企業檔案管理工作的現狀及對策研究

辛雅鮮

摘 要：企業檔案對于記錄企業的發展過程、指導企業的生產經營具有重要意義，是企業非常珍貴的資產。隨著時代的發展，紙質檔案管理方式逐漸顯露出其弊端，傳統的企業檔案管理制度已經不能滿足企業的需求。本文從分析企業檔案管理工作的現狀入手，進一步提出相應對策，以供參考。

關鍵詞：企業 ?檔案管理 ?現狀 ?對策

1.引言

隨著我國經濟水平的不斷提升，現代企業在正面臨著一場巨大的改革。為了更好的在競爭激烈的市場中生存下來，企業領導者需要盡快跟隨社會發展的腳步，以創新的思想開展檔案管理工作，積極探索適合于現代企業長久發展的檔案管理模式。檔案作為企業各項工作的記錄文檔，包含著整個企業的工作內容，是企業發展歷程中必不可少的工作環節。因此，現代企業要加強對檔案管理工作的重視，確保檔案管理模式與時代發展共進步。

2.企業檔案管理工作的現狀

2.1檔案管理弱化

現在很多企業在生產經營過程中，都存在不重視檔案管理工作的情況，對檔案信息資源價值認識不足，導致很多單位在裁員時，都會首先將檔案管理人員撤掉，導致檔案管理部門無法發揮出自身的作用，只能勉強維持基本檔案管理工作。少數企業沒有認識到檔案在信息化時代的實用價值，認為檔案管理工作只是收集過時的文件材料，投入人力、物力、財力去管理，是得不償失的徒勞，存在“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的現象，導致企業檔案管理工作缺乏主觀能動性。重形式輕內容，重晉級輕效能，晉升檔案管理級別大多是為了應付上級檢查考評，沒有真正從對歷史負責、對企業負責的高度去做好檔案管理工作。

2.2資料收納不齊

企業在進行檔案管理時，大部分都處于被動收集檔案信息資源的情況，嚴重缺乏主動性，這一問題給企業檔案管理工作開展造成了嚴重阻礙。被動收集檔案信息資源的方式，也會導致很多信息資源不全面，部分檔案信息資源出現丟失情況，給企業檔案管理工作造成的影響非常大。很多企業的檔案管理部門，在進行檔案信息資源收集時，沒有規范的檔案信息資源收繳規定，很多有價值的檔案信息沒有及時上交到檔案管理部門，成為專業人士、各個部門手中的私存資料，這部分檔案信息資源隨著時間的推移，會出現散失的情況，在專業人員手中的資料，隨著職員調動也會被全部帶走，給企業造成嚴重損失，甚至很多原本屬于企業的知識產權也隨之被帶走，嚴重阻礙企業檔案發展。

2.3管理方式落后

我國的檔案發展水平并不是非常高，導致很多企業在進行檔案信息資源管理時，采用的仍就是傳統的檔案管理方法，采用手工的方式管理檔案，很多檔案管理人員的專業素質都沒有達到企業發展的要求，檔案管理軟件沒有發揮出自身的價值，嚴重降低了企業檔案信息資源管理的水平。

2.4檔案收集困難

我國很多企業在進行檔案信息資源收集時，都出現了缺乏聲像檔案的問題，主要是由于企業不重視聲像檔案收集導致的，很多企業的聲像收集設備過于陳舊，但是由于資金緊張或重視不足等原因，導致聲像檔案無法發揮出最大的價值。聲像檔案本身就存在資料收集非常困難的情況，需要各個部門共同努力，在進行索賠環節中，聲像檔案發揮的作用非常大。

3.企業檔案管理工作的對策

3.1更新檔案管理理念

面對企業檔案管理的新形勢，要想提升檔案管理工作水平，企業需順時而變，更新檔案管理理念，為檔案工作的變革發展打好思想基礎。一方面，企業檔案管理人員需將檔案資料看作是企業資產的一部分，對檔案進行規范化管理以及價值挖掘，重視檔案管理工作，并加強與企業其他部門的溝通交流，以更好地進行檔案管理工作。另一方面，企業檔案管理人員需具有創新意識，從傳統檔案管理方式中跳脫出來，主動學習以應對工作的新變化，實現檔案管理工作效率的提升。

3.2加大檔案管理力度

當前企業檔案資料日益繁多，這使得檔案管理工作的開展難度有所加大。對此，企業需重視檔案管理研究工作，以更好地理解和把握檔案管理的發展走勢，同時也有助于企業了解各類現代化檔案管理方式的優勢以及弊端，合理利用，優勢互補，以更好地開展企業檔案管理工作。因此，企業可多方邀請該領域的專家學者進行工作指導，也可多組織內部檔案管理人員進行研究探討，集眾人之智慧，促進檔案管理工作盡快走上現代化發展軌道。

3.3組建專業人才隊伍

人才是企業發展的重要因素，要想實現企業檔案管理的現代化發展，企業需重視人才隊伍建設，通過各種方法組建專業的檔案管理人才隊伍，以實現檔案管理的現代化、專業化。具體而言，企業一方面要加強內部檔案管理人員的學習培訓，通過開辦學習講座或是外派交流，讓檔案管理人員了解前沿信息，提升專業技能，把握行業發展趨勢，更好地做好本職工作，實現檔案管理工作的創新發展。另一方面，企業也可向外引進專業人才，如既懂檔案管理知識又具備信息化技能的復合型人才，進一步充實檔案管理人才隊伍，做好人才儲備工作，以更好地應對檔案管理工作的變化。

3.4優化檔案管理技術

在現代科技信息技術地快速發展下，企業也要優化利用各種新技術，跟上時代發展的腳步，要不斷優化和改革企業檔案管理體制，使企業能夠持續的發展。為此，在企業檔案管理工作中，可以運用各種新技術，比如計算機網絡技術、集成光盤技術等技術，實現檔案信息一體化管理模式，使企業檔案信息能夠在計算機上共享，實現各個部門能夠隨時調取要用的檔案信息，這給企業領導者的決策提供了很大的幫助。通過運用新技術管理，能夠有效避免企業檔案信息的丟失以及各種信息不準確的問題，保證企業中的各項工作能夠順利開展，促進企業的持續發展。

總結

綜上所述，企業檔案作為企業發展的重要組成部分，對企業發展具有積極的作用，針對企業檔案管理中存在的問題，企業管理人員要結合市場對企業的需求，制定科學有效的企業檔案管理制度，重視檔案資料收集工作，保障企業檔案資料的完整性，定期對企業檔案管理人員進行培訓，以便企業檔案管理工作的順利開展。

參考文獻

[1]胡劍蘭.淺議企業檔案管理存在的問題及對策[J].知識經濟，2015（21）：84

[2]黃健.企業檔案編研的問題和難點及有效的編研服務途徑[J].辦公室業務，2019（3）：112-113