被動地接受信息化變革，并沒有根據企業的實際開展相應工作，限制了企業檔案管理信息化更好地為企業經營發展服務。

3.企業檔案管理信息系統應用重視度不夠

由于傳統的企業檔案管理工作都是采用人工管理模式，在進行企業檔案管理信息化的過程中，不可避免的會出現對企業檔案管理信息系統應用重視度不夠的問題。同時，對企業而言，企業的運營管理重點在于經營和盈利，對于企業檔案管理工作往往容易忽視，從而缺乏對于企業檔案管理部門的足夠重視，在日常管理的過程中，更加缺乏對企業檔案管理信息系統的重視度，無論是資源和人力的投入都不足，因而不能最大限度地提升企業檔案信息資源作用的有效積極發揮，從另一方面也影響企業自身管理的全面化發展。

二、完善企業檔案信息管理的策略

1.完善企業檔案管理體系建設

由于傳統企業檔案管理體系的不完善，為企業檔案管理信息化的發展造成了嚴重的影響，限制了企業檔案信息管理系統的全面發展，針對這種低效率的企業檔案管理體系，需要積極構建起完善的企業信息系統化系統，將企業文檔信息化作為企業管理的重點工作推行，建立信息化系統化的管理體系，采用文檔一體化等管理手段，推動企業檔案管理及企業整體管理水平的全面提升。首先，在發展的過程中，不斷提升檔案管理人員的技能水平，積極改進傳統的不適合企業高效發展的管理方法，采用積極科學的先進性企業管理模式，構建起用信息化系統手段實現檔案管理收集、整理、保管、檢索、利用、統計等各業務環節的新型企業檔案管理體系，構建起完善的企業檔案管理系統。其次，打造企業檔案綜合管理信息平臺，通過信息化手段以一種科學積極的方式參與到企業的經營管理過程中去，建立完善的企業檔案信息管理系統，構建完善的企業數據信息資源體系，積極推動企業的檔案管理工作與企業主營業務的緊密結合，實現企業檔案管理為企業經營發展服務的目標。此外，還應進一步完善企業檔案管理體系制度，對企業檔案信息管理系統的應用實施規范化、標準化建設，推動企業管理各項業務的標準化與規范化管理，實現企業管理資源的集約化以及管理手段的標準化和體系化，不僅更加強化企業檔案管理工作的進一步發展，同時也促進企業整體管理水平的進一步提升。

2.提高企業文檔管理人員的技能水平

傳統的企業檔案管理體系通常是采用一種比較封閉式的管理，歸檔文件由檔案管理工作人員以手工的形式進行檔案分類與著錄，檔案利用時進行檢索也較為不便，限制了企業檔案管理的靈活性，也是造成檔案管理工作效率低下的重要原因，同時也嚴重影響了企業檔案管理的信息系統化的利用。現代化企業的檔案管理信息化建設給檔案管理工作人員提出了更高的要求， 檔案管理人員不僅要掌握檔案管理的專業知識， 而且還要了解相關的企業經營管理專業知識， 在工作中不斷更新和提高自身的知識結構，才能更好地將企業檔案管理工作與公司經營發展相匹配，更好地實現企業檔案為公司經營發展服務的目標。在進行信息化建設的過程中，企業檔案管理人員還需要掌握先進網絡通信、計算機、信息加工處理等技術，才能更好地設計建設檔案信息管理系統，并充分利用計算機系統高效地完成檔案管理業務工作。此外，對于大型企業集團下的合并重組企業， 不僅要求檔案人員具有以上素質， 還迫使檔案職能部門要將專、兼職檔案人員組織起來， 建立檔案管理人員的網絡體系， 企業集團通過信息中心組織專、兼職檔案管理人員進行檔案專業業務的理論和技能的培訓， 以便提高整個企業集團檔案管理人員管理意識和業務水平， 為檔案信息資源的共建共享建設的發展與完善奠定堅實的人才基礎。

3.擴大企業檔案管理系統的廣泛應用

企業檔案管理信息系統在企業內部的認知度決定了企業檔案管理信息系統的完善程度，同時也限制了企業檔案信息系統最大限度的應用，需要積極采取相應的完善措施，將全新的信息化理念融入企業檔案管理的過程中去，加強企業各業務環節對檔案信息管理的重視度，構建起完善的企業檔案管理信息系統，將企業檔案信息系統融入企業各項業務活動及業務系統中，從而推動企業檔案管理體系的不斷完善和發展。應考慮使用統一的文件管理平臺，控制各類業務文件以利于歸檔利用的規范方式生成，同時在文件歸檔時能全部保存相關的元數據信息。對于其他各業務系統中的數據，因為文件格式不同，且文檔管理系統的容量有限，考慮其一致性、協調性與全面性，可以在各業務系統中設立文件歸檔模塊，并與文檔管理系統進行接口，實現數據的統一收集和鏈接。企業各業務環節根據統一的標準體系進行收集、整理、提高信息質量，進入企業檔案管理信息系統實現集中管理和共享利用，可以避免重復投資和建設， 節約了檔案信息資源的管理成本， 避免數據重復和冗余現象， 便于各企業間的溝通，有效地提高了檔案信息資源組織的工作效率， 并提高了檔案信息資源共建共享的服務質量， 充分實現檔案信息資源的社會化和被廣泛利用。

三、總結

綜上所述，企業檔案管理作為企業管理過程中非常重要的部分，企業檔案管理信息系統的優良限制著企業管理的高效程度。傳統的企業檔案管理存在著非常多的問題，包括企業的檔案管理的發展不完善，企業的綜合性的管理的效率不夠高，企業的信息系統化程度不夠高，嚴格地限制了企業檔案管理的全面發展，所以，針對這些問題，需要積極地加強企業檔案管理的信息化，積極推動企業檔案管理信息系統的全面提升，構建起完善的信息化企業檔案管理體系，促進企業檔案管理水平的進一步提升。

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作者簡介：米靜（1977-），女，漢族，陜西人，碩士研究生，館員，研究方向：檔案管理。