淺談公安局檔案信息化建設(shè)的瓶頸及解決之道

劉利娟

近年來，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的飛速發(fā)展，我們正逐步走向信息時代。在此背景下，加強檔案信息資源建設(shè)，實現(xiàn)檔案信息管理，將成為檔案管理發(fā)展的必然趨勢。

一、檔案信息化的重要性

（1）檔案信息化的含義

檔案信息化是指以計算機網(wǎng)絡(luò)為中心的科學技術(shù)在檔案的形成、收集、整理、歸檔、查詢和管理中的推廣應(yīng)用，以及通過計算機網(wǎng)絡(luò)軟硬件實現(xiàn)的訴訟檔案信息資源建設(shè)。其優(yōu)勢在于利用信息技術(shù)傳播速度塊，存儲容量大，查詢速度快，信息資源共享，實現(xiàn)了以科技手段智能協(xié)助法官辦案的系統(tǒng)工程。

二、檔案信息化的瓶頸

即使檔案信息化有重大意義，檔案信息化工作勢在必行，但公安局檔案信息化建設(shè)卻進程緩慢，主要是因為：

（一）主觀因素

1.檔案信息化建設(shè)管理理念落后

盡管檔案工作的重要性逐漸被人們所認識，但仍有一些單位不重視檔案工作。檔案工作只滿足于有人管檔案，有人拿查檔，有人收歸檔的狀態(tài)。一些干警認為，信息化工作不能由審判人員或不具備審判執(zhí)行資格的人來完成，這是一項沒有存在感的后勤保障工作;從事信息化工作的人覺得工作很辛苦，但工作表現(xiàn)不如審判人員效果明顯，個人進步空間狹窄，長期工作會耽誤審判執(zhí)行工作。如果干得好就不能走，干不好反而領(lǐng)導(dǎo)要批評，所以得過且過得工作不思進取。只要有機會，就想離開檔案工作崗位。隨著社會的不斷發(fā)展，人們的權(quán)利保護意識不斷增強，訴訟案件的種類和數(shù)量呈幾飛速增長。這一理念已嚴重不能滿足時代對公安局檔案工作的要求。這在訴訟檔案信息化建設(shè)過程中造成了消極投入和不規(guī)范的行為，最終會延誤檔案信息化建設(shè)，造成檔案信息交流的障礙，影響檔案信息建設(shè)目標的實現(xiàn)。

2.歸檔檔案不規(guī)范，檔案管理混亂

一方面，雖然對檔案的收集、立卷編目、卷宗裝訂等事項在《公安局檔案管理指南》一書中有明確規(guī)定，但在實際工作中實施起來效果不是很好，填寫歸檔宗項目不完整，次序混亂，目錄和卷宗封面項目項目填寫不完整，部分案件質(zhì)量評查表甚至沒有于卷宗裝訂入冊。

另一方面，有些公安局檔案管理人員不明確自己的責任，很多公安局都是檔案管理的兼職檔案工作者，大多數(shù)檔案工作者是由內(nèi)勤工作人員組成，在年度考核中，檔案工作不被列為必考項目。另外檔案管理員經(jīng)常換崗，移交程序不完整，部分檔案出借后不退還，一些檔案材料放置很長時間沒有及時備案，造成檔案記錄殘缺丟失，從而引檔案管理的混亂。這勢必影響公安局訴訟檔案信息建設(shè)的順利推進。

（二）客觀因素

1.硬件建設(shè)不能滿足檔案信息化建設(shè)的需求

近年來，由于基層公安局較關(guān)注建設(shè)辦公大樓，以及購置車輛設(shè)備等，因此造成一定的債務(wù)。盡管中央加強公安工作的決定對保障公安局辦公辦案經(jīng)費作了規(guī)定，但由于地方財政困難，公安局的支持能力有限，導(dǎo)致硬件投資相對不足。公安在工作站建設(shè)水平相對較低，如網(wǎng)絡(luò)電纜布置，和電腦購置等，只能滿足日常功能，視頻，音頻，圖像處理設(shè)備較少，不能滿足檔案信息化的需要。

2.實現(xiàn)檔案管理信息化，是一項比較繁重的動態(tài)系統(tǒng)工程

公安局在室檔案的一部分是在各級政府行政部門和各級公安局之間的行政活動中形成的歷史價值檔案，一部分是公安在審判活動中，與訴訟當事人和其他訴訟人依法參與訴訟活動形成的，有參考使用價值并立卷歸檔保存最原始和最全面的信息記錄。這些檔案在將來的工作中具有一定的查閱價值。

3.檔案信息化標準不健全

自1979年以來，我國已經(jīng)發(fā)布了大量的檔案工作標準，但其中大部分是紙質(zhì)的、音頻和視頻檔案，針對數(shù)字化檔案的很少。但是檔案信息化建設(shè)，主要是數(shù)字化檔案信息，這需要從數(shù)字檔案信息的描述，保護等方面入手，制定新的標準來規(guī)范工作實踐。

4.缺乏專業(yè)的檔案管理人才

檔案信息建設(shè)對檔案管理人員提出了更高的要求。檔案工作者不僅要具備檔案專業(yè)知識，還要具備法律知識、文獻和歷史知識，掌握計算機、縮微膠片、電子檢索等信息技術(shù)的使用。是一個專業(yè)復(fù)合型人才。在實踐中，由于檔案管理人員對電子文件和電子檔案的收集、存儲、維護和使用的接觸太少，只有少數(shù)幾名精通使用微型計算機的檔案管理人員，而從事程序設(shè)計和數(shù)據(jù)維護的人更是少之又少。這是公安局檔案信息建設(shè)的另一個瓶頸。

推進公安局檔案信息化建設(shè)順應(yīng)了時代的需求，而在推進公安局檔案信息化建設(shè)中存在著一系列主觀客觀方面的障礙，面對這些障礙，如何推進檔案信息化建設(shè)的順利進行，我個人覺得應(yīng)該從以下幾方面入手：

（一）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，樹立正確的檔案管理意識。

觀念的落后是最大的落后。在公安局檔案信息化的建設(shè)中，每個干警都面臨著傳統(tǒng)觀念的改變，公安局檔案信息化是公安局現(xiàn)代化的重要標志，各級領(lǐng)導(dǎo)必須占據(jù)制高點，拓寬視野，提高思想認識，增強緊迫感和責任感，加強一般檔案資源信息化檔案創(chuàng)新發(fā)展的重要性，把檔案信息資源提到戰(zhàn)略高度思考，這是檔案事業(yè)生存和發(fā)展的問題，也是創(chuàng)新和改革的方向。

（二）規(guī)范訴訟檔案管理，改變檔案管理混亂的現(xiàn)狀。

根據(jù)公安局歸檔不規(guī)范的現(xiàn)狀，公安局應(yīng)嚴格規(guī)范卷宗評查和審核制度，提高訴訟檔案的質(zhì)量。公安局應(yīng)把卷宗評查、審核納入案件流程管理，建立嚴格的卷宗評查、審核制度，從實體和程序規(guī)范卷宗評查、審核工作，對不合格的卷宗堅決不歸檔，嚴格規(guī)范文件歸檔。對于檔案管理混亂的現(xiàn)狀，一方面要開展專項領(lǐng)導(dǎo)負責，履行責任，并將檔案工作作為年終考核的重要指標。另一方面要加強訴訟檔案管理機制，嚴格檔案借閱制度。通過制定《檔案管理辦法》、《檔案分類方案》、《訴訟文書立卷歸檔辦法》、《檔案保密制度》等規(guī)章制度。增強規(guī)范管理，特別是加強對外調(diào)卷及公安局內(nèi)部調(diào)卷的規(guī)范管理。

（三）加大投入，改善裝備。

檔案的信息化離不開人力、財力、物力等必要的投入。基層公安局必須積極尋求黨委和政府在政策、資金、技術(shù)等方面的支持。檔案信息化建設(shè)初期的檔案數(shù)字化工作相當繁重，一個人或一個部門都不能獨立完成。對專業(yè)人員進行處理，并做好相應(yīng)的監(jiān)督工作，防止機密泄漏等事情發(fā)生。此外，技術(shù)層面應(yīng)保證系統(tǒng)在選擇軟件時的合理性、先進性、可擴展性和兼容性，最好是請一家專門的軟件開發(fā)公司開發(fā)一款適合公安局收集和歸檔工作的軟件。在選擇硬件設(shè)備時，必須結(jié)合一定的超前性和經(jīng)濟合理性來考慮掃描儀、存儲設(shè)備、計算機等。

結(jié)語

在當今時代，訴訟檔案信息化建設(shè)是一種新的發(fā)展趨勢和選擇，而檔案信息化建設(shè)的公安局仍存在諸多瓶頸，要實現(xiàn)檔案信息化任重道遠，需要公安局系統(tǒng)和相關(guān)檔案管理人員的不懈努力，克服難點，加快檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理水平，更好地為公安工作服務(wù)。