加強干部人事檔案信息化管理的策略

劉濤

摘 要 在當前社會經濟快速發展的背景下，人力資源管理成為市場建設的一個重要內容，而其中一個重要項目就是干部人事檔案管理，再加上信息技術的快速發展，加強對干部人事檔案信息化管理顯得極為重要?；诖耍疚脑诜治黾訌姼刹咳耸聶n案信息化管理重要性的基礎上闡述相關管理策略。

關鍵詞 干部人事檔案；信息化管理；重要性；策略

干部人事檔案主要是對干部個人信息的詳細記載，如個人資料、工作業績、工作水平、工作經歷等等。通過干部人事檔案，可以全面了解相關干部的有關情況，為干部的選拔任用和日常管理工作奠定基礎。因此，如何實現干部人事檔案信息化的高效管理成為新時代人力資源部門亟需思考和解決的一個問題。

一、干部人事檔案信息化管理的重要性

（一）有利于檔案查詢

信息化管理的基礎就是以人事檔案數據為處理對象，借助現代信息技術將檔案信息全部錄入或以圖片、視頻載入到計算機，用電子文檔替換傳統的紙質檔案。不斷改革傳統的人事檔案管理模式，有效地提高人事檔案信息資源的收集、檔案信息化管理可以方便相關人員查詢資料，并進行動態增補信息與存檔。特別是在存檔人員基數龐大的情況下，信息化管理可以節約大量的查詢時間，查詢效率更高。

（二）規范了檔案管理

與傳統紙質檔案相比，信息化檔案管理方式具有一個顯著的優勢就是：在輸入人員資料的時候，內容、字體、格式、大小等都是按照相關規定所完成的，所有資料都十分規范整齊。另外，在遷移干部人事檔案的時候，紙質檔案容易發生丟失的情況，而信息化檔案則可以直接進行數據共享或遷移，檔案信息的利用率得到進一步提高。

（三）檔案保存更安全

在以往紙質檔案保存中，由于受到紙張與筆墨的影響，時間一長就十分容易出現字跡模糊、紙張泛黃等問題，在查閱的時候就會造成信息不準確、閱覽不方便等情況發生。而信息化檔案，其屬于電子檔案，它主要是通過大數據或者硬盤記載檔案，即便檔案是很長一段時間的保存，也不會輕易出現檔案字跡模糊等的情況。另外，在信息化的檔案管理中，還可以對檔案的數據進行安全加密，保證了檔案的信息安全性的同時也大大提高了對檔案信息化保存的效率和長久性。

二、干部人事檔案信息化管理的策略

（一）加強干部人事檔案管理的制度建設

在對干部人事資料檔案管理中，一個重要的內容就是信息的完整性與其真實性，而檔案的管理制度就是規范和確保信息完整性與其真實性的關鍵。因此，要規范和加強對干部人事資料檔案管理規章制度的規范和建設，確保人事檔案信息的完整性與其真實性。在規范和加強對干部人事檔案管理規章制度的建設時，可以從以下幾個方面著手，首先，對人事信息輸入制度進行完善；其次，制定完善的信息采集要求；最后，針對管理環境、管理人員、信息輸入輸出、數據安全等方面建立安全管理制度。

（二）加強對檔案管理信息化人才的培養

檔案信息化管理人員需要具備一定的計算機專業能力與操作能力，為此，要加大培養信息化管理人才的力度。首先，積極聘請高素質的信息化人才，提高檔案管理人員的整體素質；其次，定期開展培訓活動，不斷增強現有管理人員的信息知識基礎與信息操作能力；最后，在個人績效考核中納入檔案信息化管理建設成效，給予管理人員較多職業晉升通道的機會，從而進一步提高他們的工作積極性。

（三）創新工作模式

在檔案管理中，隨著不同時期的發展，管理模式與方法也發生了較多改變，并起到了一定的積極作用，但是在當前信息化時代下，以往的管理模式與方法已經不適應發展要求，不得不進行創新，其中主要包含檔案管理工作六個環節與操作手段的創新。最重要的就是創新立卷制度，改進工作手段，對檔案部門所實行的步驟繁瑣、呆板的流程進行簡化，如組卷的形式與裝訂手段，其要如何做到即快速完成檔案輸入與歸檔程序，又不影響后期的調動利用。針對該問題，首先要取消一些不必要的環節與步驟，縮短歸檔周期，加快立卷速度；其次，相關工作人員在日常工作中，要多動腦，結合工作實際在各個管理環節中積極創新，為歸檔立卷工作提供便利，這樣，檔案管理工作也會事半功倍?，F階段很多檔案部門都應用計算機完成檔案管理工作，但是僅限于檔案的輸入、輸出與查閱，在其他方面很少應用到計算機。再者，通過詳細觀察我們可以發現，現代技術還可以應用到檔案管理各個方面，如檔案號用條碼代替，這樣不僅安全，還十分便捷，在查詢檔案的時候所用時間也比較少。另外，現代技術還可以應用到檔案管理其他方面，如信息交流、業務工作等方面，從而快速解決具體問題，提高管理效率。

三、結語

總的來說，在當前干部人事檔案信息化建設中，雖然取得了一定進展和成效，但是由于信息技術的不斷更新換代，干部人事檔案信息化管理還需要進行革新，因此，在具體工作中，相關部門要加強對技術與設備更新的重視度，積極培養信息化人才，充分發揮信息技術的優勢，從而進一步提高干部人事檔案信息管理的效率與水平。

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