公安局檔案信息化管理促進思路與措施分析

李瑞　李宇

摘 要：公安局是我國重要的政府機構之一，檔案管理非常重要，公安局現有的工作條件和未來發展需求對檔案管理提出了新要求。在此基礎上，本文試圖對公安局推進檔案信息化管理的思路和措施進行分析，并給出了相關細節，分析旨在完善相關理論，促進后續工作的有序開展和進一步優化。

檔案信息化是一個偉大的現代檔案管理的趨勢，公安局檔案具有非常重要的價值，管理應該基于當前，面向未來，不斷優化。到目前為止，公安局的檔案工作系統繁雜，其內容主要包括文檔、基建文件、設備文件，音頻和視頻文件，屬性文件，物理文件，司法鑒定文件，等，管理相對繁瑣，分析相關內容的后續工作有一定的積極意義。

一、公安局檔案信息化管理工作的推動思路

（一）傳統檔案管理模式不足的推動

公安局檔案信息管理工作的主要推動力是傳統的檔案管理模式的不足。對公安局現有檔案管理工作的分析，很容易發現傳統模式的諸多不足，如檔案保存，檔案積累，檔案的搜索等問題。以“信息孤島”問題為例，信息孤島是指在互聯網模式下，組織的信息與整個信息網絡隔離，人員無法通過互聯網訪問，組織不能將信息上傳到網絡。相關工作有一定的不利影響。如果公安部門需要派出所提供一些檔案，在非信息方式下，派出所應當打印紙質檔案并將其送交公安，費時費力信息模式只能傳輸到文件并在線傳輸。傳統檔案管理模式不足是推動公安局信息管理的主要思路之一。

（二）現代化檔案管理系統建設的基本要求

公安局在工作中不斷積累，并不斷完善公安工作，在多種變化的情況下，公安工作進一步增加檔案數量和管理難度，傳統模式下的精細化管理是在上述原因的共同作用下，檔案信息管理其思路是提高工作效率，這也是現代檔案管理體系建設的基本要求。由于我國社會可持續發展的需求，勞動者和就業人員單位在改革開放前的簡單就業關系變得非常復雜，檔案混亂無序，而更多的信息化應用檔案保存和處理可以使其過程變得很快。

（三）社會發展的無形助力

檔案信息管理的基本支持來自三個方面，一是技術支持，二是理論支持，三是硬件支持。這三種支持離不開社會的發展，傳統的檔案管理模式的缺陷，快速發展的條件足夠的技術，完善的社會發展理論，是檔案信息管理成為可能的必要條件。檔案信息管理，技術，建模技術，檢索技術，數據庫技術等為信息化檔案建設提供技術支持;層次理論，備份理論，安全理論，管理理論，從理論層面，使檔案信息管理具體規范有序;計算機，輸出設備，通信設備是進一步升級加強檔案信息化發展的硬件支持。綜上所述，社會科技的發展促進了公安局檔案信息化的發展。

二、公安局檔案信息化管理工作的舉措

（一）明確檔案分類

公安局檔案種類繁多，包括訴訟文書、文件檔案、基礎設施檔案、設備檔案、音像檔案、財產檔案、實物檔案、鑒定檔案等。對檔案進行信息管理和數據庫建設是十分必要的。確保所有文件的正確分類。如果出現混亂，將大大降低信息檔案的建設效果和管理效果。可行的方法是在現有的基礎上進行詳細的管理，并在施工和進場時建立監控系統。負責輸入和檢查，確保分類準確，輸入正確。

（二）健全管理體系

公安局的檔案信息管理的基本要求是構建一個相對完善的管理組織結構，由主管負責領導，監督檔案相關工作，與其他部門合作，以及安排專業人員負責具體事務的管理，相關部門人員進行檔案管理的兼職工作。員工可以負責日常條目記錄和檢查，項目檔案的數量，并與員工溝通，確保工作的有效性。

（三）強化責任落實

檔案信息管理工作，要讓每一位工作人員負起責任，也要做到落實。負責領導全面負責，監督管理和領導，督促檔案管理人員完成日常事務，對本部門和人員要進行協調，并通過培訓。明確責任，推動相關人員重視檔案管理工作，依靠相關制度，使管理工作得到有效落實，如明確不同人員的責任、錄入和校對人員的責任，確保類別的準確性、不出現錯誤等。

（四）加大保障力度

所有公安都必須加大檔案建設投入，確保設備管理完善，如工作所需的高速掃描儀，性能良好的計算機，充足的記憶和必要的打印機。同時，保護的力度還包括檢查機制等，責任領導負責避免遺漏和錯誤。

（五）注意網絡安全

網絡安全是非常重要的問題，特別是公安局的檔案。它包含很多重要的文件。在構建數據庫時，有必要將殺毒軟件應用于網絡環境監控并完成數據庫建設。先進行備份，備份完成后，還應該建立一個授權機制，以防止入侵到文件系統，造成系統的破壞。

三、總結

通過對公安局檔案信息管理的推動思想和措施的分析，了解了相關的基本內容。目前，公安局檔案信息管理工作的推進思路包括傳統檔案管理模式的推進、現代檔案管理體系建設的基本要求、技術發展的無形輔助。相應的措施包括：明確檔案分類，完善管理制度，加強職責落實，提高安全性，注意網絡安全的五個方面。在后續工作中，運用上述理論將有助于促進和改進公安局檔案信息管理工作。