談檔案員如何管理檔案

馮麗麗

摘 要：檔案管理工作的新思想、新方法不斷的出現(xiàn)，無(wú)論是從軟件設(shè)施還是硬件設(shè)施都有著顯著的提高。檔案員管理檔案的工作效果如何將直接影響到單位的發(fā)展。因此，本文主要針對(duì)于檔案員如何管理檔案進(jìn)行了具體的分析和研究。

關(guān)鍵詞：檔案員；管理；檔案

作為一名合格的檔案員，規(guī)范準(zhǔn)確的檔案管理是其主要職責(zé)。單位運(yùn)行整個(gè)過程當(dāng)中各個(gè)部門、各個(gè)環(huán)節(jié)以及生產(chǎn)過程中的數(shù)據(jù)資料文獻(xiàn)等都是一個(gè)極其重要的整體，彼此之間相互聯(lián)系不可分割，需要每一個(gè)崗位每一個(gè)部門之間各司其職，一旦某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，整體運(yùn)行的鏈條就會(huì)斷掉，產(chǎn)生嚴(yán)重的數(shù)據(jù)損失并影響企業(yè)的運(yùn)行，這是不可彌補(bǔ)的過失。所以檔案員的工作能力和工作素質(zhì)對(duì)于企業(yè)的運(yùn)行和發(fā)展起著決定性的作用，因而提升檔案員的水平并加強(qiáng)檔案管理也就勢(shì)在必行。本文就檔案員如何管理檔案并做好這項(xiàng)工作進(jìn)行簡(jiǎn)要分析。

一、現(xiàn)狀分析

長(zhǎng)期以來對(duì)于檔案的管理一直在追求將現(xiàn)代化技術(shù)與傳統(tǒng)的檔案管理模式相融合。最早期人們?cè)噲D將檔案管理與單機(jī)管理相配合，后來開始建立全方位的系統(tǒng)管理模式，這些都在一定程度上提高了檔案管理的互通性與數(shù)字化處理的快捷性，一定程度上實(shí)現(xiàn)了傳統(tǒng)檔案管理的創(chuàng)新與技術(shù)改進(jìn)。但究其而言這些都沒有很好的在一定程度上對(duì)傳統(tǒng)的管理模式產(chǎn)生真正意義上的變革。管理的核心仍舊圍繞著紙質(zhì)文件進(jìn)行，這也一定程度上嚴(yán)重制約了現(xiàn)代化信息技術(shù)建設(shè)的發(fā)展。

而當(dāng)前，信息時(shí)代理念逐漸興起其強(qiáng)大的優(yōu)越性使得其在全球范圍內(nèi)掀起一輪新的信息化浪潮。基于數(shù)字理念的城市建設(shè)正逐漸改變?nèi)藗兊乃季S模式。“電子文件”應(yīng)運(yùn)而生，這是一種完全墊付傳統(tǒng)檔案管理的新理念，基于此人們可以更加便捷、快速的或許需要的內(nèi)容，大大提高了辦事效率的同時(shí)改變了檔案管理的運(yùn)作模式。此外近些年國(guó)家大力提倡開展電子商務(wù)模式，將傳統(tǒng)束縛的檔案學(xué)接軌到信息與信息系統(tǒng)領(lǐng)域，提出了二元理論，為實(shí)際工作提供了新的內(nèi)容與方向。

二、檔案員管理檔案的措施

1、建立健全檔案管理機(jī)制。通過修改和完善檔案日常工作規(guī)章制度，統(tǒng)一檔案工作標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)檔案管理。加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)管理，設(shè)立專門領(lǐng)導(dǎo)小組。科學(xué)合理、簡(jiǎn)明實(shí)用地健全檔案管理制度。制度主要約束服務(wù)對(duì)象和執(zhí)行者。堅(jiān)持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性，建立獎(jiǎng)懲機(jī)制。確保檔案管理工作向法制化、制度化、規(guī)范化方向推進(jìn)。聘請(qǐng)檔案管理專家指導(dǎo)監(jiān)督檔案管理工作。實(shí)行檔案年度評(píng)比制度，每年組織一次檔案管理工作集中檢查。

2、遵守章程，規(guī)范操作。檔案管理員要熟悉檔案管理的基本知識(shí)，按照管理章程操作。對(duì)原有檔案進(jìn)行重新規(guī)范整理，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理。檔案工作的操作過程中要堅(jiān)持集中收集、分類整理、歸檔完備、科學(xué)鑒定、安全保管、查找方便的基本原則。在收集整理檔案資料的過程中及時(shí)追加新的資料，準(zhǔn)確全面的完善檔案。檔案工作年初要有計(jì)劃，年末要有總結(jié)。對(duì)檔案進(jìn)行編目和檢索，可以為檔案的查找提供方便，解決了很多供需矛盾。為更好地保護(hù)檔案安全流通可以在檔案管理中建立借閱檔案登記簿，檔案轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出登記簿等。健全特種設(shè)備安全管理檔案。加強(qiáng)檔案的信息開發(fā)和統(tǒng)計(jì)工作，為領(lǐng)導(dǎo)決策和資料查找提供方便。

3、檔案管理交接規(guī)范化。一是檔案交接要納入議事日程，是檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，應(yīng)按程序辦理。二是檔案管理員在離崗或離職時(shí)要充分做好檔案移交準(zhǔn)備工作。檔案管理員對(duì)所保管的檔案全面清理，催還借出的檔案，整理好借據(jù)。分類歸檔零散材料，對(duì)交接工作進(jìn)行日程總結(jié)。三是認(rèn)真做好檔案交接監(jiān)督管理工作，對(duì)交接工作負(fù)責(zé)。四是加強(qiáng)檔案交接中的思想教育工作，教育交接雙方提高認(rèn)識(shí)，明確責(zé)任。

4、檔案管理程序規(guī)范化。一是加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識(shí)，配備高素質(zhì)的專業(yè)管理人員。提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)是加強(qiáng)檔案管理工作的根本。思想道德水平高，專業(yè)知識(shí)過硬，信息操作能力強(qiáng)的檔案管理人員更能適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理要求。二是資金投入充分，配置硬件設(shè)備，保證檔案庫(kù)、檔案室日常保管工作所需。引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理軟件，建立檔案的信息存儲(chǔ)和檢索系統(tǒng)。三是分門別類對(duì)檔案集中統(tǒng)一管理，保護(hù)檔案的完整和安全，方便日后查找和其它工作的利用。四是建立檔案部門工作目標(biāo)考核和檔案管理業(yè)務(wù)工作考核相結(jié)合的考核制度，這樣在總體考核檔案管理工作成效的同時(shí)又能檢驗(yàn)檔案管理員的業(yè)務(wù)水平。五是尋找外援，加強(qiáng)檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。可以采用會(huì)議指導(dǎo)和現(xiàn)場(chǎng)操作指導(dǎo)的方式讓檔案專家指導(dǎo)工作，這樣更容易對(duì)存在的問題進(jìn)行分析研究，更好地找到解決的辦法，保證檔案管理工作更有成效。

三、提高檔案工作者自身素質(zhì)

1、要求具有奉獻(xiàn)精神。我國(guó)現(xiàn)有檔案部門工作人員數(shù)量較少，但檔案管理是一項(xiàng)繁重的工作，加上在工作時(shí)經(jīng)常會(huì)有一些瑣碎的雜事給工作帶來一些麻煩，因此工作人員需要有較強(qiáng)的奉獻(xiàn)精神，在工作中具有不怕吃苦的思想，通過正確世界觀、人生觀、價(jià)值觀的培養(yǎng)來促使自己樹立熱愛工作、甘于奉獻(xiàn)的意識(shí)，從而為檔案工作效率的提高打下基礎(chǔ)。

2、樹立責(zé)任意識(shí)。責(zé)任意識(shí)的培養(yǎng)能夠保障檔案工作者在工作中樹立起責(zé)任感，從而加強(qiáng)在工作中的認(rèn)真程度。檔案工作的嚴(yán)謹(jǐn)是關(guān)系到檔案能否被有效錄入以及利用的根本，對(duì)于工作人員而言，只有熟悉檔案工作流程內(nèi)容，了解檔案管理的現(xiàn)代化技術(shù)，才能夠確保工作的嚴(yán)謹(jǐn)有效。

3、樹立事業(yè)心。對(duì)于檔案工作而言，事業(yè)心的提升是加強(qiáng)檔案管理效率、迅速優(yōu)化管理手段的有效方式。目前，現(xiàn)代化管理的各種手段已經(jīng)成功應(yīng)用于各項(xiàng)事務(wù)中，使用最多的是電子化技術(shù)。傳統(tǒng)檔案管理全部使用紙質(zhì)檔，這種方式在時(shí)間的花費(fèi)上比較多，且不便于保存。若是利用電子化手段進(jìn)行管理，一來能夠極大節(jié)省對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行查驗(yàn)的時(shí)間，二來電子化檔案可以有效避免紙質(zhì)檔易破損的弊端，在檔案保管上作用極大。電子化管理離不開檔案工作者事業(yè)心的培養(yǎng)，只有對(duì)檔案工作具有相應(yīng)事業(yè)心，才會(huì)主動(dòng)提升自身能力，讓自己適應(yīng)新型管理模式。

四、結(jié)束語(yǔ)

本文通過分析，強(qiáng)調(diào)檔案員應(yīng)該在堅(jiān)守自己崗位的同時(shí)不斷強(qiáng)化提升自己，不僅要善于分析，而且要將責(zé)任心和服務(wù)心最大化的應(yīng)用到工作中去，注重工作的高效性和適應(yīng)性。在此希望通過本文能夠?yàn)闄n案管理人員提供一個(gè)良好的規(guī)范幫助他們正確的對(duì)待檔案管理工作，從而能夠在工作中能有一個(gè)更大的提升。

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