公安局檔案信息化建設(shè)之我見

張小紅

摘 要：檔案管理是公安機(jī)關(guān)的基礎(chǔ)綜合性工作，隨著檔案科學(xué)的迅速發(fā)展，檔案工作的科學(xué)管理和使用變得越來越重要。社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展要求使公安機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)已成為關(guān)于檔案工作的重點(diǎn)。使公安局綜合檔案管理平臺(tái)化、知識(shí)化和資源化，不僅符合公安局檔案管理部門的要求，本文主要論述了公安檔案信息化發(fā)展的現(xiàn)狀，規(guī)范化處理過程程序和應(yīng)注意的關(guān)鍵問題。

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的要求也越來越高。資源檔案信息管理是我國公安局持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)和保障。公安局是一個(gè)“戰(zhàn)斗堡壘”，所有的公安工作都是在這里進(jìn)行的。它關(guān)系到國計(jì)民生安全的方方面面，因此有必要重視其檔案管理工作。由于現(xiàn)代信息技術(shù)正朝著數(shù)字化、智能化的方向快速發(fā)展，單一的紙質(zhì)文件已不能滿足信息時(shí)代的要求，電子文件也越來越發(fā)達(dá)。逐步完善公安局檔案信息管理制度是必要的。面對(duì)當(dāng)前形勢(shì)，公安機(jī)關(guān)檔案管理信息部門必須繼續(xù)推進(jìn)，合理保護(hù)人民利益，營造健康穩(wěn)定的社會(huì)環(huán)境。

一、加強(qiáng)公安局檔案信息化建設(shè)的重要性與必要性

公安機(jī)關(guān)檔案信息管理在社會(huì)發(fā)展中起著不可或缺的作用，對(duì)社會(huì)市場(chǎng)的發(fā)展具有重要意義。數(shù)字化和無紙化管理為現(xiàn)代機(jī)構(gòu)的發(fā)展提供了新的思路。在信息技術(shù)的發(fā)展中，實(shí)現(xiàn)了檔案信息與用戶的無距離通信，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的共享和利用。這種重要性的表現(xiàn)體現(xiàn)在三個(gè)方面：

（一）檔案管理工作更加便捷

現(xiàn)代信息化正朝著數(shù)字化、智能化的方向快速發(fā)展。單一的紙質(zhì)文件已不能滿足信息時(shí)代的要求。隨著時(shí)間的推移，紙質(zhì)文件將變得難以保存甚至難以識(shí)別，這將給以后的審查和使用帶來不必要的麻煩。在更改為電子檔案后，該檔案更容易存儲(chǔ)，更不容易丟失，更容易訪問。

（二）查找檔案更加容易

在傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件中，如果要查找信息篩選更多信息需要浪費(fèi)大量的時(shí)間和精力。但經(jīng)過文件管理信息，可以輕松找到自己想要的大量復(fù)雜文件信息，大大節(jié)省時(shí)間，提高公安局的工作效率，實(shí)施遠(yuǎn)程溝通的檔案信息，促進(jìn)公安局的長遠(yuǎn)發(fā)展。

（三）檔案更加透明化

檔案在管理信息化后文件更透明。公安局的領(lǐng)導(dǎo)和員工可以檢查公共檔案，而不是像以前那樣去檔案室“翻箱子”。這將使員工參與公安局的發(fā)展，公安局也可以接受員工的監(jiān)督，調(diào)動(dòng)員工的積極性和主動(dòng)性。

二、公安局檔案信息化建設(shè)過程中面臨的困境

逐漸被關(guān)注的信息化管理檔案，公安局的信息化進(jìn)程正在穩(wěn)步地取得進(jìn)展。然而，由于短期實(shí)踐的發(fā)展在中國檔案信息，公安局檔案建設(shè)的在不同的方面存在問題。

（一）檔案管理信息化裝備投入不足

檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和保障，包括檔案?jìng)}庫，檔案辦公室專用室，檔案架，空調(diào)，“三鐵二器”等基礎(chǔ)設(shè)施和必要的配套設(shè)備。為了滿足電子文件開發(fā)的需要，還需要配置計(jì)算機(jī)，打印機(jī)，數(shù)碼相機(jī)，CD刻錄機(jī)，視聽文件柜，CD-ROM，磁盤和其他相應(yīng)的文件設(shè)備。但是，一些公安機(jī)關(guān)目前受資金約束，文件管理信息化建設(shè)的硬件設(shè)備不適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，不能滿足檔案管理信息化的需要。公安局也需要政府資助，不能引入新型信息服務(wù)器。文件的安全性不受保護(hù)，這限制了公安局的長期穩(wěn)定性。

（二）檔案管理信息化缺乏統(tǒng)一的規(guī)范化軟件

檔案管理信息化需要標(biāo)準(zhǔn)化軟件支持。系統(tǒng)應(yīng)用軟件可以將檔案數(shù)據(jù)檢索和借閱程序融入到辦公自動(dòng)化管理，并實(shí)現(xiàn)自動(dòng)檢索和數(shù)字傳輸文件的管理信息材料。然而，目前，沒有相對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化信息管理軟件配備到各地公安局。對(duì)檔案的整理和查閱都存在很大的限制，沒有辦法接受統(tǒng)一的數(shù)據(jù)和信息，從而導(dǎo)致混亂的檔案統(tǒng)計(jì)，影響公安局檔案管理的權(quán)威性。

（三）檔案管理信息化人員素質(zhì)不強(qiáng)

公安局檔案管理人員是檔案工作的執(zhí)行者和推動(dòng)者，但由于檔案管理工作是公安局的基礎(chǔ)工作，這與公安局的核心工作有很大差異。檔案工作的專業(yè)要求相對(duì)較低。在檔案專業(yè)知識(shí)和法律知識(shí)方面，現(xiàn)代辦公能力相對(duì)不足，影響了檔案管理信息化建設(shè)的推進(jìn)，對(duì)檔案管理形式的創(chuàng)新和內(nèi)部改革產(chǎn)生了一定的影響。

三、加強(qiáng)公安局檔案信息化建設(shè)的有效建議

針對(duì)公安機(jī)關(guān)在基層檔案工作發(fā)展中的現(xiàn)狀，結(jié)合傳統(tǒng)公安檔案管理模式的不足，從以下幾個(gè)方面思考加強(qiáng)基層公安局檔案管理信息化。

（一）創(chuàng)新公安局檔案信息化管理方式，拓寬人才隊(duì)伍培養(yǎng)途徑

公安局的檔案信息管理可以促進(jìn)有關(guān)部門的創(chuàng)新工作，提高基層組織的活力。檔案信息管理的基礎(chǔ)和保證主要職責(zé)是組織和管理檔案。這也是一個(gè)重要的活動(dòng)載體。新時(shí)期檔案的信息化可以圍繞人才的培養(yǎng)，不斷創(chuàng)新管理機(jī)制，開展動(dòng)的各種形式和豐富的活動(dòng)內(nèi)容，加強(qiáng)檔案信息的專業(yè)性和進(jìn)步性。

（二）更新硬件建設(shè)，為檔案信息化提供硬件支持

在公安局的檔案管理中，必須積極引進(jìn)先進(jìn)的現(xiàn)代化設(shè)備，為檔案信息化提供硬件支持，并通過投資計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代化設(shè)備，積極地將傳統(tǒng)紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換為電子信息檔案。購買的硬件設(shè)備必須安全穩(wěn)定，文件內(nèi)容不易丟失，可以抵御外部風(fēng)險(xiǎn)，防止黑客攻擊。

（三）以安全保密為關(guān)鍵，加強(qiáng)綜合防治

檔案信息保密，應(yīng)突出“積極防御，全面防控”的指導(dǎo)方針，有關(guān)部門要加強(qiáng)法律意識(shí)，以法律為武器，確保檔案管理的有效性，提高現(xiàn)代化成果，檔案信息管理安全保障體系，各部門員工嚴(yán)格保密檔案信息管理和審查意識(shí)。

四、結(jié)語

現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，要求公安機(jī)關(guān)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行改變。同時(shí)，公安機(jī)關(guān)檔案管理信息化要求我們有一個(gè)新時(shí)代的管理經(jīng)驗(yàn)，并采取現(xiàn)代化措施使公安機(jī)關(guān)更好地向前發(fā)展。目前，公安機(jī)關(guān)檔案管理的信息化是最重要的工作。因此，加強(qiáng)公安機(jī)關(guān)檔案信息管理是當(dāng)前檔案管理工作的必然趨勢(shì)。只有這樣，才能使信息化進(jìn)程順利進(jìn)行，才能保證人民的利益。公安機(jī)關(guān)更好地為人民和社會(huì)服務(wù)，營造和諧穩(wěn)定的環(huán)境。